月次決算早期化をする際に考えること
こんにちは、AIトラベルの藤本です！ただいま年末年始強化週間なので今日も投稿頑張ります！
今回は経理に欠かせない月次決算の早期化について考えてみました。何かの一助になれば幸いです。
誰が何に時間がどれだけかかってるか確認する
どんなことでもまずは実態を把握しなければ始まりません。
どんな手段でもいいので、誰が何をやっていてそれにどれだけ時間がかかっているのか確認するべきです。
それが終わったら、次は決算日の初日をDay1（1日目）として、各々の業務を時系列でプロットしてみましょう。
スプレッドシートでも、ドキュメントツールでも何でもいいと思います。
以下はこんな感じでまとめたらいいんではないかというサンプルと、昔に私が実際に使っていたチェックシートの一部です。
【スプレッドシートのサンプル】
【チェックシート（抜粋）のサンプル】
ボトルネックをあぶりだす
そうしてプロットすると何に時間がかかってるかすぐわかると思います。
いわゆるボトルネックというやつです。
私の経験上、以下がボトルネックとなっているケースがありました。
・売上高計上のエビデンスがそろうのが遅い
・売上高が締まった後のチェックで誤計上や計上漏れが多く出て締まらない
・売上原価まで入れて一息ついたら粗利率が異常値になり、全件チェック
・経費精算が全然締まらない
・請求書が届かない
・給与の締めが遅い
要するに全業務に渡って、改善しなければいけない可能性があるわけですね。しかも簡単に「経費精算が全然締まらない」と簡単に書いてあるけど、要因は様々あるわけです。
例えば、以下のような問題があるケースです。
①紙で回していて期日までに経理に届かない
②Excelで経費申請を入力しているので関数がよく壊れる
③申請者が期日を守らない、承認者がよく承認を忘れる
④申請数が多くてチェック工数に時間がかかっている
⑤経費精算の支払日が週次であるので、毎週経費精算ばかりしている
この場合、①・②であれば、まず経費精算システムをすれば解決する問題ですが、③・④・⑤は解決しません。③はルール徹底のための勉強会や何で出さないのかのヒアリングや承認者のトレーニングから始めるべきですし、④は申請の後払い化をしなければなりませんし、⑤は週次から月次に変えるなどのルール変更が必要になる可能性があります。
要は何が原因かによって対策は変わってきます。
ここのプロットで何が原因で業務が遅延、または理想のフローになっていないかをじっくりあぶり出してください。
優先順位を決める
ボトルネックをあぶりだしたら、次にやることは何から改善するかです。
ここは改善インパクトと改善日数の軸で検討するといいと思います。
当然ながら一つの業務に多大な時間がかかっているものを改善して数時間でできるようになればものすごい業務改善ですが、改善までに2年かかるものであれば、それは中長期的な課題としてプロジェクトチームを組んで解決に当たるべきです。例えば売上高の計上時間短縮みたいなプロジェクトは様々な部署を横断して改善が必要なので、自部署だけで解決しません。そのような課題は経理がいくらやりたいと言ってもなかなか進まない場合があります。とはいってもやらなくてはいけないので、まずは他部署を巻き込みプロジェクトチームを組んで少しずつでも進めましょう。
一方で3時間かかっていたものを1時間でできるようになるという業務があったときにものすごい劇的変化とまではいかないかもしれませんが、空いた時間を他のタスク処理に充てることができ、月次決算の早期化に貢献します。しかもそれが、今まで自前でゼロベースで作っていた元資料が他から手に入れることで改善するのであれば、改善時間はほとんどかからないはずです。こういう代替手段で解決できるものはすぐやりましょう。よくあるのが、他部署や経理部内で同じような資料を作っていて、作業がダブルで発生していることです。これは業務の棚卸をすればすぐ発覚するので今すぐ改善しましょう。
要はすぐやるか、時間をかけてやるかの濃淡を把握するのが大事です。
最後に
月次決算の早期化はどの企業でも課題になっていると思います。何をしていいかわからない場合、まずは先述した通り各自の業務を洗い出しましょう。みんなやってくれない場合は2時間程度時間を取って、経理部全員でホワイトボードに書きなぐっても大丈夫です。
うまくファシリテートできる自信がない！こんなの絵空事だ！と思った方は、とりあえず行動してみてください。何かしらわかることがあるはずです。
でもやっぱり難しい…て方はこっそり藤本までご連絡くださいませ。何かしらお話できることがあると思います！