経費精算システムの「経費科目」について
こんにちは！AIトラベルの藤本です！
最近、AI travelのお話をさせていただくと経費精算で悩んでる経理担当者様が意外と多くいたので、今日は経費精算システムの話を書きたいと思います。
システム導入のキモはユーザーフレンドリー
経費精算システムに限らず、システム導入で重要になってくるのが、
ユーザーにとって使いやすいかという点です。
いくら高機能のシステムでも使われなければただの箱です。導入したシステムの能力を最大限発揮するためにはできるだけ多くのユーザーに使ってもらわなければだめなのです。
想像してください、50%は無事経費精算システムに移行が完了し、経費精算システム→会計システム→支払とスムーズに流れるのに対し、残りの50%はまだExcelで、紙を出力し押印を求めてくる…。
こんな状況ではとても業務改善したとは言えません。むしろ業務フローが2ラインに分かれて非効率してる可能性まであります。
経費精算システムの経費科目でできる工夫
では経費精算システムでユーザーに使いやすくするためにどんな工夫ができるでしょうか？今回は経費科目に絞ってお話しますが、経費科目だけでもいろいろできます。
まず、ユーザーが辛いのは全然知らない勘定科目を直接選択させられることです。
例えば、通信費。切手代も通信費、ゆうパックも通信費、プロバイダーもwifi料金も通信費、そしてクラウドサービスも通信費。しかもクラウドサービスは課税・不課税分かれる…。
これを経費精算の際にユーザーに選ばせるのはあまりにも不健全です。
曽於で登場するのが経費科目。ユーザーはこの経費科目を選べば、裏で紐づく勘定科目を勝手にデータで繋げてくれるので直感的な選択が可能になります。
上記であれば、結果は同じ通信費でも、以下のように経費科目を区分できます。
・郵送費用（切手・ゆうパックなど）
・インターネット関連費用（wifi・プロバイダー費用など）
・クラウド利用料
クラウド利用料はさらに課税・不課税で分けたいところですけど、かなりサービス依存になってしまうので迷いどころですが、少なくとも通信費を選択させるよりは分かりやすくなります。
似たような話で、会議費・交際費・福利厚生費のくくりなどもあります。
チームビルディングなど混乱する典型例なので、どれが交際費でどれが福利交際費でどれが会議費なのか、ってのも経費科目で分けるといいと思います。
最後に
いかがでしたでしょうか？ちょっとした工夫ひとつでユーザーにかかる負荷をぐんと下げることができます。初期設定は若干面倒ですが、妥協せず、便利になったねと感謝される日まで頑張りましょう！