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社内懇親会幹事マニュアル

ajauja

私の所属先企業では、半年おきぐらいでオフラインの懇親会をやっている。
開発チームにはオフィスから飛行機や新幹線の距離の人もいて、たまには物理で集まってワイワイ話しましょうという趣旨だ。

参加者は、社員・業務委託メンバー・社員の家族やパートナー・グループ会社のメンバー・内定者など。会場は、基本的にオフィスのカフェスペース。

人事（私）が勝手に幹事をやっており、具体的なTodoをまとめる。

実施2ヶ月前ぐらい〜

日程決め

  • 調整さんで出欠入力依頼

    • 土日祝の前日を候補にする

      • 懇親会翌日に仕事があると、遠方メンバー中心にしんどい

      • 「明日休みだ！」という気持ちかどうかで、参加者の安心感が違うっぽい

    • 社内だけでなく、グループ会社で普段からお世話になってる相手も誘う

  • 日程を決めたら社内Slackで楽しげに告知

  • カレンダー登録

    • 参加者：乾杯時刻から3時間程度でカレンダー登録

    • 会場の部屋：乾杯1時間前ぐらいから終了時刻までカレンダー登録

予算決め

  • 使いたい金額・内訳を算出

  • 予算の決裁権者にOKをもらう

リクエストを募る

  • ゲスト（家族・パートナー）を含め、飲食物の好き嫌いやアレルギーをシートに入力してもらう

  • 募る時に使うSlackチャンネルにいない人（内定者など）への連絡も忘れずに

ヘルプ依頼

  • お客さまの商品

    • 弊社の顧客企業の商品（飲食物）を買って、懇親会で提供するのが慣わしになっている

    • 顧客企業の商品に詳しいメンバーやグルメなメンバーに、参加人数と予算を伝えて調達を依頼する

    • 当日の準備が大変なので、レンチンしなくていいものが望ましい

  • 飲み物

    • 誰か頼れる人を一人指名し、予算と好き嫌いのリクエスト結果を伝えて調達を依頼する

  • 食べ物

    • 自分で手配している

    • 基本的には参加人数分を用意するが、食べ盛り世代の人数によって調整

    • 寿司・ピザは定番すぎるので避ける

    • シェフコレが便利、いつもお世話になっております

    • 当日足りなくなった場合は、適宜調達する

  • 紙コップ・箸・皿

    • デリバリーについてこない場合は別途買う

    • 参加人数の2倍あれば安心

  • 名札

    • お互いの顔と名前が一致しにくい場合は買う

    • シールに自分で名前を書くタイプのものが便利

    • 懇親会当日、自分で名前を書いて貼ってもらう

実施1ヶ月前〜

コンテンツを考える

  • 20人以内の規模なら、自己紹介+αの企画をやると盛り上がった

    • 人数が多いと全然終わらないのでやめた方がいい

  • 事前に「ゲーム機を持ってきてもOK」と伝えておくと誰かが持ってきてくれるので、感じとしては流れに身を任せられる

    • キッズが懇親会に参加してくれた場合、大きいお友達と遊べるキラーコンテンツとなる

  • 何もしないというのも一手

  • 席替えをする場合のタイミングも、併せて考えておくといい

機運を高める

  • 懇親会の存在を忘れられないようにする & 徐々に雰囲気を暖めていく

  • 経費ルールや、持ってきてほしいものの情報を伝える

    • ホテル予約や家庭内の調整が必要な人もいるので、早めに伝える

ヘルプ依頼先をケア

  • 飲食物の注文などを頼んだ相手が、何か困ってそうだったり、タスクを忘れてそうだったら首を突っ込む

    • みなさんバッチリ準備してくれるので、私が首を突っ込んだことはない

実施3日前〜

リマインド

  • 既出情報をまとめる

    • 日時・場所・持ち物・準備などを1つの投稿で

  • Slackチャンネルにいない人への連絡を忘れずに

（必要あれば）会場へのアクセス案内

  • ご家族やパートナー・内定者などのゲスト用の情報をまとめる

  • 弊社はオフィス移転があり、新しいオフィスに初めて出社する社員もそれなりにいた

乾杯・中締め挨拶を依頼

  • 当日依頼で問題なさそうでも、事前にお願いしておくに越したことはない

座席

  • 会の狙いがあったり、人数がめちゃくちゃ多い場合は、初期配置をある程度考えたほうがいいかも

  • 当日のアナウンスだけでなんとかするのは難易度が高いので、狙いを事前に周知しておくと効果的

片付けルールの把握

  • ゴミの捨て方・施錠ルールなどを確認し、会の最後まで残っていそうな人たちに口頭で共有しておく

    • どこかに書いておくのも悪くないが、実際に片付ける時に、ほろ酔い状態でわざわざPCを開いて確認するのはハードルが高すぎる

当日

乾杯1時間前：必要なものを設置

手伝ってくれる人を数名募って、以下をやる

  • 座席配置

  • ご飯・お土産コーナー設置

  • ゴミ袋設置

  • 名札とペン（あれば）設置

    • 未使用の名札を持ち歩いて、書いてもらう係を数名任命するとスムーズ

    • 最近入社したメンバーに依頼すると、コミュニケーションのきっかけになるかもしれない

乾杯前

  • 参加者は何かと遠慮しがちなので、飲み物を取るようしつこく促す、または直接手渡しで配る

  • 乾杯直前に、会場案内（トイレ・ゴミ・喫煙所）とお客様の商品を紹介するコーナーをやる

  • 後は乾杯挨拶依頼先にパスする

常時

  • まずは自分が楽しむ

  • 手がついてない飲食物を、その辺の人に配りまくる

    • 余らせないため

    • 自分がいろんな人と話すチャンスでもある

  • 乳幼児の親御さんには、片手でサッと食べられるものを直接手渡すなど、いい感じにケアする

中締め

  • 2時間ぐらいしたら、帰りたい人が帰るきっかけを作るために中締めをする

  • 締めてもらった後に写真を撮っても良い

散会時

  • 片付け・施錠をしっかりやる

    • 事前に確認した片付けルールに則る

    • 自分が散会より前に帰宅する場合は、信頼できる誰かに後を託す

翌営業日

  • 早めに出社し、片付けができてるか確認

  • アンケートを取る必要がある場合は翌営業日のうちに発信


ここまでやったら、少なくとも大事故は無いはず。お疲れ様でした。