[開発事例] GPT4oを活用したメール効率化システム
こんにちは！新潟県長岡市のベンチャー企業 株式会社スタイルアーツ AI Business Design Division の金澤です！
今日は、弊社で開発したAI活用開発事例、メール要約・返信案生成システムをご紹介します！
概要
課題
クライアントや関係先とのやり取りで欠かせないのが、メールのやり取り。しかし、メールのやり取りには多くの課題が伴います。
一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、1日平均51.1通のメールを受信しており、全て読むのに69分かかっています。また1日平均13.63通のメールを送信しており、全て作成するのに81分かかっており、メール処理には1日合計2時間30分を費やしています。
また、受信メールが多すぎて返信すべきメールを見逃してしまうということも珍しくありません。
今回はこれらの、
・メールを見逃してしまうことがある
・メール送信に多くの時間がかかる
という問題を解決する製品をご紹介します。
製品紹介
弊社で開発したメール要約・返信案生成システムは、受信したメールの予約や返信の必要性、返信案を社内チャットツールに送信するシステムです。本システムにより、ユーザーは全てのメールを効率的に確認すること、送信メールの文章作成を効率化することが可能になります。
実際の製品
では、実際に製品が稼働している様子をお見せしようと思います。
上記画像の様なメールを受信したとします。
（本記事ではGoogle Workspaceを使用していますが、他ツールにも対応可能です。）
すると、、、！
社内チャットにメールの要約・返信案が送信されます！
（本記事ではマターモストを使用していますが、他チャットツールにも対応可能です。）
あとは、出力された返信案をコピーして、メールソフトの返信欄に貼り付け、少し修正、送信すれば完了です！
期待される効果
一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、1日平均51.1通のメールを受信しており、全て読むのに69分かかっています。また1日平均13.63通のメールを送信しており、全て作成するのに81分かかっており、メール処理には1日合計2時間30分を費やしています。
本システムの導入により、1通メールを送信する時間が平均3分に短縮、1通あたり内容を確認する時間が平均30秒に短縮することが見込まれ、合計で1日あたり約1時間20分の時間削減効果が期待できます。
最後に
弊社では企業・学校・官公庁さまへの製品導入・コンサルティングに対応しています。
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