小口現金管理の業務改善方法
本記事では、「小口現金管理」業務の業務改善の取り組み方法についてご紹介します。
経費精算や突発的な備品の購入などの用途で準備・管理される小口現金。社員数が少なかったり、設立年数が浅い企業では小口現金を活用している企業も少なくないでしょう。
従業員にとっては、タイムリーに経費精算が出来るというメリットが有る一方で、経理担当者にとっては煩雑でミスが許されない一方で付加価値の低い業務と言えます。では、小口現金は本当に必要性のある業務なのでしょうか。
小口現金の用途
まず、小口現金の用途を洗い出しましょう。企業によって多少の違いはあるものの、基本的には下記内容が挙げられます。
・突発的な備品購入
・交際費の支払い
・多額の立替経費精算
・イベント、アンケートなどの謝礼
・切手購入、レターパック購入
・着払いの支払い
・収入印紙の購入
冒頭に述べたように、従業員にとってはタイムリーに精算が出来るというメリットがあります。特に、出張時の交通費などを立替経費精算していて、かつ経費精算の支払日まで日数がある場合には、なるべく早い支払いが喜ばれるでしょう。
小口現金のデメリット
小口現金のデメリットは、管理コストが大きいことです。入出金があるたびに残高を確認し、四半期・年度末には実査が入ります。これだけでも工数がかかりますが、加えて出納帳と現金が合わなかった場合の計算し直し、銀行に出向いての現金引き出し・補充という手間も発生します。
また、小口現金は経営に影響のある業務ではなく、個々人のスキルアップにも繋がりづらい「低付加価値」な業務であると言えます。経理担当者にとってはデメリットの多い小口現金ですが、社員にとってはメリットが大きい。このギャップを解消し、小口現金を無くしつつも社員に対して代替的なメリットを提示するのが小口現金の業務改善です。
小口現金の業務改善 5STEP
STEP1
まず、先程列挙した小口現金の利用例を用途別にカテゴライズし、小口現金の利用状況を分析しましょう。
① 立替経費の先払い
・急な備品の購入
・交際費の支払い
・多額の立替経費
② その場で現金を渡したい
・イベント、アンケートなどの謝礼
③ 現金のみ対応（と思われている）
・切手購入
・着払いの支払い
・レターパック購入
・収入印紙の購入
以上の3つにカテゴライズ出来ました。それぞれに対して、小口現金以外の対応を考えます。
STEP2
まず、①立替経費の先払いです。基本的な行動は小口現金からの支払停止ですが、社員の利便性を考慮し、次のような対策をすると良いでしょう。
・急な備品の購入
→一括購買への変更
※参考：購買管理の業務改善
・交際費の支払い
→頻繁に利用する人を対象にコーポレートカードを渡すことによって大半は解消されます。
・多額の立替経費
→数万円の立替経費が発生する場合は、長距離の出張である場合が多いかと思います。AI Travel（リンク）などのBTM（出張旅行管理システム）を利用し、後払い化することによって解消されます。
STEP3
次に、②その場で現金を渡したい場合ですが、「以前からそうしているから」といった慣習以外に②が必要である理由はおそらくありません。
社外の方にイベントなどに登壇頂く場合の謝礼は、請求書を発行していただき後払い化することが出来ます。また、アンケートの謝礼には、Amazonギフトカードなどの現金同等物をお渡しし、コーポレートカードで支払うことで対応しましょう。
STEP4
最後に③現金のみ対応の場合ですが、郵便物系は宅配便であれば請求書払いに変更し、郵便であれば後納手続きが可能です。
※詳細はこちらをご参照ください。
切手も同様に、「後納ポストイン」というサービスを利用すれば、切手を貼らずに郵送でき、請求書による後払いが可能です。
また、あまり知られていませんが、レターパックはクレジットカード決済が出来ます。ここまでの取り組みで、郵便に伴う小口現金はすべて解消ができます
STEP5
最後に残った「収入印紙」は、「前渡金」を利用して解消しましょう。
まずは、収入印紙を買う担当者を限定します。次にその担当者に月額いくら使用するか試算してもらい、必要な分だけ前渡金として渡しましょう。そうすれば、小口現金を通さず前渡金で処理できるようになります。
注意点は、四半期・決算時期前に返却するルールを設けること。これを忘れてしまい、残高として残ると処理が発生し、また退職した際に返金するのを忘れるといったエラーに繋がります。
以上、小口現金管理の業務改善方法として、小口現金を使わないための運用についてご紹介しました。小口現金は社員にとってのメリットが目立ち、また、手元に現金があれば便利であると思いがちなため、成り行きで運用し続けている場合も少なくありません。今一度、業務の必要性を考え、付加価値が低く業務負荷が高い場合には、「そもそも業務を無くす」という観点で業務改善に取り組みましょう。
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