なめらかな情報共有を実現したい!試行錯誤で進む、社内の仕組みづくり
こんにちは。STORES PX(People eXperience)カルチャーチームのaikoです。STORES PX Advent Calendar 2023 Springの記事として書いてます。
STORES （https://stores.jp/）は、お店のデジタル化をまるっと実現できるサービスで、STORES株式会社がそのサービスの運営会社です。
PXは、STORESの事業を作るメンバーのみんなを社内で支える役割で、社員全員が接する「いつも側にいるチーム」です。近くにいるけど案外知らない側面もある。隣にいるメンバーの考えていることをちょっと覗いてみたい欲を叶えてくれた、春のアドカレ企画、私もとっても楽しんでいます！
私は、PXのカルチャーチームにて、会社の構造的な業務の仕組みを紐解き、理解しながら、社内体験がより良くなるための環境づくりに取り組んでいます。
STORESはリモートワークやWORK LOCALなど、対面で同じ場所にいなくても仕事が進む仕組みが整備されています。隣の席や会議室にいなくても情報がリアルタイムで共有できるためには、なめらかな情報共有の仕組みが欠かせません。この記事では、STORESって社内の情報共有どうやってるの？のリアルをお話したいとおもいます。
情報共有の基本の考え方
STORESでは、ストアオーナーさんが簡単に利用開始でき、安心して使いこなせて、商いに集中していただけるように、複数の事業が連携してサービスを進化したり、ご利用のサポートを深めたりと日々真剣に取り組んでいます。
全社で扱う情報は、社内ではオープンであることを推奨していて、日々進化する各事業に関する情報はもちろん、議事録、検討資料、日報、事業や仕事にかける個人の想いなど、様々なドキュメントが公開されています。
情報が公開され共有できていることで、どんな検討が隣のチームや事業部で行われているかすぐにわかりますし、誰がその記事を書いているか、どんな関心を持った人がいるか、プロジェクトの参加者が誰なのか。知りたいことがあれば誰でも情報を見に行くことができ、自分の仕事に関係があったり、関心がある情報の作成者や関係者を探して、議論の様子を知ったり会話をすることができます。
（※もちろん個人情報や経営に関わる重要事項など非公開であるべきものはしっかりアクセスコントロールしています）
情報共有の中心になっているツールたち
情報共有といっても、個人のドキュメントを個別に公開設定にしましょう、とか、ひとつひとつのファイルを開けばわかりますよ、といったひと手間かける情報共有だと、あまり使い勝手がよくないですよね。
STORESでは、Slack、GoogleDrive、esaが中心になっていて、それぞれに社内全員が見ることができる、がベースになっています。他にも各部門や専門領域で別ツールを使うこともありますが、全社で共通で全員で使うものは、この3つです。
Slackではリアルタイムコミュニケーション、GoogleDriveにはドキュメントやスプレッドシート。
SlackとGoogleDriveは皆さん想像できるかなとおもいますが、esaはご存知でしょうか。すべての部門で作成する情報が、自然とesaというナレッジベースに集まってくるようになっているのが特徴かな、と思います！
esa に作成されるのは個人が作成する記事がベースです。記事が作成や更新されると Slack に一覧が通知される工夫がなされていたり、誰がどこを更新したかもひと目で分かるし、個人のアイコンが設定できたり。とっても便利で、esa 愛を語ると止まらないぐらい個人的に大好きなツールです。鳥のアイコンもかわいくて、esa の使い方だけで相当語れそう！
esa に限らずナレッジツールは他にもありますので、それぞれにいいところがあるとおもいますが、私はシンプルで可愛くて便利な esa を業務で使えるのがほんとに良かったなと思っています。
情報共有の、これまでの課題、これからの課題。
情報を集める場所が決まっていても、それで全てOK！というわけにはいかないのが難しいところです。日々利用していると、いろんな課題が見えてきますので、ひとつずつ解決していく必要があるのですがなかなかハードルは多い。
情報がありすぎて探せない
Slackのチャンネルは毎日増え続け、esaにも数万記事が蓄積しています。Driveはフォルダがたくさんありすぎて全体像を見渡せない。
保存ルール、日付、タイトルや更新情報など、工夫しつつ使っていますが、そもそも大量の情報の中から特定の情報を探す、というのは大変です。
そして記事やスレッドを読んで見ていると、どんどん時間が過ぎますから、取捨選択が大事になります。過去記事とか読んじゃうと、その時のプロジェクトの大変さや思い出に浸ったりして、時間が溶けますよね。
ちなみに、こんなにたくさんの情報があるのに、ためになる記事やスレッドは、すぐに注目度があがってあっという間に人気記事として社内のみんなが知ることになります。みんなどうやって探し出しているのだろう？情報感度が高い人が社内には多いです！
階層が多く・複雑になる
保存ルールの切り口は、階層のルールとして会社全体で大枠を統一していますので、まとまって探すことができます。ただし、組織や事業の進化によって階層のあり方が合わなくなったり、増え過ぎて一覧で見づらくなったり、いくつかの場所にわかれてしまったり。
そして情報はみんなで使っているので、誰かが勝手にあり方を変えるわけにもいきません。例えば、家でも、いつも使うものが入る引き出しの中身を家族が良かれと思って場所を変えてしまったら不便に感じますよね。仕事なら、なおさらです。
組織変更など、変化のタイミングは年に何度もあります。みんなの使い勝手を考えながら、良い形にチューニングしていくのはとても難しいです。
社員数が増えたら？事業が増えたら？
STORESは、将来にわたって多くのオーナーさんの商いを強く長く支えるため、事業全体が成長し、それに伴い会社も成長していくことを目指しています。そうすると、社員数も増加していくでしょうから、さらに多くの社員が多くの情報を使いこなす状態を目指して準備していく必要があります。
事業も増えたり、事業の歴史が積み重なって情報が重層化していくことも必然でしょう。
今の人数だと隣のメンバーに聞いたり、知ってる人を探したり。全体を見渡して予測することができていますが、このままだと、探しにくくて時間がかかったり、正しい最新の情報にたどり着けないこともありそうです。まだ来ていない未来の状態を早めに予想して、ルールを更新していかなくては・・と思っています。
そもそも利用ツールって今のままでいいのかな？
Slack、GoogleDrive、esaを今使っているとご説明しましたが、でもこれらが最善なのかどうかも考える必要があります。今にはフィットしているけれど、将来どうなんだろう。もっと私たちに合ったものがあるのではないか。単純比較もできないし、併用したり新しいものを取り入れたりもしていく必要もあるかな、と最新情報への感度も高まります。
「私はITの専門家ではないし。」「自分はエンジニアじゃないから難しい〜！」では一切済まされない危機感を原動力に、わからない、と自分の限界を設定せず、どんどん知って、試していかなくちゃ！と、みんなで情報感度を高めていくことも課題のひとつです。
課題への挑戦は、道半ば。だけど爆速で進む
ほんとは、こうやって課題を解決しました〜ってこの記事を書ければよかったのですが、今はその道の途中なので、解決方法は未知です！おそらく、会社のフェーズや事業状態によって様々で、完璧な正解がないような気もしています。
専門性を持ち寄って横断チームで進めよう
情報って、全員が情報の当事者であり関係者。みんなで育てていくものですから、情報共有は状態であって、それ自体に責任者がいる性質のものではないです。だからこそ、誰が・どの部署がリーダーシップをとって情報を整理し共有していくかというのは、どの会社でも難しい問題ではないかとおもいます。
現在、私たちは、「社内体験をなめらかにしたい！」を目指し、チーム横断で検討チームを作って解決に向けて動いています。
専門分野が違う（組織開発、コミュニケーション、IT、ガバナンス・・）メンバーが、普段のチームを超えて集まって、それぞれの経験と知見を持ち寄りながら、
情報共有、情報流通をどうしていくといいのか？
会社の構造的な業務の仕組みはどうあるとよりよいのか？
そのために必要な協力者は誰なのか？
わかりやすく、混乱しないというのはどういうことか？
・・・・
あれこれ知恵を絞ったり、新しい技術を試したり、運用を考えたり、アナウンス方法を工夫して、どんどん前に進めています。
このチームで議論をする中で、実は情報整理や共有は一箇所だけキレイにするだけでは足りなくて、業務プロセスの課題を内包していることに気づいたり、効率化の種をみつけてどんどん変化しています。いいと思って進めたけど、案外効果が薄かったね〜という施策も実はあったりもします。でも、小さな変化を積み重ねていこうよ！という文化なので、すぐに次に進みます！
チーム発足時に立てたゴール想定もぐんぐん変わっているし、柔軟な議論ができる。それを認めあえるチームも会社も、楽しくて大好きな環境です。
実はAIに可能性があるのでは、、に気づいた2023春
今年の初め頃にチームが発足したとき、もしかすると、魔法のAIがシュッと全部解決してくれたりしないかなー、と、ちょっと先乗り想定として楽観的に話していたのですが、急激にChatGPTが身近になった、ここ最近。
チームでの議論のなかでも、「もしや・・ChatGPTって、情報共有の仕組みの見直しに使える・・？」と気づいちゃいました。もしかすると、先に語った課題の解決にむけて、今まで考えていた優先順位を変えるべきかも！と、すぐに方向修正。
AIの進展によって、今までの課題設定や解決の発想とはアプローチが全く違う形で仕組みを定義し、考えていく必要がある期待と危機感。幸いにも、みんな新しくて便利なものが大好きなので、一気に進んできています。
すぐにテスト環境を触りながら、
「こう問いかけると良い答え返してくれるね！でも、これは苦手っぽいね」
「もしかすると、ここを工夫したらもっといい？」
「ここは、みんなで理解したい、、ワークショップやっちゃう？」
と、短時間・短期間なのにアイデアが湧き出してきて、もう少しで形になりそうな予感です。春に発想して、夏には次のカタチが実現できてそう。わーい、たのしみ！
ちなみに、ChatGPTに「情報共有ってどうするといいですか〜？」と普通に質問してみたところ、情報共有の従来の枠組みは提案してくれるけど、使う私たちにしか答えはだせないんだなとおもう回答でした。まあそうか・・そうですよね。自分たちでいい方法を編み出して考えないとね！
秘密情報の扱いや、巷では学生さんにはChatGPTを使わないように学校で指針がでたりと、日々新しい技術に社会は混乱しているなあと思っています。でも、個人的にはこの便利すぎるツールは使ったほうが楽しそうなので、もっともっと活用できるように試行錯誤していきたい！
さいごに
STORES は、「Just for Fun」をミッションに、こだわりや情熱、たのしみによって駆動される経済の発展を目指しています。
STORESを通じてオーナーさんの商いがよりよいものになるために、情報ひとつとっても、みんなが使いやすく、効果的で、なめらかな形はどういうものなのだろう？新しい技術や仕組みを取り入れられないか？と、みんなで日々模索しています。
同じような課題に直面していたり、アイデアがあったりする方とお話したいなーともおもっているので、もし興味があったら是非コメントやDM（@afrkw310）くださいね！
STORESがもっと進化していくため、採用も強化していますので、ぜひチェックいただければ嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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