同期・非同期コミュニケーションの工夫
こんにちはmelfeeです。 昨日、息子と大仙公園を歩いてきました。
息子は出かけるとすぐに寝てしまうけど、とーちゃんと散歩にいったことを覚えてくれているといいな。
さて、今日のおはなしです。
導入部分
私の仕事は事業の包括的な支援と営業戦略の立案と実行の伴走をしています。簡単にいうと、"なんともならんことをなんとかする仕事"です。
主にフルリモート環境で取り組んでおり。50人規模の組織に対して入り込んで支援をしています。
基本的には "なんともならんこと" なので、問題やクレームやお詫び。
リスクに向けた向き合いなどいろいろなことについて、状況を把握する為に同期非同期のコミュニケーションを使い分けでとっています。
今日は私が手癖しているコミュニケーションの工夫について、おはなしします。
同期と非同期コミュニケーション
同期と非同期のコミュニケーションは一概にどっちが優れているとかはないと思っています。私の理解を整理します。
同期のコミュニケーション
(メリット) 短期的に "伝える" という要件を保全することができる
(デメリット) 内容のニュアンス、機微、需要度については受け手によるところがおおい("伝わる"という要件についてはその場限り)
非同期のコミュニケーション
(メリット) 内容のニュアンス、機微、重要度について明記することができ、あとから読み返すことができる ("伝わる"という要件を保全できる)
(デメリット)
あいてが見るタイミングは相手次第なので、"伝える"という要件については受け手によるところがおおい(短期的に"伝える"という要件の達成は非同期のほうが良い。)
頭の整理と手癖 -> はなしたこと を書くこと。
web会議で新規案件の相談を受けました。(仮)
いろいろ状況を確認して、受注背景やお客との関係性について共有を行い、提案に向けた段取りについて会話しました。
web会議をしたあとに私は下記のslackなりメールなりに内容を書いて伝えなおすことにしています。
[はなしたこと] (優先順位順)
1. お客さまに当座、ご要望については弊社にて達成できることを伝える。
2. 項1のなかで実行するとしたらいつのタイミングいいのか、休日など作業実施の上でのご要望があるか確認する。
3. 項1-2の内容を元にスケジュールの草案と概算見積案を30日までに手配できるか確認する。
4. 回答見込みを追ってお客様に伝えるのでディティールについて認識があっているか確認してもらうようにお願いする。追加分の工期は別途確保してもえるかが交渉のポイント。
5. 正式な契約手続きに向けて段取りにする。
nextaction -> 3の見込みが立ったら教えてください。内容確認します。
web会議が終わった後に "はなしたこと" を優先順位順でかけるかという要件でweb会議に臨むようにしています。
-> 要件を満たせたらテレカンを終わらせます。
-> 逆にまとまらない場合はまとめにいきます。
テレカンおわったら次のことに取り掛かる前に書いてから動くことにしています。トイレも後回し。最初はめんどくさかったけど、手癖になるまで繰り返したら結構苦じゃないです。
同期コミュニケーションをしたあと、非同期コミュニケーションとして置きなおす。 ということを丁寧に行っています。
-> 認識が違ったら違うとその場で教えてもらえます。
-> 忘備録として相手の手間をひとつ請け負えます。
みんなのアンテナに向けて
この取り組みによって得られる副次的な効果として、"はなしたこと" をslackの関係者の見えるところに書くことにより、お話をした相手以外がその内容をみて改善や反映をしてくれたり。
私が知っていることの特徴やこういう相談をできる人なんだというタレント性を理解していただくことにつながって、ビジネスの手戻りが減っていく効果が得られました。
あと、この前話して "これだけどさ" と相談者に追加のアドバイスをしてくれる人も現れたりと効果はひろがっていきました。
伝えたかったこと
コミュニケーションのhow to で雑な印象を持たれたり、相手の時間を一方的に奪ってしまうなど。意図しないところで損しないようにちょっとした工夫をしていくことがリモートワークでは特に重要と考えています。
"目配り" "気配り" "心配り"を同期非同期を使い分けながら自分らしく伝えられるといいですね。
おしごとで工夫していることのおはなしでした。