FAXをやめて3か月　その後どうなったか？

愛知県のリサイクルカンパニー
豊アルケミー株式会社　代表の桐山です。
子育て・教育・地域に携わって生活している企業経営者です。

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当社では昨年11月（2024年）にFAXの使用を完全に廃止しました。
それほど使用頻度が高かったわけではありませんが、
商品の受発注でFAXを利用していたため、
従来の顧客や取引先にご迷惑をおかけすること覚悟で
エイっとやめることにしました。

なぜやめるに至ったのか？という経緯は下記の投稿に書いておりますが、リモートワークに不向きというのが一番の理由です。

リモートで使える機能を持つFAXやクラウドサービスも検討しましたが、新たに費用をかけたくありませんし、かけたところで費用対効果が低いと判断しました。

FAXをやめるにあたって、既存顧客に問題ないかヒアリングしました。
特に困るというお返事はなく、代替手段も確認できたので、決心がつきました。

その後、どうなったでしょうか？

＜良かった点＞
・リモートで顧客とやり取りできるようになった
・社内共有もスムーズに行えるようになった
・やり取りの履歴をデータで残せるようになった（メールのため）
・FAXの通信費を削減できた
・複合機の選択肢が増えた
・余計なFAX DMがなくなった

＜悪かった点＞
・特になし！
と言いたいところですが、一回だけ顧客とのやり取りでトラブルが発生しました。しかし、これはFAXを廃止したことで、間接的に起きてしまった事例です。
この顧客をA社さんとしましょう。
A社さんから、不定期で資材の注文があります。
従来からメールで！注文を頂いております。
この注文メールが、担当部署の迷惑フォルダに入ってしまい、注文を受けたことに気付かずにいました。
反応のないまま、A社さんのご担当者さまから
「明日、納品できますよね？〇日にメールしたのですが・・」
と希望納期の前日に確認のお電話を頂きました。
我々からすると唐突な出来事です。蜂の巣をたたいたような状態になりました。
迷惑メール扱いになった原因は、社名変更に伴い、メールアドレスを変更したことです。
根本的な原因は分かりませんが、サーバーの方で勝手に迷惑メール扱いにしおったのです（怒）
先方からしたら「知るか！」と言うしかありませんが、何とか分納という形でお許しを頂きました。

＜反省点＞
注文を受けるメールアドレスは共用しているため、部門メンバー全員見ることができます。
しかしサーバーで元から迷惑振り分けされてしまったため、誰もそのメールの存在に気付くことはありませんでした。
迷惑フォルダには確かに注文メールが届いていました。
我々の反省点としては、迷惑フォルダに目を向けていなかったということです。
迷惑フォルダには何十件という、本物の迷惑メールが届いているため、全員、放置状態でした。
放置をやめようということで、毎日迷惑フォルダをチェックし、基本的に全て削除し、常にスッキリした状態に改善しています。
というのも迷惑メールが溜まりすぎると、本当に大切なメールを発見することが困難になるからです。
恐ろしく原始的な方法ですが、今のところは問題ありません。

＜まとめ＞
現場もパソコンも整理整頓が大切！

それでは、今日も一日良い日でありますように！