kintone通知機能、本当は便利じゃない説！通知が生む「見落とし」を考える
kintoneでは、メンションで特定の相手にコメントを送ったり、条件によって通知を飛ばす機能があります。
一見すると「見落としを防ぐ便利な仕組み」と思われがちですが、実際にはこの通知機能、ほとんど役に立ちません。
今回は、kintoneの通知機能が抱える問題点を明らかにし、その代替案として通知に頼らない業務改善方法をご紹介します。
通知機能の落とし穴：なぜ役に立たないのか？
1.見落とす人は通知も見ない
通知を飛ばせば重要な情報を見逃さない——そう考える方も多いでしょう。
しかし、現実は違います。
通知を設定しても、見落としがちな人はそもそも通知自体を確認しません。
例えば、メールやチャットで頻繁に通知を受け取る人は、「通知疲れ」によってすべてをスルーしてしまう傾向があります。
通知が「他〇件」にまとめられる
kintoneでは、一つのレコードに複数の通知があると、「他〇件」と表示されてしまう仕様があります。
このまとめ方により、どの通知が重要なのかが埋もれてしまい、さらに見落としが発生します。
通知を多用すると混乱を招く
通知を増やせば解決すると思うかもしれませんが、逆効果です。
過剰な通知は情報の優先順位を見えなくし、結果として「重要な通知ほど見られない」という本末転倒な状況を生み出します。
通知に頼らない業務改善を目指す！
通知が役に立たない以上、別の方法で見落としを防ぐ必要があります。
私がおすすめするのは、**「ダッシュボード化」**です。
ダッシュボードの強み
情報の一元管理
通知のように「受け取る」仕組みではなく、自ら「見に行く」仕組みを作ることで、必要な情報を確実に確認できます。
視覚的でわかりやすい
未対応のタスクや進行中のプロジェクトをグラフやリストで表示すれば、全体像を把握しやすくなります。通知のように埋もれる心配もありません。
優先順位が明確になる
タスクのステータスや期限で分類することで、重要な項目がひと目でわかります。
ダッシュボード化の具体例
未対応タスク一覧
未対応の作業をリストアップし、優先順位を視覚化。
これにより、誰が何をすべきかが一目瞭然です。進捗管理
プロジェクトごとの進捗率や完了予定日をグラフ化。
通知に頼るよりも、チーム全体で進行状況を共有できます。実績ダッシュボード
売上や受注件数などのデータをリアルタイムで確認可能に。
通知で断片的に情報を伝えるよりも、全体像がわかります。
なぜ通知ではなくダッシュボードが解決策なのか？
通知機能は「受動的」であり、ユーザーが通知に気づかなければ意味がありません。
一方、ダッシュボードは「能動的」に情報を取りに行く仕組みです。
これにより、情報を確実に把握し、業務効率を高めることができます。
まとめ：通知に頼らない業務改善を！
kintoneの通知機能は、表面的には便利に見えるものの、実際には見落としを助長し、情報の優先順位を曖昧にしてしまいます。
通知に頼るのではなく、ダッシュボードを活用して情報を一元管理することで、業務の効率化とミスの防止が可能です。
「通知が使えない」と感じている方は、ぜひ一度ダッシュボード化をご検討ください。
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