【コンサルタントの仕事術#168】【社内で差がつく】仕事が早い人のピボットテーブル活用法

2024年11月29日 17:21

💡 なぜ今、ピボットテーブルが注目されているのか

「毎月の売上集計に何時間もかかる…」
「データ修正のたびに一から集計し直している…」
「上司から急な分析依頼が来ても時間がかかりすぎる…」

こんな悩みを抱えているビジネスパーソンは少なくありません。しかし、目の前にある「Excel」にこれらの悩みを一気に解決できる"魔法のツール"があるのをご存知でしょうか？

それが、今回ご紹介する「ピボットテーブル」です。

ピボットテーブルは多くのビジネスパーソンに知られているものの、実際に使いこなしている人は少ないです。しかし、実力者たちはこのツールを活用して「仕事が早い」と評価され、周囲と大きな差をつけています。

なぜなら、ピボットテーブルには従来の手作業では到底真似できない、圧倒的なアドバンテージがあるからです。

従来のExcel作業では、SUMIFやVLOOKUPなどの関数、さらにはVBAの知識が必要でした。しかし、ピボットテーブルならマウス操作だけで直感的に集計・分析が可能です。

必要なのは、項目を「ドラッグ＆ドロップ」するだけの簡単な操作です。例えば、売上データを顧客ごとに集計したい場合、顧客名を行に、売上を値にドラッグするだけで結果が表示されます。しかも、結果は即座に表示されるため、作業スピードが圧倒的に向上します。

「この角度で集計し直してほしい」

関数を使ったExcel作業では、この一言で数時間の作業が水の泡になることもありました。しかし、ピボットテーブルなら数秒で修正が完了します。例えば、売上を地域別に集計し直すよう指示された場合でも、ドラッグ操作で項目を変えるだけで即座に対応可能です。

この"圧倒的な即応力"こそが、「仕事が早い」と評価される最大の理由なのです。

毎週・毎月の定期報告で、新しいデータが来るたびに集計をやり直していませんか？

しかし、ピボットテーブルなら、元データの更新があっても「更新」ボタン一つで最新の分析結果が表示されます。これまで何時間もかかっていた作業が、文字通り"一瞬"で完了します。

「便利そうだけど、使い方が分からない…」

そんな方には、まずは小さなデータセットを使って試してみることをお勧めします。例えば、月次売上データを使って、顧客ごとや商品カテゴリごとの集計を試してみましょう。

項目をドラッグ＆ドロップするだけで、思った以上に直感的に操作できることに驚くはずです。そして、少し使っているうちに「こう操作すれば、こんな結果が出せるのか！」という発見の連続になるでしょう。

ピボットテーブルは単純な合計値の算出だけでなく、以下のような高度な分析も可能です：

これらの機能を組み合わせることで、さらなる業務効率化が実現できます。

ピボットテーブルは決して難しいツールではありませんが、その効果は絶大です。

まずは明日から、1時間をピボットテーブルの練習に使ってみてください。少しの学習が、大きな時間の節約につながり、「仕事が早い」と評価される第一歩を踏み出すことができます。

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