Cybozu Days Matsuyamaの受付システム

2018年10月9日 02:30

先週開催したCybozu Days Matsuyama、受付システムをkintone＆連携サービスで作ったので、ちょっと雑ですがやり方書いておきます。
kintoneや連携サービスの詳細説明は省きます。

このやり方のメリットは、安価でそこそこちゃんとしたイベント同等の受講票発行や受付ができることです。
ストラップ＋受講票とかいらない通常セミナーはここまでやる必要はないと思います。

はじめに注意としては、Cybozu Days Matsuyamaは、イベントとしては比較的小規模＆単純で
・タイムテーブルは別途HTMLで作成
・協賛社への来場リスト提供なし（バーコード読み取り連携サービス使えば出来そうな気はする）
・500名規模
・無料
でした。
もっと大型のBtoBイベントの場合はシャノンさんをおすすめします。

Cybozu Daysも他の会場はシャノンさんを利用しています。

利用したシステム（価格は税別）
・kintone スタンダードコース（人数分）月額 1,500円/ユーザー
・cybozu.com セキュアアクセス（人数分）※必須！ 月額250円/ユーザー
・メールワイズスタンダード月額 500円/ユーザー
・フォームブリッジプレミアム月額 14,000円
・プリントクリエイタープレミアム月額 14,000円
・kMailer スタンダード月額 15,000円
・gusuku Customine この用途だけなら無料

→ 合計月額 52,750円〜 × 申し込み期間＋α月分
（kintone 5ユーザー、メールワイズ 2ユーザーの場合）

※このほか、パスケースやストラップ、ハガキ、プリンター代などがかかります。

受講申し込み

申し込みにはフォームブリッジで受け付けて、kintoneへ自動登録させます。
自動返信メールはkMailerを利用しています。
フォームブリッジ標準でも自動返信メールはあるのですが、標準ではサイボウズスタートアップスさんのメールアドレスからの送信になってしまいます。
今回は独自メールアドレスで送信するために、kMailerを利用しました。

問い合わせ対応

問い合わせメール対応はもちろんメールワイズです。
これは王道の使い方なので詳細は省略します。

受講票ハガキの発行

松山会場は個人の方のお申込みも一定数あることで、ハガキでの受講票送付を標準にしています。
一定時点までの方はハガキ、それ以降の方はPDF送付にしようと思っていましたが、早々に満席になったのでほとんどの方がハガキでの対応になりました。

ハガキ自体は、illustratorで作成し、プリントネットさんで印刷しました。
宛名やQRコード部分のみプリントクリエイターで出力しています。
また、郵便番号は事前に1文字ずつ分かれるように事前にExcelで整形しています。

プリントクリエイター設定時の注意事項は
illustratorでデザインしたPDFをそのまま登録するとPDFサイズが大きすぎて弾かれるので、必要スペースのサイズが分かる最低限のPDFを用意することです。
↓こんな感じ。

また、家庭用プリンターで自力印刷したのですが、ハガキ自動両面印刷に対応してる機種を選ばないとダメです。
キヤノンだったらこちら。
私はTS8130なんですが、Windowsからしかハガキ自動両面に対応してなくてちょっとはまりました。
サポートの方もご存じない制限であまり書かれてないので注意。

あと、数百枚だとそこそこ印刷に時間が掛かるので仕事しながら1日気長にずっとプリンターを動かしておく感じでした。

発送は総務の方にお願いして料金後納郵便を使いました。

当日の受付（通常オペレーション）

当日は、QRコードをスマホカメラで読み取る形式にしました。
QRコードはkintoneのレコード詳細画面に飛ぶのですが、
gusuku Customineを使って、スマホからレコード詳細画面にアクセスしたときだけダイアログが出てボタンひとつで来場に出来るようにしました。

ネットワークが遅かった場合や、混雑した場合用に手書きもスタンバイしていましたが、500名来場で受付6レーン、回線はIIJで問題なくオンラインで対応できました。

↓gusuku Customineの設定内容。