立替経費精算の削減で、社員の負担軽減と業務効率化を実現！まちづくりを手掛けるUDS様のAI Travel導入ストーリー。

「導入企業ストーリー」では、AI Travelを導入いただいている企業のご担当者様にお話をお伺いします。本記事では、「世界がワクワクするまちづくり」を目指し、国内外のホテルや住宅、飲食店や商業施設などの企画・運営を手掛けるUDS株式会社の総務担当　丹埜（たんの）様、広報担当　八反（はったん）様にお話をお伺いしました！

UDS株式会社 
事業内容　まちづくりにつながる「事業企画」「建築設計」「店舗運営」
設立年月日　2009年2月26日
従業員数　単体　703名（社員352名 アルバイト351名）
本社所在地　東京都渋谷区
資本金　3億7,500万円
売上高　非公開

ー本日はよろしくお願いします！まず貴社についてお教えいただけますでしょうか？

八反様：当社は「世界がワクワクするまちづくり」を目指し、どのような施設を作ればその地域がより良くなって地域の方に喜んでいただけるかを考える事業企画から、施設の設計、運営を手掛けています。

実績は多岐にわたっていて、ホテル、飲食店、商業施設、それから住宅やアフタースクールのような子供向け施設など、幅広く手掛けています。国内外で常に複数のプロジェクトが走っているので、色んな場所で仕事をしています。

【企画・設計実績】
https://www.uds-net.co.jp/works
【運営実績】
https://www.uds-net.co.jp/operation

ー人気のMUJI HOTEL GINZAやキッザニア東京もUDS様が手掛けておられるのですね！ちなみにお二人のおすすめのホテルはどちらでしょうか？

丹埜様：どのホテルもおすすめなのですが、私は宮古島のHOTEL LOCUSです！こちらは私自身が携わったところでもあり、特に思い入れがあります。

八反様：私もどこもおすすめしたいのですが、2020年11月に熱海でオープン予定の「SOKI ATAMI（ソキ　アタミ）」はどうでしょうか？去年くらいから温泉宿を手掛けることが増えているのですが、SOKI ATAMIは自然に囲まれた贅沢な空間づくりをしているので、リフレッシュしていただけると思います！

ーどちらも素敵ですね。Go To トラベルキャンペーン延長も検討されているようですし、この機会にお伺いしたいです！

丹埜様：ぜひぜひ！東京都内にもいくつかホテルを運営しているので、リフレッシュしてください。乳幼児の方にも宿泊いただけるホテルがありますので、ご家族皆さんで楽しんでいただけますよ。

ー後で早速予約します！クリエイティブな事業を手掛けているUDS様では、どのような社風があるのでしょうか。

八反様：そうですね、責任ありきですが自由な社風だと思います。当社は、今でこそ従業員数も約700名（単体、アルバイト含む）の規模になりましたが、元々は今の会長が1人で始めた会社なので、根底にはベンチャー気質があります。各人が自分で考えて、裁量を持ちながら自由度を持って働いていると思います。

平均年齢も33歳くらいと比較的若い組織です。デザインや地域のことに興味がある人が多く、「新しい価値を生み出す選択肢を提案し、その未来まで責任をもつ」というミッションを共通認識としてもっているので、新しいものやことへのアンテナが高い人が多いかもしれません。

丹埜様：自由でフラットですね。オフィスもフリーアドレスで、会長・社長の専用の部屋などもなくて、社員の隣で仕事をしています。年次や立場に関わらず自分の意見を伝えられる雰囲気もあり、フラットさを大事にしていることも社風の一つかなと思います。

それから「世界のまちにUDS経営者をつくる」という組織ビジョンがあって、「自由と責任の上に活動する人たちが集まったたくさんの チームがあり、それぞれのチームで企画・設計・運営が自走（自立回転）している組織」を目指しています。八反さんの働き方なんてまさにそうですよね。

八反様：そうですね！私、どこにいると思いますか？

ーご自宅・・・ですよね？

八反様：自宅は自宅なんですが、岐阜県の飛騨高山にいるんです。数年前、地元に戻りたいという話をしたら、じゃあ地元に帰ってそこでUDSの社員として働くのはどうかという話を受けました。今は東京のメンバーと協力して会社の業務にあたりながら、地元生産者さんのコミュニケーション活動のサポートなどを少しづつはじめています。UDSの組織ビジョンでは、全国各地、世界各地に小さいUDSを作りたいとも掲げているのですが、一人ひとりがそれぞれの場所で当事者意識と経営者意識を持って、地域に新しい価値を創出してく姿を目指しています。

他にも、沖縄出身なので、沖縄に戻ってグループ会社の「沖縄UDS」で働いていたり、今は離れているけどいずれ地元に戻って何かを立ち上げたい、という人もけっこういます。

ーそれは良いですね！フリーアドレスで出張、リモートワークをされているとなると、コロナ以前からオンラインのコミュニケーションにも積極的でいらっしゃったのですか？

丹埜様：そうだと思います。あと、オフィスも原宿に2箇所あり、どちらで働いてもいいしフリーデスクなので、各自がそれぞれの場所で仕事をしている状況には慣れているかもしれませんね。

オンラインのコミュニケーションには慣れている、とはいっても、やはりオンラインでは完結できないところもあります。なのでお互いに協力し合ったり、チャットやグループウェアでお互いの状況をこまめに共有することが大事ですね。

八反様：そうですね、日頃のコミュニケーションや情報共有があってこそのオンラインコミュニケーションですね。

例えば、オフィスでは顔を合わせることが少なくても、設計や運営の現場で会って一緒に仕事をする問ことも多いんですね。そういったリアルの場があるからこそ、オンラインコミュニケーションができているんだと思います。

出張もそうですが、オンラインでもリアルでもどちらでも仕事ができるという状況になってきましたが、それに伴ってリアルでのコミュニケーションの意義やそこでしか体験できないことを考えるタイミングでもあるのかなと思います。

ーでは、次に出張業務についてお教えください。AI Travel導入前はどのように出張手配をされていたのでしょうか。

丹埜様：出張者が個人でチケットを手配し、後日経費精算をしていました。出張の申請承認フローはあったのですが、実際には出張に行くことが直前に決まる場合も多く、出張の大枠が決まった段階で移動手段や宿泊施設を仮押さえをしている場合もありました。

ー急に明日から出張に行かなければならない、という場合には承認を待って予約を取ると遅くなってしまいますよね。具体的にどのあたりを課題と捉えておられたのでしょうか。

丹埜様：出張業務の改善は、総務担当である私と、もうひとり財務経理担当者と一緒に進めたのですが、当時総務と経理の両方向から課題にアプローチしました。

まず、総務担当である私の視点では、一時的とはいえ社員が出張旅費を支払う負担をなくしたいという思いがありました。出張旅費の立替精算は珍しいことではないと思いますが、当社に若い社員が多く、家庭や実生活の負担になってしまうのではという懸念がありました。

また、出張旅費のコストを集計すると、多いときだと月にかなりの金額が動いていたので、出張旅費の最適化をすることによって会社のコスト圧縮にも繋がると考えました。財務経理担当者としても、経費精算にかかる工数を削減して他の業務に充てたいという思いがありました。

つまり、社員の働きやすさや満足度向上という点から、出張旅費の立替経費精算を無くすということを最優先の課題とし、出張コストの最適化や経費精算の工数削減も同時に実現できる方法を模索していました。

ーそれでBTM※を探されていたのですね。

※BTM＝出張管理システム

丹埜様：はい。5〜6社を見比べ、各社と商談やデモの時間を取りました。

ーBTMはどのような点で比較されていたのでしょうか？

丹埜様：わかりやすさ、使いやすさですね。どのシステムも、出張旅費を一括して請求書を発行していただける機能が備わっていたので、課題であった立替経費の解消はできるのですが、画面をみたりデモを使うとどうも分かりづらくて。社員の立場になって、交通手段や宿泊施設を手配することをシミュレーションした時に、つまづかずに使えそうかということを重視していました。

AI Travelは手配の依頼、申請承認、交通手段・宿泊施設の予約状況の管理が全てオンラインで出来、社員にとって使いやすいことが決め手となり、導入を決めました。

ー導入後、社員の方からご意見やお問い合わせはありましたか？

丹埜様：問い合わせはほとんどありませんでしたね。AI Travelだと、手配や使い方についてチャットで担当者の方とやり取りができるので、使い方についての疑問はそこで完結していたようです。

それから、やはり立替経費精算が無くなったことは好評でしたし、交通手段や宿泊施設を手配する手間が大幅に削減されたという声も聞きました。

ーそれは良かったです！AI Travelを新たに導入する際、社員の方にはどう伝えられたのでしょうか。

丹埜様：申請承認フローは元々ありましたので、大きなルールの変更はないということをまず伝えました。それから、個人の立替を無くすことによって負担が減りますよ、とポジティブな面を最初に伝えて、その上でAI Travelの使い方についてアナウンスをしました。

何かを変えて、それが社員に影響する場合には、まずポジティブなことや従業員にとってプラスに成ることから伝えるように心がけています。

ーその方が受け入れやすいですよね！実際の運用ルールで工夫されていることはありますか？

丹埜様：当社の場合、新幹線は手配の対象外にして、宿泊施設と飛行機のみにしています。手数料をどう捉えるかですが、新幹線を使う頻度があまり多くないので、費用対効果を考えて手配の対象外としました。

なので、新幹線もそうですが、他のサイトで安く利用できる施設が合った場合には、各自で手配してもらうような運用にしています。AI Travelを導入したことによって、より安い方を使おうという意識も強くなったと感じていて、各社員のコスト意識がより強くなったように思います。

ー導入・運用にあたって、印象的なエピソードは何かありますか？

丹埜様：当社は経費精算システムでは「楽楽精算」を利用しているのですが、連携方法やそれに関わる資料を図にして送っていただいたりしたことが印象的ですね。資料をほとんどそのまま社員に共有することも出来たことも、管理側の工数削減になりました。何よりも氏家さんの説明がわかりやすかったこと、こまめなフォローをしていただいたことが印象深いです。

また、導入時はAI Travelがスタートダッシュを切ったばかりだったということもあり、開発者の方に来ていただいて当社の要望をお伝えしたり、それに合わせた改修をしていただけたことも嬉しかったです。

ーコロナの影響で国内外の出張も減ったことと思いますが、現状はいかがでしょうか。

丹埜様：そうですね、海外への渡航はほぼ0になり、国内の出張も金額だと半分程度になりました。国内のプロジェクトは進行中ではありますが、従来出張に行っていたことをオンラインのコミュニケーションに切り替えている場面も多いようです。

いままで、「出張が必要である」と思っていたことも、オンラインでやってみたら支障無く出来たという気付きもありました。

ーその状況下でも出張に行く場合、どのようなケースがありますか？

丹埜様：当社はただ箱を作るのではなく、地域に根ざした施設を作っています。なので、どんな土地で何が求められているのか、現地に足を運んで自分の目で地域を見ることはやはり必要だと感じています。

感染拡大状況をウォッチしながら、どうしても現地に行く必要がある際はもちろん感染対策を徹底して、動いています。

ー最後に、丹埜様が所属される経営企画部の総務課で今後目指されていることをお教えください。

丹埜様：当社はコロナ禍はありつつも、プロジェクトも継続中で、かつ開業も続いています。

こんな風に会社が拡大しつつも、新しい環境に対応する必要があるのが今の状況だと思います。だからこそ、コストの見直しや業務効率化を進めていきたいです。

「コストの見直し」というと削減の意味合いが強く、また時には社員の満足度が制限されることになる場合もあると思います。ただ、コストを見直して削減できた分、会社にとっても社員にとってもプラスになるような前向きな取り組みを心がけて参ります！

ーありがとうございました！

・・・・
以上、UDS株式会社様の総務担当　丹埜（たんの）様、広報担当　八反（はったん）様にお話をお伺いしました。

AI Travelも、バックオフィスでの課題解決のために成長してまいります！