第30回 東京都臨床工学会 プログラム委員キックオフ！
来年は記念すべき３０回目の『東京都臨床工学会』となります。切りよくアニバーサリー的に盛り上がる会になったらいいですね。
さて、記念すべき会を盛会とすべく「9月29日（木）19：00 都内某所」にて、『第３０回東京都臨床工学会プログラム委員会』が開催されましたのでご報告します。
キックオフミーティングの重要性
キックオフミーティングをなぜオンラインでなく”リアル”で開催するのか？
この想いは以下のとおり。
キックオフミーティングの重要性を委員が理解していたからです。
一般的なプロジェクトキックオフの重要性は以下のように言われています。
プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトを成功させる、あるいは失敗させるための強力なツールになる。うまくいけば、プロジェクトに影響を与えるさまざまな利害関係者を集め全員の認識を一致させることができ、プロジェクトに対する期待や思い込み、誤解を明確にし、さらにはチームワークを強化するための重要な関係を築き始めることができる。
しかし、これがあまりうまくいかなかったり、もしくは実施さえしなかったりすると、プロジェクトはしばしば困難に直面し、混乱に次ぐ混乱に陥り、時間の遅れやその他の問題につながる可能性がある。
一部の人が思っているのとは逆に、効果的なキックオフミーティングを行うには、意図とスキル、そしてプランニングが必要なのだ。
大切にしたかった対面会議の意義
対面会議は、Zoomなのどのオンライン会議の登場でその存在が不要になったわけではないと考えています。
今回のキックオフを対面会議でやることのメリットを以下のように考えています。
①直接同じ空間で対面して話せるので意思の疎通が図りやすい
対面会議のもっとも大きなメリットは、参加者が同じ空間、同じ場所にいるため、意思の疎通がスムーズにおこなえるところです。言葉で伝わりにくいことは、ホワイトボードで絵を描いて伝えたり、身振り手振りを交えて伝えたりすることも可能となります。
また、同じ空間にいるので、相手の細かな表情や感情の変化を感じ取りやすく、相手の真意や熱意がリアルに伝わってくるのも対面会議の特徴です。
②参加者同士の距離を縮められるなどのプラスアルファの効果を得られる
直接会って話す対面会議は、会議で議論する以外にもプラスアルファの効果を得られることがあります。実際に会うことでお互いの親密度が増し、より深く信頼関係を築くこともできます。プロジェクトのために集められたメンバー間の関係性構築に一役買います。
ミーティングスペースの空間設計
ミーティングスペースは、参加者のクリエイティブが発揮できるような空間を用意いただきました。ここにプログラム委員長の意図が込められているのだとヒシヒシと感じ取ることができました。そのおかげで、既存の常識にとらわれない柔軟な意見が終始飛び交っていました。
今回のミーティングの中では以下のようなことが重点的に確認されました。
1．プロジェクトの概要把握
2．メンバーの顔合わせ
3．方向性を合わせる
4．参加メンバーのモチベーション向上
そして、一番永田大会長の「この大会への想いと大切にすべきこと」についてもお話しいただきました。それは、次回投稿の時に詳細にご報告したいと思いますね。
会員の皆様が参加したい、参加してよかった学会を実現できるように今後もプログラム委員一同鋭意準備を進めてまいります。
今後も定期的に、透明性をもって準備の過程をオープンにしていきますのでお楽しみにしていてください。
最後に
プロジェクトがより複雑化し、チームがより多様化し、そしてリモートワークが増えるにつれ、プロジェクトのキックオフミーティングがより重要なものとなってきている。キックオフミーティングは、リーダーが主要なステークホルダーを集め、プロジェクトの目標を確認し、タイムラインやスコープなどの重要な要素を議論し、全員が同じ考えを持っていることを確認する機会だ。これにより、プロジェクトの強固な基盤が確立され、プロジェクトチームにとって重要な関係を築き始める重要な機会となる。
プロジェクトのキックオフに、ただ単にプロジェクト文書をメールで送って終わるという方法をとりたくなると思うが、そのような間違いを犯さないようにしよう。プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトを成功させるための重要な第一歩であることを忘れないでほしい。