ライターの記録 #04｜スケジュール管理、連絡ツールの苦悩
こんにちは、アンです。
年末のドタバタに紛れて、1週間お休みしていました。期間中も閲覧やコメントなどいただきありがとうございます〜！
集合時間に電話がかかってきた日
「今日、来れそうですか？」と電話がかかってきて、たらり冷や汗。そうだった、13時から試食会があるんだった……。
仕事ではないものの、大変お世話になっている人たちの新店舗オープンに向けた試食会。仙台にいなければいけないのに、私はスマホのカレンダーに予定がないからと盛岡に滞在していました。公私共に関わりのある人が多いからこそ、仕事とプライベートの連絡が混在しやすいのが課題です。
バレットジャーナル（アナログ）を4年試してみた
経営者の方に「バレットジャーナルが向いていると思うよ」とアドバイスされ、その帰り道にノートを買った。1年目はうまく使いこなせなかったけれど、自分の中でルールができてからは使い勝手の良い一冊に。
活用したツール
ノート｜MDノート＜A5＞
カフェの小さなテーブルでも広げやすく、小さすぎないサイズ感。無罫ノートが使い勝手良く、書き心地がいいので現在もミニノートを愛用しています。
ダイアリーシール｜MD＜Mサイズ＞
見開きノートの左側にこちらのシールをぺたり。A4サイズにはLサイズがぴったりですが、Mサイズを左上に合わせて貼っていました。右側、下側に余白ができるので週の収支や月間タスクなどに活用。
ペン｜SARASA＜ブラウングレー＞
黒いペンは、いろんなところでなくしがち。（しれっと誰かのペンケースやお店の備品になっていることも…笑）
スケジュール、取材メモ、MTGメモ、構想、提案資料のラフスケッチ……1冊に全部をまとめたら、ノートを忘れることもないし、ペラペラ捲るだけで過去の必要な情報が全て詰まっているので楽ちんでした。その分、ページ数が必要なので重たい。年末にはノートもボロボロになってくるので、やめちゃいました。
現在のノート代わり
現場にはA4のコピー用紙を10枚くらい挟んで持っていっています。スキャンか資料化してGoogleDriveへ格納。長期契約が9割なので、年単位で振り返りができて楽になりました。
クリップがスライド式なので嵩張らず、ファイルもついているのでいただいた資料も折らずに持ち帰り可能。ざら紙のメモパッドも活用中。推しの岩本照くんがメモ魔で、寝る前に次の日のタスクを書き出すというので導入しています。
代わりに、スケジュールはGoogleカレンダーや、LINEのリマインドツールを使っています。小さなものは見落としやすいのが難点……誰か正解を教えてください。
タイムリーな「参考になりそう！」を発見
ライターであり、「集合住宅コミュマネ」という興味津々すぎるお仕事をされている朝川さん。
記事の中で紹介されていた朝川さんのSlackコミュニケーションが参考になったので、真似してみようと思っています。スケジュールにもツール利用についても活用できそうです。
最近あった「ツール」の問題
「〇〇について情報が欲しい」という利用者さんの声を管理側にお伝えしたら「マニュアルに書いてある。読んでから言って欲しい」という管理側の声も届きました。
確かに、丁寧で立派なマニュアルがあるのです。しかし、実際に現場で活用してみると、マニュアルを探す手間や起動環境などに問題があるとわかりました。詳しくはこちらと書いてあるURLが、PCからは閲覧できるけれどスマホからは見れない。慌ただしい現場でその都度PCを開く手間は非常にロスなので「情報が欲しい」と管理に言いたくなる気持ちもよくわかります。
messengerやSlack、LINEで検索しやすいワードを活用するなど、運営側からの工夫も必要かも。来月までに少し整えたいなあ。その点ていうと、canvaはマニュアルや資料作成にあまり向いていないのでは……と思うことが多いのですが、上手な活用方法をご存知の方はいらっしゃいますか。