通知運用では追いつかない！タスク管理を見える化へ
Kintoneは、クラウドベースの業務管理プラットフォームとして多くの企業で活用されています。
その機能の中でも、便利なのがレコードのステータスが更新されたときや期限日が近づいたときに、該当するユーザーへ自動的に通知を送る機能です。
この通知機能をうまく活用することで、今日やらなければならない作業や対応が遅れている案件などを見逃すことなく、スムーズに業務を進めることができます。
しかし、この便利な通知機能にも注意が必要です。
例えば、通知が多くなりすぎると、それが逆に業務の妨げになることがあります。
特に、日々の業務が忙しい中で通知をため込んでしまうと、どの作業が最優先なのか分からなくなり、重要なタスクを見落としてしまうリスクが高まります。
通知に頼りきってしまうのは、思わぬ落とし穴になることもあります。
Kintoneの通知は、画面の左上にあるベルマークやポータルの下部に表示されます。
通知をこまめにチェックする習慣がある人には非常に便利な機能ですが、通知がたまると古い通知が「他〇件」とまとめられてしまい、すべてを確認するのが難しくなります。
通知のグループ化：kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040672.html#notifications_notification_tutoria_20
こうなると、どの作業が未対応であるかや、何を最優先に処理すべきかがわかりにくくなり、結局重要な作業を見逃してしまう可能性があります。
では、どうすればこの問題を解決できるのでしょうか？
その答えの一つが、Kintoneのグラフ機能を活用することです。グラフ機能を使って、未対応の案件数や進捗状況を視覚的に表示することで、今何をすべきかを一目で把握できるようになります。
特に、業務が多岐にわたる場合には、視覚的な情報が非常に有効です。
たとえば、グラフを用いて「未対応案件数」を表示することで、どれだけの作業が未完了であるかを瞬時に把握できます。
この情報は、たとえ通知が埋もれてしまったとしても、見落としを防ぐ助けになります。
また、未対応の案件だけでなく、対応済みの案件や進行中の案件もグラフで表示することで、全体の進捗を俯瞰して確認することが可能です。
さらに、Kintoneでは複数のグラフを一つの画面に集約し、ダッシュボードとして活用することができます。
このダッシュボードを活用すれば、一画面でチーム全体の作業状況や進捗を確認することができ、情報の見逃しや対応漏れを大幅に減らすことができます。
たとえば、未対応案件のグラフに加えて、各チームメンバーごとの作業進捗や期限間近のタスクを一覧表示することで、個別のタスク管理も効率的に行えます。
また、Kintoneのダッシュボードは、リアルタイムで更新されるため、常に最新の状況を確認できるのも大きなメリットです。
これにより、状況の変化に即座に対応し、チーム全体の業務効率を向上させることが可能です。特に、プロジェクト管理やタスク管理を行う際には、リアルタイムでの情報共有が欠かせません。
次回の記事では、このKintoneのダッシュボードの作成方法について、具体的な手順を詳しく解説していきます。
ダッシュボードを効果的に活用することで、通知に頼りすぎることなく、チーム全体の業務を最適化し、見逃しや対応漏れを防ぐための具体的な方法を学びましょう。
Kintoneをより効果的に使いこなすための次のステップとして、ぜひダッシュボードの作成にチャレンジしてみてください。
ダッシュボードを取り入れることで、日々の業務管理がよりスムーズになり、結果的にチーム全体の生産性向上に繋がることでしょう。
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