【Notionタスク管理】仕事に集中できるワークステーションを作ろう
どうもこんにちは、Notion解説YouTuberのイツキ（ @ronshi777 ）です。
今回は、Notionを使ったタスク管理として、うっかり忘れを卒業して成果を出すために「ワークステーション」を作ろう、というテーマで解説していきます。
ちなみに、Notionの収録画面をもとに分かりやすく解説したYouTube動画はこちら。
実践練習とテンプレートもありますので、本記事を読んだあとで本格的に取り組んでみたい場合は、ぜひご覧くださいませ。
ではここから、具体的に解説していきます。
ワークステーションの全体像と作ったきっかけ
まず初めに、ワークステーションについて解説していきます。
私がワークステーションを作った目的は、「仕事をする上での、うっかり忘れから卒業する」ため。
日々さまざまな案件・プロジェクトを進めていく中で、このような悩みがありました。
・タスクの実行漏れが出てしまう
・スケジュールの読み違いをしていた
・優先順位が分かりづらい
・誰の担当だったか、あいまいになっている
そしてその原因は、仕事に関する情報が一つの場所に集約されていないからではないか、と考えました。
バラバラにデータや情報を管理していることで、確認漏れが出てしまったり、最新情報で確認できていなかったりが発生してしまう。
であれば、一つの場所に集約すれば良いのではないか。
役割としては「駅」のようなもの。
朝起きて「駅」に入り、今日やるべきことを確認し、取り組むべき仕事のある「駅」に向かって電車に乗っていく。
朝の通勤ルートのようなイメージを考えました。
今は在宅勤務でほとんど家で仕事をしていますが、朝の通勤というルーティンのように、朝起きたら「ワークステーション」に入って確認・準備をしたあと、仕事に取りかかる。
では実際に、どんなものなのか。
それがこちらです。
構成要素としては、以下の通り。
①Googleカレンダー
②週間ToDo
③タイムレコード
④プロジェクト進行
これで、仕事でやるべき事を網羅しつつ、随時メンバーで情報共有しながら取り組んでいくことができます。
ではここから、各項目について解説していきます。
① Googleカレンダー
Googleカレンダーは、時間ごとにやるべきToDoが理解できるようになっています。
イメージとしては、こんな感じ。
何時にどんなToDoをやるのか、ミーティング・商談があるのかが明確になっている。
元々Googleカレンダーを使っている人も多いと思いますし、Notionと連携できるようになったので、一つのツールで確認できるのは非常に便利だと感じています。
② 週間ToDo
週間ToDoは、1週間の中でやるべきことが一目で確認できるようになっています。
完了したタスクは、チェックボックスをクリックすると完了済みになります。
Googleカレンダーと週間ToDoの項目をそれぞれ入力する必要はありますが、
・Googleカレンダーでは時間ごとの予定
・週間ToDoでは実際にタスク完了したかどうかの確認
それぞれ役割を持つことで、タスクに実行忘れが無くなります。
ToDoは移動もカンタンなので、翌日以降にタスクをズラしたり、逆に前倒ししたりするのもカンタンです。
③ タイムレコード
タイムレコードは、日報的な役割を持つ管理表です。
以下の画像は、実際に仕事をこなしていった上でのイメージです。
・ミーティング
・商談
・資料作成
・議事録作成
所属している会社ごとに報告の仕方は異なると思いますが、「日報」を入力することが毎日やるべき事になっていると思います。
私自身も、別のクラウドツールに入力して報告するのですが、入力する前の「自分確認用データ」として、このタイムレコードを使っています。
業務開始・終了時間、合計労働時間も把握できるようになっているので、あとは「日報」として提出・入力するだけ。
毎日エクセルデータを使っていたこともありますが、Notion上で管理する方がラクなので、重宝しています。
④ プロジェクト進行
プロジェクト進行は、時間軸で案件・プロジェクトを管理しながら、メンバー同士で情報共有するために活用しています。
・Googleカレンダーでは、その日のタイムスケジュールを確認
・週間ToDoでは、1週間のやるべきことを確認
そして、このプロジェクト進行では「中長期でやるべきこと」を確認。
このガントチャートを活用したスケジュール管理を始めてから、仕事の全体像やスケジュール感が非常に分かりやすくなりました。
直近でやるべきことだけでなく、もっと長い期間でやるべきことが明確になるので、マネジメントもしやすくなっています。
最後に
今回ご紹介した「ワークステーション」をしっかりと活用していけば、仕事のうっかり忘れやプロジェクト進行の判断ミスを減らすことができます。
ぜひ合わせてこちらの動画をご覧いただき、普段の仕事に取り入れてみてくださいね。
また、この記事が役に立ったなと感じたら、ぜひSNSでシェアしていただけると非常に嬉しいです。
最後までご覧いただき、本当にありがとうございました。