ChatGPTによる仕事時短術20選！【残業ゼロを目指す】
仕事が終わらない、毎日残業続き、やるべきことが多すぎてどこから手をつけたらいいかわからない――。こんな悩み、あなたも抱えていませんか？
「もっと効率よく仕事を片付けたい！」と思っても、現実はなかなかうまくいかないもの。ですが、ChatGPTを活用すれば、一瞬で仕事を時短できる方法がたくさんあるんです。
実際に私もChatGPTを取り入れたことで、タスク管理、資料作成、メール返信などの業務が劇的にスピードアップしました。結果として、いまでは残業ほぼゼロで定時で帰る日々です。
そこで今回は、私が実際に試して効果を実感したChatGPTの時短術を20個紹介します。これらの方法を使えば、仕事に追われる日々から解放され、定時で帰れるようになるはずです！
このブログでは、ChatGPTを活用して
✅ 面倒なメールや資料作成を一瞬で終わらせる
✅ 会議の準備を時短し、効率的に進める
✅ タスク管理やスケジュール調整をサポートしてもらう
✅ データ整理やアイデア出しをスムーズにする
といった具体的なテクニックを、分かりやすく解説していきます。
「仕事の時短をしたい」「残業を減らしたい」「効率よくタスクをこなしたい」と考えている方はぜひ最後までご覧ください！
それでは早速、ChatGPTを使った時短術を見ていきましょう！
よく使う業務5選
仕事でよく使う業務の中でも、ChatGPTが特に活躍するのが「文章作成」「データ処理」「業務の自動化」といった領域です。面倒な作業をサクッと片付けるだけでなく、手間を減らしつつ精度を向上させることも可能です。ここでは、私自身が実践し、特に効果を感じた業務を5つ紹介します。
①メール返信文の自動作成
メール対応に時間を取られていませんか？特に、同じような内容の返信を毎回考えるのは手間ですよね。ChatGPTを使えば、シチュエーションに応じたメール返信文を一瞬で作成できます。
例えば、クライアントへのお礼メール、問い合わせ対応、会議のリスケジュール依頼など、ChatGPTに「〇〇のメールを作って」と指示するだけでOK。あとは少し修正するだけで送信できるので、メール対応の時間が劇的に短縮されます。
営業メール: 「〇〇の商品に関する問い合わせに対する丁寧な返信を作って」
クレーム対応: 「お客様からのクレームに対する謝罪と対応策を含めたメールを作成」
採用関連: 「内定通知メールのフォーマットを作成」
1日に何通もメールを書く人にとっては、1回あたりの作業時間を数分単位で削減できるため、累積すると大きな時短効果が得られます。
毎日必ずと言っていいほど実施する作業なので、最優先でAI活用で時短することをおすすめします。
詳しい解説や専用GPTsは下記をご覧ください！
②文章構成（記事・レポート・ブログなど）
「何を書けばいいのかまとまらない…」と悩むことはありませんか？ChatGPTなら、レポートやブログ記事、社内報などの文章構成をサクッと考えてくれるので、ゼロから考える手間が激減します。
例えば、ブログ記事を書くときに、「〇〇についてのブログ記事の構成を考えて」と指示すると、見出しや大まかな流れを提案してくれます。また、レポートの骨組みを作成することで、執筆の時間を短縮できます。
社内レポート: 「2023年の売上分析レポートの構成を考えて」
ブログ記事: 「『テレワークの生産性を上げる方法』についてのブログ構成を提案して」
プレゼン資料: 「新商品発表会のスライド構成を考えて」
文章のアウトラインが決まるだけで、執筆スピードがグッと上がります。特に、構成を考えるのに時間がかかる人にとっては、大幅な時短効果が期待できます。
文章のテイストや語尾を指定することで、出力したい文章の書き方を決めることが大切です。
③議事録作成（会議の要点を整理）
会議の議事録作成は意外と手間がかかる作業です。しかし、ChatGPTを活用すれば、会議の要点を整理し、わかりやすくまとめることができます。
例えば、会議後に「本日の会議のポイントを簡潔にまとめて」と指示すると、決定事項や今後のアクションプランを整理してくれます。会話の文字起こしをそのまま貼り付けて「この会話を議事録用に要約して」と頼むのもアリです。
定例会議: 「売上会議の議事録を作成」
ブレインストーミング: 「アイデア出し会議のポイントを要約して」
クライアントミーティング: 「商談内容を簡潔にまとめて次回のアクションを整理」
会議が終わった直後に要点をまとめることで、議事録作成の手間が大幅に軽減されます。
箇条書きでメモしておいた内容を入力するだけで、要点をまとめた文章を作成してくれるので大助かりです。
④エクセルやスプレッドシートの関数を作成
エクセルやGoogleスプレッドシートを使う仕事が多いなら、ChatGPTは最高のアシスタントになります。関数の使い方を調べる時間を短縮できるだけでなく、「〇〇をしたい」と指示するだけで、ぴったりの関数を提案してくれるからです。
例えば、「売上データの平均を求める関数を教えて」と聞けば =AVERAGE(A1:A10) のように適切な数式を教えてくれますし、「特定の文字列を含むセルを数えたい」と言えば =COUNTIF(A:A, "*〇〇*") などの関数を提示してくれます。
売上分析: 「前年と今年の売上差を求める関数を教えて」
リスト作成: 「顧客リストの中で、特定の条件に合うデータだけを抽出する方法」
作業自動化: 「〇〇の条件を満たした場合にセルの色を変える条件付き書式を設定」
関数の使い方を調べる時間を節約できるだけでなく、「これでいいのかな？」と試行錯誤する手間も省けます。
もうGoogle検索で関数を毎回調べて入力するのはやめて、すべてChatGPTに聞きましょう！
⑤GASのプログラム作成（メール内容をスプレッドシートへ転記など）
Google Apps Script（GAS）を使うと、スプレッドシートやGmailの業務を自動化できますが、プログラムを書くのが苦手な人にはハードルが高いですよね。そんなときもChatGPTが大活躍します。
「スプレッドシートにGmailの受信メールを自動で転記するスクリプトを作って」と頼むだけで、GASのコードを生成してくれます。自分でプログラムをイチから書く必要がなくなるため、業務の自動化が一気に進みます。
メール整理: 「Gmailの特定のラベルのメールをスプレッドシートに自動転記するGASを作って」
タスク管理: 「スプレッドシートのデータを元に、自動でリマインドメールを送るGASを作成」
データ集計: 「複数のスプレッドシートのデータを統合するGASを教えて」
簡単なGASなら、そのままコピペして使うだけ。手動で行っていた作業を自動化できるので、作業時間が大幅に短縮できます。
GASはあらゆる業務を自動化することが出来る最強ツールなので、今度別の機会でまとめてご紹介します。
企画・管理業務の効率化5選
企画や管理業務は、仕事の進行をスムーズにするために欠かせないものですが、その分、膨大な時間を取られがちです。企画書の作成やプロジェクト計画、タスク管理など、頭を使う作業が多く、「もっと効率よくできたらいいのに…」と感じたことがある人も多いのではないでしょうか？
ChatGPTを活用すれば、こうした業務の手間をグッと減らし、短時間で高品質なアウトプットを作成できます。ここでは、特に時短効果の高い5つの業務について紹介します。
⑥企画書作成
新しい企画を考えるとき、アイデアは浮かんでいるのに、いざ企画書を書こうとすると時間がかかる…そんな経験はありませんか？ChatGPTを使えば、企画の骨組みを短時間で作成できるので、ゼロから考える手間が省けます。
例えば、「〇〇をテーマにした企画書のフォーマットを作成して」と指示すると、以下のような基本構成を提案してくれます。
企画の目的（なぜこの企画を進めるのか）
ターゲット（誰に向けた企画なのか）
課題と解決策（どんな課題を解決するのか）
具体的な施策（どのように実行するのか）
期待される成果（実施後の効果）
また、「新規事業のアイデアを3つ提案して」などと指示すれば、企画のネタ出しもサポートしてくれるので、考える時間を大幅に短縮できます。
事前に検討している企画内容を入力することで、更にブラッシュアップした内容を考えてくれます！
⑦プロジェクト概要作成（目的・目標・KGI・KPI・計画など）
プロジェクトを成功させるためには、目的や目標を明確にし、数値指標を設定することが重要です。しかし、適切なKGI（重要目標達成指標）やKPI（重要業績評価指標）を決めるのは意外と難しく、手間がかかります。
ChatGPTなら、「〇〇プロジェクトのKGIとKPIを考えて」と頼むだけで、適切な目標を提案してくれます。例えば、
KGI: 1年以内に〇〇の市場シェアを20%増加
KPI: 3カ月以内に新規顧客を100人獲得
また、「このプロジェクトを成功させるためのロードマップを作成して」と入力すれば、段階ごとの計画を整理してくれるので、プロジェクトの進行がスムーズになるのもポイントです。
⑧スケジュール作成
仕事を効率よく進めるためには、適切なスケジュール管理が欠かせません。しかし、予定を立てるのに時間を取られたり、どの順番で進めればいいか悩んだりすることも多いですよね。
ChatGPTを活用すれば、「1ヶ月で〇〇を達成するためのスケジュールを作って」と指示するだけで、最適な計画を作成してくれます。例えば、
第1週: 〇〇のリサーチ・データ収集
第2週: コンセプト策定・チームミーティング
第3週: 試作・テスト実施
第4週: フィードバック・最終調整
また、「この5つのタスクを効率的に進める順番を考えて」と頼めば、作業の優先度を考慮した最適な進行プランを提案してくれるため、スケジュール調整の手間が減り、実作業に集中できる時間が増えます。
⑨業務フローの整理（業務改善のためのマニュアル作成）
「この仕事、もっと効率化できないかな？」と感じることはありませんか？ChatGPTを使えば、業務フローを整理し、無駄な作業を減らすことができます。
例えば、「〇〇の業務フローを整理したい」と指示すると、以下のように手順を分かりやすくまとめてくれます。
現在の業務プロセスを確認（どの作業にどれくらい時間がかかっているか）
ボトルネックを特定（作業が滞っている部分を把握）
改善策を考える（ChatGPTに効率化のアイデアをもらう）
業務マニュアルを作成（新しい手順を明文化）
また、「〇〇業務の簡単なマニュアルを作成して」と頼めば、新しいメンバー向けの業務マニュアルを短時間で作れるので、新人教育の負担を減らす効果も期待できます。
「業務マニュアルは必要だけど作る時間がない」という人は多いと思いますので、そういう業務こそAIに全て任せて一気に作ってしまいましょう！
⑩タスクの優先順位付けサポート（重要度・緊急度に基づいて整理）
「今日は何から手をつければいいのか分からない…」という状況に陥ることはありませんか？タスクが多すぎると、どれを優先すべきか判断するのが難しくなります。
ChatGPTを使えば、「このタスクを重要度と緊急度で整理して」と頼むだけで、アイゼンハワー・マトリクス（重要度×緊急度で分類するフレームワーク）を活用して、適切な優先順位を提案してくれます。
例えば、
重要 & 緊急: すぐに対応するべき仕事（締め切り間近の業務など）
重要 & 非緊急: 計画的に進めるべき仕事（スキルアップのための学習など）
緊急 & 非重要: 可能なら他の人に任せる仕事（突発的な会議など）
非緊急 & 非重要: やらなくてもいい仕事（無駄な会議や雑務など）
このように整理することで、本当に重要な業務に集中できるようになります。
本来であればこれを分類するだけでも時間がかかりますが、AIで自動的に振り分けてもらうことで、実際の作業に時間を費やすことが出来ます！
マーケティング・営業支援3選
マーケティングや営業の仕事は、創造力を求められる場面が多く、ゼロから考えるのに時間がかかることがよくあります。しかし、ChatGPTを活用すれば、アイデア出しや文章作成を短時間で行うことができるため、作業スピードが格段に向上します。
「いいネーミングが思いつかない…」「SNSの投稿内容に悩む…」「新しいマーケティング施策を考える時間がない…」といった悩みを持つ人にとって、ChatGPTは頼れるアシスタントになります。ここでは、特に時短効果が高い3つの業務について紹介します。
⑪商品名アイデア出し
新しい商品やサービスを開発したときに、最初に悩むのが「名前」です。魅力的なネーミングを考えようとしても、なかなか良い案が思い浮かばず、何時間も悩んでしまうことがあります。
ChatGPTを活用すれば、「〇〇（商品の特徴）を活かしたネーミング案を考えて」と指示するだけで、短時間で複数のアイデアを出してくれるため、ネーミング作業がスムーズになります。
食品ブランドのネーミング: 「オーガニック食品ブランド向けのネーミングを考えて」
アパレルブランドのネーミング: 「シンプルで洗練されたメンズファッションブランドの名前を考えて」
アプリ名のネーミング: 「習慣を管理するライフスタイルアプリの名前を考えて」
ターゲットやコンセプトに応じて、「和風の名前を考えて」や「短くて印象に残る名前を提案して」といった指示を出すことで、より洗練された名前を短時間で考えられるのがポイントです。
また、気に入ったネーミングをベースにして更にアイデアを出してもらうことを繰り返すことで、理想のネーミングを決めることができます。
⑫SNS投稿文の作成（プロモーションや採用広報など）
SNS運用では、定期的な投稿を考え続けるのが大変です。特に、企業のプロモーションや採用広報の投稿では、ターゲットに刺さる文章を考えるのに時間がかかることが多いです。
ChatGPTを活用すれば、「新商品のPR投稿を作って」や「〇〇のイベント告知文を考えて」と入力するだけで、ターゲットに合わせた文章を自動で作成してくれます。
商品キャンペーンの告知: 夏のスキンケアキャンペーンのSNS投稿を作成
採用広報: 会社の採用イベントを告知するSNS投稿を考案
期間限定セール: アパレルブランドのクリアランスセールの投稿を作成
SNS投稿では、ターゲットに響くトーンが重要なので、「フォーマルに」「カジュアルに」「ユーモアを交えて」など、投稿の雰囲気を指定するとより適切な文章を作成できます。
また、過去の投稿内容を学習させることで、話し方のテイストや内容を一致させ、同じ人が考えて投稿したような文章にすることができます。
⑬マーケティング施策のアイデア出し（キャンペーン・広告戦略など）
新しいマーケティング施策を考えるのに時間がかかっていませんか？キャンペーンの内容や広告戦略をゼロから考えるのは大変ですが、ChatGPTを活用すれば、短時間で多くのアイデアを出すことが可能です。
「〇〇向けのマーケティング施策を考えて」と入力するだけで、ターゲットに合ったプロモーション方法や販促施策を提案してくれます。
ECサイトのプロモーション施策: オンラインストアの売上を伸ばすマーケティング施策を立案
飲食店の集客施策: 新規顧客を増やすための飲食店向けマーケティング施策を考案
新商品のプロモーション: 新しく発売するコスメのマーケティング戦略を策定
このように、ChatGPTを使えば、ブレインストーミング感覚でマーケティング施策を考えることができ、効率的に企画を進められるのがメリットです。
ポイントとして、目的や目標、達成すべき期間を入力することで、目標を達成するために必要なマーケティング施策に絞って作成してくれます。
文書作成・データ処理4選
契約書の作成、業務マニュアルの整理、データ分析など、文書作成やデータ処理の業務は、どれも時間がかかる作業です。特に、膨大な情報を扱う業務では、整理や要約に手間がかかり、1つの文書に何時間も費やしてしまうことがあります。
ChatGPTを活用すれば、こうした作業を短時間で済ませることが可能です。要点をまとめる、FAQを自動作成する、データの特徴を簡単に把握するなど、文書作成・データ処理の負担を大幅に減らせます。
⑭契約書や業務マニュアルの要約（ポイントを簡潔に整理）
契約書や業務マニュアルは、ボリュームが多く、細かい条項が並んでいるため、内容を把握するのに時間がかかります。しかし、ChatGPTを活用すれば、要点を簡潔にまとめることができるため、時間をかけずに必要な情報を把握できます。
契約書の要点整理: 長い契約書の主要な条項を抜き出し、簡潔にまとめる
業務マニュアルの簡略化: 重要な手順やルールをピックアップし、新人向けに分かりやすく整理
規約やポリシーの要約: 企業の利用規約や社内ルールを簡潔に整理し、共有用の資料を作成
ChatGPTに「この契約書の要点をまとめて」と依頼するだけで、最も重要なポイントが整理された要約を作成できるため、確認作業の時間を大幅に削減できます。
注意点として、契約書や業務マニュアルは機密情報のため、学習に活用しない設定にするかチームプランを利用するかの対策が必要です。
⑮FAQの自動作成（問い合わせ対応の効率化）
顧客対応や社内の問い合わせ対応では、同じような質問が何度も寄せられることがよくあります。その都度回答を考えるのは時間がかかるため、FAQ（よくある質問）を事前に用意しておくことで、対応の負担を軽減できます。
ChatGPTを活用すれば、「〇〇に関するFAQを作成して」と指示するだけで、よくある質問とその回答を自動で作成できます。
カスタマーサポート用のFAQ: 商品の返品・交換に関する質問をまとめたFAQを作成
社内ヘルプデスクのFAQ: 経費精算や社内システムの使い方についての質問を整理
採用に関するFAQ: 応募者からのよくある質問（選考プロセス、必要書類、勤務条件など）を整理
FAQをあらかじめ用意しておけば、問い合わせ対応の時間を短縮できるだけでなく、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じクオリティの対応ができるようになります。
更に、チャットボットと組み合わせることで、お客様からがHP内で直接質問し、AIが自動的に回答する仕組みを導入することも可能です。
⑯データ分析の補助（データの特徴を出す）
データを扱う業務では、数値の分析やレポート作成に時間がかかることが多いです。しかし、ChatGPTを活用すれば、データの特徴を簡単に整理し、報告書作成の負担を軽減できます。
「このデータの特徴を教えて」と指示するだけで、数値の傾向やパターンを分析し、簡潔なレポートを作成することができます。
売上データの分析: 月ごとの売上推移をまとめ、売上が増加した要因を簡単に整理
顧客データの分析: 顧客層の特徴を抽出し、マーケティング施策の方向性を検討
アクセス解析の補助: Webサイトの訪問データを基に、訪問者の行動パターンを整理
ExcelやGoogleスプレッドシートのデータをChatGPTに入力し、「このデータの傾向を分析して」や「売上の増減要因をまとめて」と依頼すれば、短時間でシンプルなレポートを作成できます。
数字を眺めているだけでは見えてこない、数字の傾向や特徴を知ることができるので、改善の一手を見つけるために非常に役立ちます。
事務作業の効率化4選
事務作業は、仕事の中でも特にルーチンワークが多く、時間を取られがちです。日報や稟議書の作成、アンケートの設計、顧客対応など、1つ1つの作業は小さいものの、積み重なると膨大な時間がかかります。
ChatGPTを活用すれば、こうした事務作業を素早く片付けることができるため、他の重要な業務に集中する時間を増やすことが可能です。ここでは、特に時短効果の高い4つの業務について紹介します。
⑰日報作成
日報を書くのが面倒だと感じたことはありませんか？毎日の業務報告を作成するのに時間を取られ、業務の振り返りどころではない…という人も多いはずです。
ChatGPTを活用すれば、「〇〇の業務内容をまとめた日報を作成して」と指示するだけで、簡潔で分かりやすい日報を瞬時に作成できます。
営業職向け: 商談内容や進捗を整理し、上司への報告を自動化
プロジェクトチーム向け: 担当タスクの進捗状況を整理し、次のアクションを明確化
リモートワーク向け: その日の成果を簡潔にまとめ、チームと共有
「〇〇について簡潔な日報を作成して」と依頼するだけで、書き方に悩むことなく、短時間で作成できるのがメリットです。
実施した内容を箇条書きにして入力するだけで日報形式の文章に作り変えてくれるので、文章で悩む時間が一気に短縮されます。
⑱アンケート作成（質問設計）
アンケートを作るとき、どんな質問を設定すればよいのか迷うことはありませんか？設問を考えるだけで時間がかかり、適切な質問構成にするのが意外と難しいものです。
ChatGPTを活用すれば、「〇〇についてのアンケートを作成して」と指示するだけで、適切な設問を自動で生成してくれます。
顧客満足度調査: サービス利用者向けのアンケートを自動作成
社内意識調査: 社員のモチベーションや働き方に関するアンケートを作成
イベント参加者向け: セミナーやワークショップ後のフィードバック調査を準備
ChatGPTに「〇〇に関するアンケートを5問作って」と依頼すれば、適切な質問を短時間でリストアップできるため、アンケート作成の手間を大幅に削減できます。
また、「Googleフォームに貼り付ける形式で出力して」と指示すると、出力文をGoogleフォームに貼り付けるだけでWEBアンケートが完成します。
⑲稟議書作成
稟議書は、会社の決裁を得るために欠かせない文書ですが、フォーマットに沿って作成するのが面倒だったり、適切な表現を考えるのに時間がかかることがあります。
ChatGPTを活用すれば、「〇〇の内容で稟議書を作成して」と入力するだけで、フォーマットに沿った文書を自動作成できます。
備品購入の稟議: 必要な物品の購入申請をスムーズに作成
業務改善提案: 新しいシステム導入や業務フローの変更を稟議書として提出
出張や研修の申請: 予算や目的を明確にした申請書を短時間で作成
「〇〇の目的で稟議書を作りたい」と依頼すれば、正式なフォーマットに沿った文書を短時間で完成させることができるのが便利です。
会社で決まったフォーマットがある場合は事前にデータを学習させることにより、会社規定のフォーマットに合わせた文章を作成することができます。
⑳顧客対応テンプレートの作成（問い合わせメール・チャット対応）
顧客対応では、メールやチャットの返信を作成するのに時間がかかることが多く、同じような内容の返信を何度も考えるのは非効率です。
ChatGPTを活用すれば、「〇〇の問い合わせに対する返信テンプレートを作成して」と依頼するだけで、わかりやすく丁寧な対応文を自動作成できます。
クレーム対応: トラブル対応の際に、適切な謝罪と解決策を含めた返信を作成
商品の問い合わせ対応: よくある質問に対する統一フォーマットの返信文を作成
納期や注文状況の確認: 顧客からの注文や配送に関する問い合わせ対応を自動化
テンプレートを用意しておけば、メールの作成時間を大幅に短縮でき、顧客対応のクオリティを統一できるため、業務の効率が大幅に向上します。
お客様の対応に合わせたテンプレートを事前に作成しておくことで、お客様に状況にあった返信文章を自動的に作成することができます。
ChatGPTを活用して仕事の効率を最大化しよう！
今回は私が実際の業務で活用しているChatGPT時短術20選をご紹介しました。20選の中から、自分が特に時間がかかっている業務を選んで、まずは試してみてください。一気に全部やる必要はないので、簡単に取り入れられそうなものから始めるのがおすすめです。
ChatGPTをうまく使えば、面倒なルーチン作業を減らして、本当にやるべき仕事に集中できるようになります。メール対応や資料作成、タスク管理がサクッと終わるだけで、仕事のスピードが上がって、残業も減るはず。
時短すればするほど、余裕が生まれて、仕事の質も上がります。まずは気になる業務からChatGPTを試して、賢く効率よく働ける環境を作っていきましょう！