【コンサルタントの仕事術#156】会議終了＝資料完成！驚異の「同時進行型」ミーティング術
🎯 なぜ今、「同時進行型」ミーティングが必要なのか
「会議で話したこと、後で資料にまとめて送ってください。」
このフレーズ、よく耳にしませんか？多くのビジネスパーソンがこの作業に追われ、貴重な時間を費やしています。しかし、ビジネスの世界でスピードが重要視される今、この方法はもはや時代遅れと言わざるを得ません。
なぜでしょうか？
時間の無駄: 会議後の資料作成に1時間、確認と修正に半日以上かかることも。
スピードの欠如: 意思決定から行動までのタイムラグが生じる。
労力の重複: 資料作成、確認、修正に関わる全員の時間と労力が無駄に。
これらの問題を一気に解決する方法があります。それが「同時進行型」ミーティング術なのです。
💡 「同時進行型」ミーティングとは何か
「同時進行型」ミーティングとは、会議中にリアルタイムで議論を資料化していく手法です。従来の「会議→メモ→資料作成→確認→修正→共有」というプロセスを、「会議中の資料作成→会議終了時の確認→即時共有」という超効率的なプロセスに変革します。
この方法のメリットは計り知れません：
会議終了と同時に資料が完成
参加者全員でリアルタイムに内容を確認
修正や追記がその場で可能
資料の二次確認が不要
つまり、時間、労力、正確性のすべてにおいて、圧倒的な優位性があるのです。
🛠️ 「同時進行型」ミーティングの実践方法
では、具体的にどうすればこの驚異の手法を実践できるのでしょうか？ポイントは3つです。
1. 👂 議論を的確に理解する力
何について話しているのか
何を主張しているのか
どのような論理なのか
これら3点を常に意識しながら議論を聞き、不明点があればその場で質問して明確にします。
2. 🧠 理解した内容を構造化する力
議論の要約：「要はこういうことですね」と簡潔にまとめる
要約した内容同士の関係を結ぶ：因果関係、包含関係、対立関係などを見極める
これにより、複雑な議論も整理された形で資料に反映できます。
3. ⌨️ 構造化した内容を瞬時に資料に反映させるパソコン操作力
ショートカットキーの習得
適切なフォーマットの選択（プロセスフロー図、マトリクス、表など）
議論を聞きながら同時並行で資料作成
これらのスキルを磨くことで、会議の進行に遅れることなく資料を完成させることができます。
🚀 「同時進行型」ミーティングがもたらす驚異の効果
この手法を導入することで、あなたとあなたのチームに何が起こるでしょうか？
時間の大幅削減: 会議後の資料作成時間がゼロに。
意思決定の迅速化: 会議終了後すぐに行動に移れる。
生産性の向上: 余った時間で他の重要タスクに注力できる。
情報の正確性向上: リアルタイムでの確認により、認識の齟齬を防止。
プレゼンス向上: この高度なスキルで、周囲からの評価が格段にアップ。
🏆 まとめ：明日から始める、新しい会議スタイル
「同時進行型」ミーティング術は、一朝一夕でマスターできるものではありません。しかし、この記事で紹介した3つのポイントを意識し、実践を重ねることで、必ず身につけることができます。
明日の会議から、少しずつでも良いので試してみてください。最初は完璧でなくても構いません。重要なのは、この新しいアプローチに挑戦する勇気です。
時間は有限です。この手法を習得することで、あなたの仕事人生はより充実したものになるはずです。さあ、明日から「会議終了＝資料完成」を実現し、驚異的な生産性向上を体験しましょう！
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