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現役スタートアップPdMの時間を無駄にしない会議運営術💫

荒木亜音🦖スタートアップPdM

はじめに

こんにちは！AIスタートアップPdM荒木亜音（あらきあのん）です🦖💻
PdMとして会議に多く参加し、関係者やプロジェクトなどなど、様々な場面で調整業務を担う機会が多く会議の場をいかにスムーズに進めるかがとても重要であることを感じました。
そして、スタートアップということもあり、、スピードと効率が求められ、かつ関係者も多い分、日程調整の難易度が高く、話す機会の時間の重要性が高い状況です。
（ そして自分自身もいくつもプロジェクトがあり会議も動いている状況🏃）

そんな仕事を通じて学んだ『会議の運営術』についてをまとめてみました✍️
現役PdMの方はもちろん、そうでない方々にとっても仕事に活かせる内容になるかなと思いますので、参考にしてもらえると嬉しいです！🙌

【準備段階】 会議に参加する前に

会議を有意義にするためには、事前の準備が欠かせません。
事前の準備によって、会議終了後の着地が変わり、その後の動きが変わります。なので、事前準備段階から可能な限りの想定を踏まえてできる限りの準備を整えておくことがポイントになります。

具体的には？🧐

  • 会議の目的の明確化:
    事前に、その会議が終わった後のゴールを明確にします⭐️
    全体の目的達成の中の位置付け次第で会議における目的も変わります
    「中長期で考えた時」「短期目線で考えた時」と時間軸を変えて考えた上で、どのような位置付けとなり、何を実現すべき場所なのかを整理し、
    会議の目的を明確にしておきましょう！
    💡 この一つの整理で会議終了後の状態が大きく変わります！

  • アジェンダの作成:
    目的を細分化しアジェンダに落とし込み事前に連携する📢
    目的から逆算し議題を事前に設定し、参加者に共有します。これにより、全員が必要な準備をし、会議が効率よく進むことができます。
    💡 参加者の参加時の前提条件が変わってくるので前段階での連携大事！

  • 会議の流れをイメージしておく
    事前に話の進み方における[ 仮設 ] を立てて挑むようにする👩🏻‍💻
    目的とアジェンダが完成したら各議題でどのような話になりそうなのか、また「どのように持っていきたいか」をイメージし仮設を立てて挑みます
    💡 話の進行がスムーズかどうかは仮設の質次第！

会議単体を見つめるのではなくて、会議前・会議後、プロジェクトの全体・直近の時間軸など幅広い視点から考えた上で、理想を描き挑みます。
会議の内容次第では、事前に関係者に頭出しをしスムーズに進められるようにしたり、会議終了後に途中で抜けた人のフォローなど、意外とかなり細かいところまで密にフォローを行います。

準備は可能な限り行い想定をして会議に挑む。
かなりボリューミーな内容に見えるかもしれないですが、これらの行動が5分などでできるようになってくるのです👩🏻‍💻（人間って不思議）
一回一回のミーティングでの質と決定がプロジェクトの成功を左右する分、事前に可能な限りの想定をして挑むようにしましょう！


【実施時】会議の進行方法

会議が始まったら、
事前に決めた「目的」を達成できるように推進する流れとなります。
この場を通じてのゴールを何とするか。にはなりますが、会議も目的と現状のギャップを埋める一つの手段。
正しく現状を理解しながら、事前準備物を用いてギャップを埋めていく必要性があります。

具体的には？🧐

  • アジェンダに沿った進行📄
    議題に従い、進行を進めます。
    突発的な内容や課題として上がったことなどについては、基本的に冷静に対処する。その上で事前に準備したことをもとに [ コト ] を前に進めることがとても重要になります。

  • 合意形成の促進🤝
    会議ということは何かしらの「意思決定」を行うことが多いです。
    その場合に参加者が [ 納得 ] し [ 合意 ] する、必要あれば [ 行動 ] できるのが重要になります。話すことではなく関係者が理想の状態になるように話のベクトルを進め続けることが重要になります。

  • ネクストアクションの明確化👀
    会議の終了後のアクションは必ず明確にして終えましょう。
    会議はゴールではなく「プロセス」であることが多いので、ここからのアクションを起こし前に進められるかが会議の成功に関わってきます。

（ PdMだけかもしれないですが、、、）会議中にイレギュラーが発生することも多くあります。どれだけ想定しても、予想外のことは起きて当然。
ただ、会議における前後の流れを理解していると、その場で対処していいか、持ち帰るべきなのか、冷静に考え対処できます。

会議だけではなく前後の流れを踏まえて、コトを前に動かせるように会議を進めていきましょう！✊


【実施時】議事録の取り方

議事録は会議の内容を記録し、後で確認できるようにするために重要です。
ただ、後で確認するのももちろんですが会議中の「認識統一」にも使えます
以下のポイントを押さえて、効果的に議事録を利用しましょう📄

  • 認識統一のための共有:
    会議中に画面共有をしながら話すことで、全員が同じ情報を見て
    認識を統一することができます。それぞれの議論で認識齟齬ないか？確認も兼ねて積極的に議事録を取り連携していきましょう！

  • 簡潔かつ明確に
    議事録は簡潔に、重要なポイントや決定事項を明確に記録します。
    後で見返す際に分かりやすくなるよう心がけましょう！
    💡いつもネクストアクションなども書いておきます！

  • 迅速な共有
    会議終了後すぐに議事録を参加者全員に共有し、内容を確認してもらうことで、全員の理解を深めます。
    可能な限りフレッシュなうちに進めましょう！

会議中に認識がずれていくと無駄な時間が膨らんでいきます。
一つずつ前に進める中で、きちんとそれぞれ認識統一していくことが重要です。

また、議事録に記載が漏れていた際には気づきのポイントです💫
- 自分にとって重要と思わなかったが、他部署では重要だった
- 修正が入った際に、自分が周りと認識がずれていた
上記のように、記載の修正・追記を通じて認識統一をより進められます

PdMとしてわからない単語も多くある中で、議事録を取るコトを通じてたくさん理解を深められました。「この単語で合ってますか？定義の認識は〜〜
だと思ってますが、合ってますか？」のように理解を深めるチャンス💫
ぜひこの機会に議事録スキルを軸に認識を深める練習に繋げてみてください！

【終了後】ネクストアクション

終了後の動きは、会議の目的によって変わります
例えば、ネクストのアクションが明確なものであれば、実施確認など必要に応じて追いかけながらサポートしたりします。

会議で話したこと、描いたこと、が、形になるのはここからです。
会議の中で決めたアクションを実施し切ってプロジェクト全体の成功に繋げていけるようにサポートをしていきましょう！
※ 場面によって異なるため簡単な内容のみ残しておきます🙇🏻‍♀️

まとめ

PdMとしての会議運営は、特にスタートアップのようなスピード感が求められる環境やステークホルダーの多い環境では非常に重要です。
これは、PdMだけではなくどんな職種でも近いことが言えるかなと思います。

効率的な会議を実現するためには、準備から進行、議事録の取り方まで、細部にわたる注意が必要です。私の経験から得たこれらのコツを活用して、ぜひ、皆さんの明日からの会議にも活かしてみてください🙌
たった一つだけでも、参考にしてもらえると嬉しいです😇

一緒に仕事の効率を上げて、少しのアクションで最大インパクトを作っていきましょう！最後まで読んでくれてありがとうございました〜！👩🏻‍💻

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