『文書化』組織運営の基本

こんにちは！
愛知県のアルミリサイクルカンパニー
株式会社豊アルミ工業　代表の桐山です。

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会社の会議を行うにあたり
「資料はありません！」
ということはあるでしょうか？

当社も数年前までは、資料がないどころか、会議もありませんでした。
社員もごく少数でしたから、口頭でのやりとりで事足りていたからです。（のちにそれは錯覚だったと気が付きます^_^;）
今思えば大変お恥ずかしい限りですが、そんな状態でも環境マネジメントシステムの国際認証ISO14001を取得していました。
もちろん、ちゃんとした認証機関の審査を経ておりますが、最初のうちは
「魂」
が入っておらず、正直、形式的な業務の進め方だったと思います。

今は当時の反省を活かし、会議にはきちんと資料を準備して臨みます。
資料を準備するためには、何をどうしたいのか？という
「意図」
がなくてはなりません。
なんとなく集まる、という会議は当社には存在しません。
「意図」
を表現したものが、
「会議資料」
であり、会議の内容がなんであれ
「認識の共有」
「結論を出すこと」
が大切なアウトプットです。

それらの大切さは古代から分かっており、文字があるから文書をつくることができ、人類は進化してきました。
お隣の中国で最も古い文字は、約3500年前に殷王朝で使われていた甲骨文字と言われています。

中華の春秋戦国時代を描いた漫画『キングダム』では、戦闘を司る「武官」もさることながら、内政・外交を司る「文官」も大いに活躍しています。
あの広大な中華を治めるには「武力」だけでは片手落ちなのです。

会社や行政はこういったことが理解されており、当然のこととして
「文書」
が重要視されています。
もちろん実践が伴わないものは批判の対象となりますが、文書が残るが故に過去を振り返り、前進していくことが可能になります。

さて、地域のボランティア組織です。
ボランティアもいろいろありますが、しぶしぶ役を引き受けた人が多くいるような組織では、何も進展しないまま、一年が過ぎていきます。
しぶしぶでも引き受けてくれた方を慮るが故に、誰も何も言えません。
「引き受けたからには・・・」
という気持ちは全員持っていますが、言えません。
そしては定期的に行われる会議では、毎回同じ課題が議題に上がり、問題意識だけ共有したまま、次回会議ではまた同じことが繰り返されます。

多分、当事者を責めても進捗はありません。
でもボランティアの大半は
「このままではいけない」
という意識を持っています。
そういったボランティアの方々の傾向として、キングダム風に捉えれば
「最前線で戦う武官」
と言えるでしょう。
しかしそれでは、組織としての力が発揮しにくいと私は考えます。
やるべきことは
・議事録の作成と確認
・意図を組み込んだ式次第の作成
・補足のプレゼン資料
この３点セットを引っ提げて会議に臨むことです。
そんなに難しいことではありませんが、
「武官」
には少し荷が重いかもしれません。
「文官」
が武官の想いを文書化するのです。
それによって改善や変化を連続的に起こしていくことができます。
資料が残っていれば、人が変わっても経緯をたどることができます。

と、いうことで
私も地域の学校のボランティアに参加しておりますので、まずは
「文官」
として、実行力と組織力を高めることに尽力してまいります。