インサイドセールス効率化完全ガイド｜ツール、プロセス、AI活用で成果を最大化
毎度おおきに、中川です🌹
インサイドセールスチームのみなさん、いつもお勤めご苦労さまです。
このnoteは、【インサイドセールスを事業のブレインにする】をビジョンとしており、私がインサイドセールス×AIで、インサイドセールスの生産性を向上させ、事業部の過去最高売上を更新した超具体的な方法をお伝えしていきます。
最近インサイドセールスの生産性向上に関してよくご相談いただきます。私もインサイドセールスチームに所属しておりますが、日々の業務は非常に多岐にわたり、チームや個人単位で高い確率でカオスな状況になってしまうと感じます。(その結果、ただ単にテレアポをするだけのテレアポモンスターができてしまったり、、)
一方、さまざまな企業のインサイドセールスチームを見てきましたが、成功しているインサイドセールスチームには、ある共通点があります！それは、「どうすれば売上を最大化できるのか」「今のボトルネックになるポイントはどこなのか」を思考の時間を確保していることです。要するにPDCAサイクルが回っているインサイドセールスは継続的に成果を上げられます。
こうした環境を整備するためには、生産性の向上が不可欠です。
本記事では、インサイドセールスチームが直面する課題を深掘りし、商談数や売上を最大化するための5つの具体的な現場で使える取り組みを紹介します！
この記事を読み進める中で、あなたのインサイドセールスチームが効率化と成果向上を両立し、「どうすれば売上を伸ばせるか」を考える時間を確保できる環境づくりを目指すヒントを得ていただけると嬉しいです！！
1. メッセージ作成の効率化
課題：時間がかかりすぎるメッセージ作成
インサイドセールスの日々の業務では、企業へのメールやSNS DMなど、顧客へのメッセージ作成に多くの時間が割かれます。しかし、ほとんどの場合、送る内容には共通点が多く、一から文章を作成する必要はありません。
解決策：テンプレートやツールの活用
メッセージテンプレートを作成
よく使うフレーズや状況に応じたテンプレートを事前に準備することで、メッセージ作成の時間を大幅に短縮できます。例えば、「SNS送付用文章」「担当者への事例共有メール」「日程調整後、お礼メール」のテンプレートなどです。
2. 自動入力でミスを防ぐ
チームとしてよく使用するテンプレートには、HubSpotやSalesforceなどのSFAツールのテンプレート機能を活用し、チーム全体で管理。個人としてよく使用するテンプレートにはGoogleスプレッドシートを使用し、個人として管理することがおすすめです！(関数は、下記のプロンプトで作成できます。ChatGPTにGoogleスプレッドシートの関数を一緒に作成して！と伝えれば5分で作れます。例えば、[サービス名]の部分に、A1セルの値を入れる関数にしてなどの指示すれば自動で関数を作ってくれます。)
さらに高品質化・効率化するためのポイント
テンプレートを増やしすぎず、定期的に削除していくことが重要です！テンプレートが増えすぎるとテンプレートを探す時間に生産性を奪われてしまいます。個人の能力に依存しますが、15個以上テンプレートがある場合は見直しが必要な印象です。
2. 情報収集の効率化
課題：社内・社外の情報収集に時間を要する。
インサイドセールスでは、適切な提案やコミュニケーションを行うために、提案先企業や顧客の情報収集が重要ですが、これに大きな時間が割かれることが非常に多いです。
例えば、以下のような場面です。
社内情報：自社が過去にどのようなコミュニケーションをしたか探すのに手間がかかる。
外部情報：提案先企業の課題や業界の動向を調査する際に、複数の情報源を行き来する必要がある。
こうした手間を減らし、必要な情報を素早く正確に取得することが、効率化の鍵となります。
解決策：情報収集の仕組み化
1. 社内情報の効率的な収集
過去のアプローチ履歴の整理:
CRMツール（例: Salesforce、HubSpot）を活用し、顧客との接触履歴を一元管理。
チームで共有可能なフォーマットを使い、誰でも簡単に情報を引き出せるようにする。
ChatGPTを活用:
社内資料やデータをChatGPTに要約させる。
例:以下のプロンプトを使用していました。
また出力される文章が読みにくいと意味がないので、150文字の制限をかけています。
2. 社外(企業の)情報の効率的な収集
ここもChatGPTが大活躍します。
情報収集はもちろん、情報収集の本来の目的である、仮説の構築まで、かなりのスピードで終わらせてくれます。
具体的なプロンプトなどの詳細は下記の記事をご覧ください。
詳細を見る
3. アポ率を向上させる
課題：アプローチ数を増やしてもアポ率が低いままでは成果は出ない。
商談数を増やすにはアクション数を増やすだけでは不十分です。アポ率（アプローチが商談に繋がる割合）を上げる取り組みを並行して進めることが必要です。基本的にアクション数とアポ率はシーソーのような関係にあり、アクション数を上げれば、アポ率が下がる傾向にあります。重要なことは、アクション数とアポ率を掛け合わせた際の最大値を大きくしていくことです。
そのため、アクション数にだけ着目しても、生産性向上はもとより、成果を上がられないインサイドセールスチームができてしまいます。
アポ率を向上させるには、以下のような課題に取り組む必要があります：
効果的なアクションが何かを把握できていない。
顧客ニーズやタイミングを捉えたアプローチができていない。
アプローチ内容が画一的で、顧客に響いていない。
解決策：アクションを分析・最適化する
1. アクションの5W1H分析を行う
成功したアクションを徹底的に分析し、再現性の高いパターンを見つけます。
分析項目:5W1Hでの分析がシンプルかつ汎用性が最も高いです。
When（いつ）:どのタイミングでのアプローチが最も効果的か。
Who（誰に）: 誰へのアプローチ(マーケティング部なのか営業部なのかなど)が効果的か。
Why（なぜ）:なぜ顧客はサービスの導入を検討したのか。
What（何を）: 何を提案すれば、顧客が自社にとって価値があると感じるか。
How（どのように）: どのようにアプローチすれば、顧客は反応するか。例えば、電話なのか、メールなのか、SNSなのかなど。
2. 仮説を立ててA/Bテストを実施
仮説の例:
「SNS DMにサービスURLを追加すれば、使えば返信率が上がるのでは？」
「メール件名に具体的な数字を含めると開封率が上がるのでは？」
3. A/Bテストの手順:
アプローチ方法や内容を複数用意。
データを基に、どの手法が最も効果的かを比較。
成果が高い手法を標準化し、全体に展開。
実践例：アポ率向上の成功事例
1. 時間帯の最適化
課題:架電した際の担当者不在である可能性が高い。
解決策: 午前中に集中してアプローチを実施。
成果: アポ率が1%から2~3.5%に向上。
2. メッセージ内容の調整
課題: メールや問い合わせを送信するも、企業から返信をいただけない。
解決策: メッセージに顧客固有の課題や具体的な提案を盛り込む。
例: 「御社の〇〇という課題に対し、過去の実績を活用した解決策をご提案します。」
成果: パーソナライズを加えたアプローチで返信率が5倍に。
3. SNS DMの活用
課題: 電話やメールでは役員や部長以上の決裁権を持った方と商談することができない。
解決策: FacebookやLinkedInを活用したSNSでのDMを実施。
成果:決裁権を持った方との商談率を10%以上向上。
さらにアポ率を向上させるためのポイント
データドリブンの改善を続ける
週に1回程度データを見直し、「自社にとってどのアプローチが最も効果的か」を確認する。
例: 返信率、アポ率、商談化率、またアクション数、アポ数、商談数などの指標を活用。
アポ率を向上させる取り組みは、継続的な分析と改善が鍵です。これらの方法を実践することで、インサイドセールスの効果を飛躍的に高め、商談数や売上の向上につなげることができます。
4. ミスの削減
課題：些細なミスが生産性を大きく下げる。
インサイドセールスは業務量が多くなりがちであり、さまざまなミスが多発しがちです。(例えば、リストの管理ミスから小さなタスク漏れなど)これらのミスは、顧客からの信頼を損ない、商談機会の喪失やクレームに繋がる可能性があることはもちろん、その処理に時間を要してしまい、結果的にインサイドセールスの生産性を大きく落としてしまいます。
解決策：ミスを防ぐ仕組みづくり
1. チーム全体で「ミスの原因」を分析する
以下によくある例を記載。
リストの更新漏れ
メッセージ内容のダブルチェック不足
フォローアップ管理の曖昧さ
2. ツールとプロセスでミスが発生しにくい仕組みを作る
仕組みでヒューマンエラーを減らす:
例えばツール。CRMツールやGoogleスプレッドシートを活用し、リスト管理やメッセージ作成の自動化する。チェック体制を整える:
自動アラート機能でタスクの抜け漏れを防ぐ。
3. ミスの記録と振り返りを習慣化する
ミスを記録し、再発防止策を講じる:
発生したミスをチームで共有し、改善策を話し合う場を設ける。継続的な仕組み改善:
チーム内で「もっとミスを減らす方法」を定期的に話し合う。
注意点：おかしなルールや仕組みを増やしすぎない
大前提、ミスがない世界が理想であり、それを目指すことは素晴らしいのですが、人間が業務に取り組んでいる以上、ミスを完全になくすことはできません。
ミスの許容範囲や本質を考えず、都度ミスに対するルールを増やしていくことで、結局、思考せず挑戦しないインサイドセールスチームになっていきます。
ミスがない世界を目指しつつ、許容範囲を決めて運用していくことが重要です。
5. 作業スキルの向上
課題：基本的なパソコンのスキル不足が生産性を低下させる
インサイドセールスの業務では、パソコンを使った作業が大半を占めます。
しかし、タイピングやショートカットキーの使用などの基本的なスキルが不足していると、単純な作業に多くの時間がかかり、生産性を下げます。
タイピングの遅い: メール作成やリスト更新の時間が増大。
ショートカットキーの未活用: ツールやスプレッドシート操作に時間がかかる。
こうしたスキルを向上させることで、1日あたりのアクション数や作業の質を大幅に改善できます。
解決策：スキル向上の取り組み
1. タイピングスキルを強化
メールやチャット対応、データ入力がインサイドセールスの基本作業であるため、タイピングスピードの向上は即効性のある改善策です。
具体的な取り組み:
タイピング練習ツールを活用:
私はイータイピングという無料ツールを使い、毎日10分間練習していました。
タイピングは早ければ早いほどいいのですが、イータイピングでA以上のスコアを獲得できれば問題はありません。
2. ショートカットキーの習得
作業スピードが向上し、時間の節約だけでなく、手作業によるミスも減少します。
インサイドセールスがまずは覚えるべきショートカットキーをまとめました！
タイピング同様、ショートカットキーを覚えることでかなり効率的に業務に取り組めます。
数が多いな、、と感じられた方もいらっしゃるかもしれませんが、まずは上から一度でいいので使ってみて欲しいです！圧倒的に違いを感じられると思います。
私の具体例：スキル向上で得られた成果
毎日10分程度イータイピングに取り組むことで、イータイピングで1-2か月後には、DランクからSランクまで成長しました。※決して手先は器用ではないので、誰でも練習すればSランク程度は獲得できますので、ご安心を。
さらにスキルを向上させるためのポイント
常にパソコンスキルを向上させることを考える。
業務に取り組む中で、「こんなショートカットキーあったらいいな」「ここをもっと効率化できないか」などを考え、定期的にパソコンスキルを向上させていくことが非常に重要です。チームで共有学習を行う
個人で学ぶだけでなく、チーム全員でパソコンスキルと具体的な使用方法を共有することで、新しい情報を獲得しやすくなり、またチーム全体の生産性向上にもつながります。
パソコンスキルの向上は、インサイドセールスの効率化と成果向上に直結します。ぜひお試しください！
最後に：インサイドセールスに感謝を込めて
インサイドセールスはどこまでいっても断られる確率の方が大きい厳しい業種です。しかし、効率化や改善の取り組みを通じて、ひとりひとりが考え、成長できる環境を作ることができます。メンバーでもマネージャーでも「どうすればチームの売上に貢献できるのか考えること」を忘れずに、「一緒に働いてくれてありがとう」という感謝の気持ちを持ち続けて、チーム全員でより良い未来を作り上げていきましょう！
具体的な質問や相談は、以下からお気軽にDMください🌹