kintoneでルックアップコピー項目を編集可能にすることの注意点
kintoneは業務効率化を支えるツールとして、多くの企業で活用されています。
その中でも便利な機能のひとつがルックアップ機能です。
この機能を活用することで、マスターデータベースから情報を自動で引用でき、手作業による入力ミスや手間を減らせます。
しかし、「引用した情報をそのまま使う場合もあれば、手動で編集したい」という要望がユーザーから寄せられることもあります。
この課題を解決するためのルックアップコピー項目編集プラグインがありますが、根本的な解決には向きません。
本記事では、ルックアップ機能利用時の注意点と、より柔軟な対処法について解説します。
注意点1：WEBフォーム等の連携システムからデータを入力できない
外部のWEBフォームやAPI連携を利用してデータを入力する場合、ルックアップコピー項目に直接データを反映させることはできません。
たとえば、フォームブリッジを使用する場合には、kViewerとの連携が必要になるケースがあります。この制限を理解しておくことが重要です。
注意点2：ファイルで一括インポートができない
注意点1と同様に、ExcelやCSVファイルを利用した一括インポートの際にも、ルックアップコピー項目にはデータを直接インポートすることができません。
特にデータ量が多い場合や頻繁にインポートを行う業務では、大きな制約となる可能性があります。
注意点3：ルックアップ情報を再取得すると手入力情報が上書きされる
ルックアップコピー項目編集プラグインを利用している場合、手入力で登録した情報が、再取得を行った際にマスター情報で上書きされてしまう仕様があります。
この挙動を理解していないと、誤って重要な手入力データが失われるリスクがあります。
解決策：TMP項目の設置と計算式の活用
これらの課題に対応するには、TMP項目（一時項目）を活用した計算式の設定がおすすめです。
1.TMP項目を作成し、ルックアップコピー先項目として設定します。
2.計算式を設定し、以下のルールでデータを選択するようにします：
・TMP項目に値がある場合 → TMP項目の値を採用
・TMP項目に値がない場合 → 手入力情報を採用
この方法を用いることで、再取得時の上書きリスクを軽減し、手入力情報を柔軟に管理できます。
マスター情報を優先するか、ルールの明確化が重要
TMP項目や計算式を活用する場合でも、データ管理のルールを明確にすることが不可欠です。
特に、マスター情報を優先するべきか、それとも手入力情報を優先するべきかを明確にし、関係者全員で認識を共有することで、業務フロー全体をスムーズに運用できます。
まとめ
kintoneのルックアップ機能を拡張するプラグインは便利ですが、その仕様をしっかり理解し、運用ルールを整えることが大切です。
本記事で紹介した注意点と対策を参考に、kintoneをさらに有効活用してください。
ルックアップ機能の注意点を詳しく聞きたい方はこちらからご相談ください。
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