株主総会の書面決議・みなし決議のやり方と書式のひながた

　こんにちは、あらん@バックオフィスのひと です。

　３月末決算の会社はそろそろ株主総会のことを考えないと行けない時期でしょうか。
　新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、株主総会を開催することすらためらわれる感じです。

　会社法では、議決権を有するすべての株主が株主総会の決議事項について、賛成・同意している場合、株主総会の開催と決議を省略できると定めています。これを、みなし株主総会（書面決議・みなし決議）と言ったりします。

　この制度を用いて、株主総会を開催しないで定時株主総会を乗り切る方法について記載します。ざっくり流れを説明して、最後に各書式のひながたを添付しています。ひなたが部分の記事は有料となります。

あらまし

　会社法第319条第1項によると、全ての議決権のある株主が、株主総会で決議する事項について賛成・同意する旨の意思表示を書面または電磁的記録による意思表示をした場合は、株主総会の開催および決議を省略できるとされています。この方法による株主総会決議を、みなし株主総会決議あるいは株主総会のみなし決議といいます。

会社法第319条第1項
　取締役又は株主が株主総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき株主（当該事項について議決権を行使することができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。

　書面または電磁的記録による意思表示が必要です。口頭での合意はダメです。しかし、電子メールでの同意は可能です。

　この制度は、株主全員が同意をしているのだから、わざわざ、株主総会を招集・開催する必要がなく、決議があったものとみなしてよいだろうという趣旨のものです。
　この制度は、役員の選任や決算承認のような普通決議はもちろん、可決要件が厳格な特別決議事項（事業譲渡、合併の承認、定款の変更等）の承認決議をする際にも利用できます。

　会社の株主が、親会社のみだったり、経営者一人や数人の場合。株主が複数いる場合であっても、株主数が少なかったりコミュニケーションが容易な場合は、非常に使い勝手の良い制度です。

取締役会決議

　書面決議を利用するためには、取締役又株主が、議題について提案することが必要ですが、まずは、取締役（代表取締役）が提案をする場合から解説をします。

取締役会の開催（取締役会設置会社の場合）
　会社法319条1項は、「取締役」が提案をすることを要件としていますが、取締役会設置会社の場合は、代表取締役がこの提案をするためには、株主総会決議事項を株主に提案することを取締役会において決議しなければなりません。
　会社法362条4項が、「重要な職務執行の決定」は取締役が単独で決定することはできず、取締役会の決議が必要であると定めており、株主総会決議事項を株主に提案することは、この「重要な職務執行の決定」に該当すると解されているためです。
　ざっくりいうと、以下のような取締役会決議と議事録を残します。

定時株主総会決議省略の件
　議長より、定時株主総会の目的事項について下記のとおり提案をし、株主全員からの書面又は電磁的記録による同意を条件として、当該株主総会の決議があったものとみなすこととしたい旨を諮ったところ、出席取締役全員異議なくこれを承認し可決した。

株主総会目的事項についての提案

　取締役会で、株主総会への提案を決議したら、代表取締役から全株主に対して、具体的な議案を提案します。
　株主に対して送付する「提案書」は、以下のようなイメージです。

　会社法第３１９条第１項の規定に基づき、株主総会の目的である事項につきまして、下記のとおりご提案させていただきます。
　つきましては、別紙「同意書」にご署名・ご捺印をいただき、令和●●年●●月●●日までに、当社あてにご返信くださいますようお願い申し上げます。
１．提案内容
　　　議案１
　　　議案２
　　　議案３：上記提案を可決する旨の株主総会の決議があったものと
　　　　　　みなされる日を次のとおりとすること。
　　　　　　　　　　　令和●●年●●月●●日

　通常は提案書に株主に返信してもらう「同意書」を添付します。以下のような内容になるかと思います

　私は、会社法第３１９条第１項の規定に基づき、株主総会の目的である事項についての下記提案について異議なく同意いたします。

　株主からの同意書返送を郵送で行わず「電磁的記録」でする場合、メールでPDFファイルとして添付してもらう形が考えられます。

　株主総会決議に関して、実際に株主総会を開催してはいませんが、株主総会議事録は作成しなければなりません（会社法施行規則72条4項1号）。
　 例えば、取締役選任を決議した場合、新たな取締役の選任について登記をする際は、この株主総会議事録を法務局に提出する必要があるので、適切に作成をする必要があります。

株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容
　議案１
　議案２
　議案３　上記提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなされる日を次のとおりとすること。
令和●●年●●月●●日

上記提案を行った者
　　　代表取締役　●●●
株主総会の決議があったものとみなされた日
　　　令和●●年●●月●●日
　上記のとおり、会社法第３１９条第１項に基づき、上記第1項に定める提案につき株主の全員の同意があったことから、株主総会の決議があったものとみなされたので、本議事録を作成した。

まとめ

　書面決議は簡易な方法で株主総会の決議及び株主総会への報告を行うことができる点で便宜ですが、書面の記載事項等のミスが決議の瑕疵につながるおそれがあるので、可能であれば顧問の弁護士先生などにレビュー（確認）してもらうことをおすすめします。

書式のひながた