学校名簿３
今年も"学校名簿"の時期に・。
此処で言う"学校名簿"は、名前の羅列ではなく、児童生徒の学校事務に必要なデータを一覧にしたデータベース様のもの・という。
名前・性別・生年月日・学年組・住所・保護者名・連絡先・在籍兄弟姉妹・等？。
通常は、リレーショナル・データベースソフトのMS-Accessなどを使うのが良いが、構築や運用にかなりのスキルを要するので？、構成員が流動し、PC手練れが継続的に居る・とも限らない学校現場には必ずしも最適とは・。
で、
「学校現場でベターなのは、よく使われている"表計算ソフト"だろう」
ということで、ここも、その前提で。
（学校業務統合ソフトの導入で名簿データ関係もIT化され・という事例もあろうと思う。その場合は此処を読む必要は多分無いので、次回以降の活用事例等を・）
昨年末にも、
今時は、ほぼあり得ない？とは思いつつ、
「もし、紙ベースで名簿を運用して居られたら・この際、電磁気的に」
と、"お願い"を。
案外？大変でもない・。
というのも、最初から完璧な便利さを求めず、学年組・名前・生年月日の４項目程度の項目の入力で運用を開始をすればよく・。
それでも、年度当初の多忙がかなり軽減出来る・という。
まず、
「担任になった先生が、ゴム印で作業をする必要がなくなり、新学期の貴重な時間を浪費せずに済む・」
それだけでも十分な効果・というか最大のご利益が。
「入力が済んだ、本年度の名簿を活用した"組分け"をする」
ことで、来年度当初のルーティーン作業、（最悪の場合）
① 旧学級の印箱から受け持ちの子のゴム印を拾う
② その "読み" を調べ、JIS五十音順に並び替える
③ 罫紙にゴム印を押し、必要ならPCで清書する。
④ 公簿の索引や出席簿個人欄、事務用名簿書式十種類程にゴム印を押す。
⑤ 学校安全会・給食・徴収金・など各係に提出の名簿を期限までに作成
その全てを教務のワンオペで熟すことが可能になり、
学級担任は、
担任決定と同時に、整備された公簿索引や事務用名簿を教務から受取るだけに。
旧年度の担任が行う"組分け作業"の最後に、
「旧名簿の一項目に、"組分け結果"を仮名で記入しておく」
それだけで。
従来稀に、
「組分けに使った個票を新しい学級ごとに輪ゴムで束ねて」
という学校があり、
"不祥事"（確定した組分けを勝手に入れ替え）に繋がったという話も。
で、組分け結果を五十音順に並び替え手書きの名簿にまで・の手間も。
（PC名簿に書き込み、印字して管理職に預けるなどで、手間も懸念も無用に）
教務は、新年度の組分けの記載されている旧年度のPC名簿を使い、
並び替え、新年度の各種名簿を作成する。
（管理職の金庫に組分け原簿があるので、恣意的な変更は出来ない）
① 旧名簿を"新しい組名項目"と"名前の読み項目"で並び替え、新年度名簿に。（必要なら男女の項目も並び替えに加える）
主な作業は以上・数分で終わる。
後は、
② 作成した新年度名簿を、公簿索引など各種の書式に流し込み印字する。
③ 保健関係など通年使用台帳に、新学年組名を流し込み並び替える。
④ 兄弟姉妹欄に、兄弟姉妹の新組名を自動記入、緊急下校班名簿を作成。
⑤ 教育委員会への在籍報告書（名簿）等の作成
その他、必要な作業はすべてワンオペで始業式当日までに完結し、学級担任が担っていた、始業から数日の業務はその分減ることにも。
ということで、
Excelなどで名簿を整備・（項目は必要最低限でも）し、１項目に"組分け結果"を記入する（仮名でも）
ことから。
名簿のIT化が、単に"業務量の削減"に留まらない、
最大の利点は、
年度当初の多忙な時間をゴム印作業等で浪費せず、児童生徒の把握に専念する時間を確保出来る・というところに。
無論、
名簿がExcelなどで整備されている場合は、その活用を徹底することで済む。
重ねて、
「ゴム印作業はじめ、各学級担任が名簿作成をするのは回避できる」
必要なら小学校新入生のシールを作成したり、学級発表ようの張り出し名簿を大判で作成するのも、ワンオペで熟し担任の手間を一層減らすことも。
学校事務職や保健教諭が継年で使う台帳の場合、
新年度の学年組仕様に仕立て直すために、台帳に適当な項目を建て、
=lookup()等で、新年度の学級名を書き込む。
書き込んだ新年度学級名で並び替える。
「10日までに名簿を提出して下さい」
も、集まった名簿の組名を手動で転記する手間も要らないので、
即座に新学年度事務を開始できる。
銀行への徴収金引き落とし依頼のための名簿、保健の学校検診準備、緊急避難集団下校名簿、家庭訪問調整等など、事務面でも、名簿の早期整備が有利なことは多い。
下の図は20年以上前の名簿作成実用帳票イメージ
学年組名を記入すると、全校生徒の名列一覧から当該学級の名列を引いてくる。
この名列は、他のシートにある様々な書式の氏名欄が参照しているので、1回の操作で全ての書式が出来上がる。
一気に、学級の全書式を印刷することも、シートを選んで必要な書式だけを印刷することも、
複数の学級を指定して一気に印字することも可能な仕掛けに。
（出席簿の個人票、氏名タグへの記入は・手書きが吉・電子化なら無用）
印字作業
※ プリンター
トレーが5つほどある大型レーザープリンターに各種の用紙をセットして印字する前提だが、"公簿索引だけ"等、用紙ごとに打ち分ければ用紙トレーが一つのプリンターでも自動で全校一括印字等は可能。
※ 図は罫線ごと白紙に印字する仕様だが、罫線を印刷済みの用紙に名前を印字することも可能（微妙な位置合わせが要るのでお勧めは・）
また、
罫線書式をスキャンした画像に名前を重ねて差し込み、印字することも可能だが、
名簿などの場合は、Excelで罫線を引く方が手間が少なく、綺麗に仕上がる。
※小学校から中学校に送る"要録抄本"などのように、記入項目が多く罫線が複雑で既記載文字等が多い場合は有効（下に画像にデータを重ねる見本を）
余録
ゴム印などで公簿の索引などを作成するための空欄の書式用紙は、学校ごとの消耗品費予算で書式印刷を印刷業者に依頼しストックすることが多かったような。
種類も多く、かなりの印刷費用を要し。
PC化で、少し厚めの用紙を購入するだけで済むようになり、差額を他の消耗品に振り向けることが可能に。
（罫線あり書式用紙の在庫があるうちは、難しいが・当て嵌め印字を）