【基本編】『紙1枚ワークス』Chapter04
みなさん、こんにちは！
今日は、『紙1枚』学習法、基本編のChapter4です。
今回のテーマは、なぜ？紙１枚にまとめるのか？について、
シェアしていきます。
浅田すぐるさんは、『紙１枚』をキーワードにして、
仕事や勉強に活用できるように、オリジナルの”型”を編み出されました。
一番最初の原体験は、浅田さんが、トヨタに入社する前に作成した、
1枚のエントリシートだったそうです。
こちらで、書いた内容を引用します。
3日ほどの時間をかけて、紙１枚に全力を注いで、
これで落ちるなら仕方がない。
そう思えるほどの究極の『1枚』のシートを完成させました。
それで、トヨタ自動車にシート出したら、無事に面接に呼ばれる
ことになりました。
（中略）
紙1枚にまとめる時に、3日間考え抜いているので、
自分の考えが整理されて、伝えるべきポイントは抑え、相手の疑問点に対する
返答も想定できていたのでしょう。
まあ、すごいですよね。笑
それで、面接結果は、採用されて、トヨタに入社した。
こんな経緯があったそうなんです
引用 ●紙1枚の原体験は、自己分析がキッカケだった
浅田すぐるさんが、紙1枚の可能性に、気づいたのは、
トヨタに入社する前です。
紙1枚にまとめたおかげで、
面接に呼ばれて、面接も受かった訳ですから。
紙1枚すごいな〜
そう感じる事ができると思います。
トヨタ入社後に、
浅田さんは、驚くことになります。
トヨタに入社してからも、『紙1枚』に「まとめる」事を、
教育されたんです。
資料は、全てA4または、A3『1枚』に『まとめる』ことを
義務付けられます。
企画書、議事録、ミーティング、上司との二者面談でも、
あらゆる場面で、『紙１枚』を必要とされました。
『紙1枚』に『まとめて』から話す。
ここに、徹底してこだわりがありました。
じゃあ、なんで、紙1枚で『伝える』ことに拘っているのか？
トヨタ自動車という会社が、全ての社員に義務付けたのか？
その『仕事術』に今回は迫っていきたいと思います。
それでは、いきますね。
本編に入る前に・・・
ここから先を読んで頂く前に、
「1つ」だけ準備して欲しい事があります。
浅田すぐるさんが、作成されたテキストに、
一度目を通して欲しいんですね。
これから、トヨタの資料の特徴についての
ポイントを、解説していきます。
資料の特徴だけを聞いても、
ピンとこない部分があるかと思います。
なので、最初に、トヨタの資料が、どんなモノなのか、
イメージを掴んで頂いてから、この先は、ご覧ください。
その方が、これからする、お話に対して、
より理解が深まるのではないかと思います。
資料は、浅田すぐるさんの公式メルマガに
登録すれば、専用ページからダウンロードする事ができます。
公式メルマガの登録料はかかりません。
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いつまで続くものなのか予想ができません。
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はい、じゃあ、次のトピックから資料の特徴についてお話しします。
※2020/01/10現在
トヨタの『1枚』資料の特徴
トヨタ自動車が使っている資料には、特徴があります。
『1枚』資料の特徴を箇条書きでまとめてみました。
それが、こちらになります。
特徴
-メモ-
・枠線が引かれている。
-塊で作られている
//外国人に聞いても、『わかる』
・1行で読める文章量に調節している
-改行しない。
→視線を上から下に動かすだけで観る事ができる。
・3つ以内にする
大項目、中項目、小項目
増えすぎると、覚えにくい、混乱するから。
・装飾されてる
強調、下線、色付け、イメージ画像などトヨタの資料をご覧頂いた方には、伝わると思います。
というか、見た事がなければ、伝わらないですね・・・おそらく~_~;
◆特徴その1「枠線で囲まれている」
トヨタの資料は、全体的に『枠』で囲まれているのが分かります。
枠線（フレーム）のおかげで、
「どこに」「何が」書いてあるのか一目でわかります。
そして、線で区切ってあるので、一塊ができています。
情報が、塊でまとまっているので、「どのぐらい」
項目数があるのか？、理解できます。
浅田さんは、日本語で書かれた資料を、
外国の方に見せた事があるそうです。
そこで、英語で、質問を行いました。
この資料には、何項目の情報が書かれているのか？
日本語が読めなくても、項目の数が、
ちゃんと伝わったそうです。
◆特徴その2「1行で読める文章量にする」
これも、資料に目を通せば、気づかれるかと思います。
文章が、行をまたいで、長々と書かれていません。
1行1文で、書かれています。
これも、意図して行っているそうです。
1行で、収まる文章量にすれば、視線を上から下に動かすだけで、
文章全体が、ぱっと見で、視界に入るようになります。
こうすることで、熟読しなくても、なんとなく、
何について、書かれているか、伝わってきます。
読むというよりは、眺めるに近いかもしれません。
資料を「視る」だけで、内容が伝わってくる。
これが、相手が、読みやすくなる工夫なんですね。
◆特徴その3「3つ以内にする」
各項目の数は『3つ』以内に抑えています。
中見出し、小見出しの数が、3つで収まるようにされています。
なぜか？
これは、数を増やしすぎてしまうと、
相手が覚える事が、大変になるからです。
なので、なるべく大事なポイントだけに絞ると
相手に伝わりやすくなるんですね。
そのちょうど良い数が、『3』という数字です。
3つぐらいなら、誰でも、パッと覚えていられる
範囲内だと思います。
前回チャプターの相手に『伝わる』ポイントも3つでしたね。
理解・共感・信頼感の『3つ』を相手に伝えてあげましょう！
この『3つ』のポイントを覚えておきましょう！
こう言われると、覚えておきやすいですよね？
◆特徴その４「装飾されている」
赤文字、太字、下線など、文字が装飾されています。
図表やイラストがあって、とても見やすいですね。
この工夫のおかげで、誰でも、
一目みれば、重要箇所が、どこなのか？
伝わるように、【強調】されています。
大事な部分が、どこなのか？
資料を、見りゃあ、わかります！
トヨタの資料は、見るだけで、
説明せずとも相手に伝わる。
そんな仕上がりになっています。
トヨタが『紙1枚』にこだわる理由-1-
ここまで、トヨタの資料の特徴を述べてきました。
特徴を眺めていくと、ある共通点が見えてきませんか？
トヨタという会社が、社員全員に、紙1枚にまとめて欲しい。
その根本にある動機は・・・・
相手に『見せて伝えたい』からです。
これは、話し手、聞き手、両者にメリットが生まれます。
トヨタの目的
【相手に『視覚的に理解させる』こと。
じっくり読まなくても一瞬で伝わる】
まずは『伝える側』の立場になって考えてみましょう。
◆伝える側の「メリット」は？
あらかじめ、『紙1枚』にまとめた資料を用意しておけば、
それを相手に見せるだけで、内容が伝わってしまいます。
これって、楽できそうじゃないですか？
既に、まとまっているので、スムーズに説明ができそうですよね。
話す内容も、順番も、全部が『1枚』にまとまっています。
決まっていることを、相手に話すだけです。
人に情報を伝えなければならない、
全ての場面で、有効に働きますよね。
これが、伝える側にとってのメリットだと思います。
では、次に『受け取る側』の立場で考えてみます。
◆受け取る側の「メリット」は？
こちらも、紙1枚にまとめられた資料があれば、全体像の把握ができます。
紙1枚に、目を通せば、話の概要と詳細を、最初に掴める。
これは、聞き手側にとっても、メリットになります。
事前情報があれば、スッと相手の話が入ってきます。
・これからどんな話をされるのか？
・どこが大事なポイントなのか？
・全部で、いくつの話を聞かされるのかな？
これらの情報を「先に」資料で掴めるので、相手の話を
整理しながら、聞く事ができます。
あらかじめ、紙1枚に整理された情報が手元にあるので、
照らし合わせていくだけで、良いんですよね。
すごい、わかりやすいと思います。
もし、何も資料がなければ、相手の話を聞きながら、情報整理も、
自分でやらければなりません。
これって、すごい頭を使うので疲れると思います。
紙1枚にまとめられた資料があれば、この問題は解決です。
既に情報は整理されているので、相手の話を聞くことだけに集中できます。
これが、受け取り側のメリットになるかと思います。
トヨタが『紙1枚』にこだわる理由-2-
1つめの理由では、『紙1枚』にまとめてあれば、話し手も、聞き手も
お互いにとって、『伝わる』コミュニケーションが取れますよ。
こんな理由を話してきました。
1つめの理由は『紙1枚』を用意した『後』の
メリットを話しました。
2つめの理由は『紙1枚』を用意する『前』の
メリットについて書いてみます。
『紙1枚』に『まとめる』作業が大事なポイントです。
『紙1枚』の資料にまとめる為の『ルール』がありました。
枠の中に収める、1行に端的に書く、項目数は、３つ以内にする。
様々な、制限（制約）のなかで、『まとめ』ます。
いろいろ考え抜かなければ、1枚になんてまとまりません。
制約のおかげで、そこに収まるように頭が働きます。
紙1枚にまとめる作業の中で、資料作成者は、
とにかく”考えぬきます”
これが、紙1枚にこだわる理由、すなわちメリットになります。
徹底的に、伝えたい「テーマ」について、”考え抜ける”からです。
一度考え抜いているので、紙に書かれている内容を、誰よりも喋れます。
質問などされても、淀みなく、スラスラと語る事ができるんです。
★浅田すぐるさんのエントリーシートの事例が、まさにそうですね。
紙1枚にまとめると、”必然的”に”考え抜く”ことになります。
それが、非常に強力な効果を発揮します。
『制限』については、こちらの記事でも書いています。
関連するお話しですので、興味があればどうぞ！
”考え抜く”ことで、3つの能力が向上する
その、「3つの能力」を箇条書きであげます。
『伝わる思考整理力』
1.情報を『整理』する力（空）
2.考えを『まとめる』力（雨）
3.相手に『伝える』力（傘）
考え抜く＝紙１枚にまとめること。
これが、仕事の『本質』だそうです。
紙1枚に、まとめる過程の中で、3つの能力を使うことになります。
毎日の仕事でやっていることは、この「3つのステップ」なんです。
これと全く同じ主張をされているのが、マッキンゼー という有名な
コンサルティングの会社があるそうです。
僕は、全然聞いた事がありませんでしたが、
世界的にみて、大きくて有名な企業だそうです。
有名な考え方があるそうです。
それが、『空、雨、傘』という思考パターンです。
これは、企業が問題を解決するための
考え方の枠組みの1つだそうです。
空・・・どんよりとした雲が浮かんでいる。（現状認識）
雨・・・今にも雨が降ってきそうだな。（未来予測）
傘・・・傘を準備した方がいいかも。（対策を練る）
めちゃくちゃ、ザックリ書くとこんな感じの主張です。
現状を認識して、仮説を立てて、対策を練る。この考え方について、知らなかったので、
今のところは何とも言えません。
けれど、世界的な会社が、仕事で大事なことは、この3つの考え方です。
という話をされているので、きっとそういうことなんでしょう！
空、雨、傘については、よくわかっていませんが、
情報を集めて、自分の考えをまとめて、伝えること。
この3ステップは、とても大事な考え方だと思います。
”考え抜く”という思考プロセスが、仕事の本質を捉えているのならば、
体得しておいた方が良いのではないかと感じます。
相手に見せて『伝える』＆見ながら『考え抜く』
『紙1枚』に『まとめる』ことで、3つの能力が駆使されます。
3つの能力を、もう一度書きます。
『伝わる思考整理力』
1.情報を『整理』する力（空）
2.考えを『まとめる』力（雨）
3.相手に『伝える』力（傘）
・伝える側の立場は？
『整理』して『紙1枚』に『まとめた』情報を相手に『伝える』
これを、『話し手』が行う理由は、『相手』に見せて『伝えたい』からです。
そして、『紙1枚』に『まとめる』過程で、”考え抜いて”
深い理解を得る事ができるからです。
・受け取る側の立場は？
『整理』され、『紙1枚』に『まとめられた』情報を相手から『受け取る』
そうすることで、『聞き手』は視覚的に、相手の情報を理解しやすくなります。
さらに言えば、相手の考えが、
まとめられているので、質問なども行いやすいと思います。
これが、ここまでずっとお話ししてきた内容です。
これまで、『紙1枚』に、『まとめる』ことで得られる、
メリットを、話し手と聞き手側の両方の視点から、
お話ししてきました。
最後に、これまでのメリットの先にあるもの、として、
『1枚』の紙にまとめる『3つめ』の理由について話します。
トヨタが『紙1枚』にこだわる理由-3-
これは、1つめと2つめの理由を、合算して得られる成果です。
『紙1枚』に『まとめて』見せる効果は次の通りです。
・話し手にとって、スムーズに伝えられるから
・聞き手にしてみても、すんなり理解ができる
つまりは、両者にとって『時間短縮』に繋がります。
勉強、仕事どちらにしても、短時間で理解できたり、伝わった方が、
効率的に作業に取り組めます。
無駄な時間を減らす事ができれば、相手の時間も奪わずに済みますし、
自分側にとっても、別の仕事や学問に取り組む事ができるようになります。
スムーズに伝える（伝わる）ことで、効率化を狙っているんです。
これが、紙1枚にまとめる作業が義務化されている大きな理由の１つです。
事例：『図解した方がわかりやすい』
紙1枚にまとまっていた方が、わかりやすいことを
画像を使って、説明してみます。
会社で、同期全員で1つのプロジェクトに参加する事が決まりました。
その際に、それぞれで、チーム事に、役割を割り振ることになりました。
Aチーム、Bチーム、Cチーム、Dチーム。
4つのグループを作りました。
この時に、チーム分けについて、説明する人が、
手ぶらで、口頭だけで、伝えてきたらどう感じますか？
例えば、こんな風に、言葉だけで、伝えてきたら。
説明者「チームを発表します。」
「Aチームは、牧、高砂、清田の三名で頼む」
「Bチームは、赤木、三井、宮城の３人な」
「Cチームは、植草、池上、山田で、よろしく！」
「Dチームは、越野、福田、木暮にお願いする！」
じゃあ、以上でチーム分け終わりです！
あとは、各々チームごとで活動してくれ！聞き手側からすると、口頭だけで、伝えられたとしたら、メモ取れなければ、
覚えたり、理解するのがキツくないですか？
逆に、伝える側からしても、説明の最中や、話しが終わった後に、
聞き手から、質問されたら、果たして、伝える内容を覚えていられますか？
全然わかりましぇ〜ん(＞＜)
お互いにとって、わけがわからなくなりそうです笑
じゃあ、もしも、紙１枚にまとめたものを、
みんなで共有できていたら、わかりやすそうに感じられませんか？
例えば、こんな風にまとめられていれば、どうでしょうか？
どうですか？
先ほど、文面だけで書いたよりも、視覚的になりましたよね？
こちらの方が、全員目線で、伝わりやすいと思えませんか？
途中で、わかんなくなっても、ホワイトボード見て確認して！
それで済みます、誰でも、見りゃあわかる状態です。
これが、紙1枚にまとめる効力です。
手ぶらで、何も見せずに、話すよりも、圧倒的に『伝わり』やすいです。
すぐに『伝わる』ということは、時間が、大幅に短縮できます。
口頭だけで伝えると、何度も確認したり、同じ話を繰り返したり無駄が発生します。
紙にまとめておけば、『伝えたい』情報は、一目瞭然なので、
効率的にコミュニケーションをとる事ができるんですね！
「まとめ」
なぜ、トヨタが紙1枚にこだわるのか？
その秘密は、こんな理由が考えられます。
1.見せて『伝える』＆見ながら『考え抜く』
2.『考え抜く』ことで、仕事と勉強の本質を体現できる
＝『見せる』ことで、短時間で『伝わる』
1.見せて伝える。
『紙1枚』を相手に、見せて伝えた方が、時間短縮に繋がります。
短時間で、相手に伝えるために、紙を見せる。
その方が効率的です。
2.見ながら”考え抜く”
1枚の紙にまとめると、必然的に、”考え抜き”ます。
すると、情報が整理されて、自分の考えがまとまります。
まとまった、考えを、相手に『伝える』ので、相手からの質疑応答も、
完璧にこなせるようになります。
伝える側も、無駄がなくなり、伝える内容の効率化が起こります。
それにより、こちらも時間の短縮に繋がります。
考え抜く＝仕事の本質
情報整理を整理して、考えをまとめて、伝えること。
これは、仕事と勉強の本質を捉えたプロセスだと思いました。
仕事にせよ、勉強にせよ、誰かに『伝える』ことが必要です。
その誰かとの、「コミュニケーション」を円滑に行う事ができれば、
効率的に作業を進められます。
効率的に仕事や勉強が捗れば、より大きな成果を出す事が
できるようになります。
トヨタやマッキンゼー などの大企業が、考え抜くことを
仕事の本質として大切にしている理由がここにある気がします。
最後に一言
はい、という事で、
今回の内容はここまでで終わりにしたいと思います。
なんだか、上手くまとめきれていませんが、
今の僕には、これが精一杯のアウトプットになりました。
もし、もっと分かりやすく深い理解を得たいという人は、
浅田すぐるさんの「基本編」紙１枚ワークスの本編講義も、チェックされてみてください。
有料にはなりますが、それだけの価値はあるんじゃないかと、
受講していて僕は感じています。
今回も最後まで、お付き合いくださいまして、ありがとうございました！
また、次回も続きのChapterをまとめていきます。
よろしければ、また次回もお付き合いくださいませ。
それでは、また次のnoteでお会いしましょう！
さようなら〜(^^)／~~~