サッカーチームの参加入金管理を作った話
こんにちは。ちょっと今回は別のジャンルの話なのですが、最近サッカーをしていて入金管理が大変そうだったので、何か手伝える事はないかと思って無課金アプリで運用する方法を考えてみました。
もし、このアプリを私のチームでも使ってみたい！という方いましたら、ご連絡下さい～！背景
まずアプリ導入前の運用方法を見てみます。
運用は至ってシンプルに以下の絵の通りです
①Web上のスケジュール管理ツール（伝助）で参加表明
②普通にピッチを借りてサッカーする
③参加者が各自お金をPayPayみたいなやつ（実際はPayNow）を行って振り込む
④最後に管理者が全員にプールしている部費の収支をLINEグループに報告
＃参加費は一律で、余った分を部費としてプールして、飲み会とか備品を買うのに使っています
一見するとシンプルでわかりやすいのですが、運用側は色々なめんどくさい事が起きていました。
・参加表明していない人がたまに参加している（把握できない）
・振込を忘れる人がいるし、そもそも誰が参加して誰が振り込んだかの確認がめんどくさい（伝助の名前が適当）
・部費の計算がめんどくさい
で、毎週これをやっていました。
入金アプリ作ってみようか
今使ってるものはできるだけ今のままで、会社の経費精算みたいにレシートのスクショ送って支払いの一覧にまとめられるものがあったら、楽になるかなーと思ってとりあえずなんか構想してみました。
制約事項
無料で運営したいんですよ！
こんなの便利に作ろうと思えばクラウドにサーバー立ててWebアプリでいくらでも便利なものを作れるんですが、サーバー立てる予算はありません。
ジジイばっかりなんですよ！
操作は極力シンプルにしたいです。難しい事もう覚えられないです。
そんな制約事項を踏まえて至った結論が…
LINE対話型入金アプリ
でした。イメージ的に以下の感じで作りました。
フロントインターフェースをLINEにする事でジジイにも使える。さらにサーバーをGoogle App Script （GAS）で作ることでサーバーを無料で公開できるという最高にエコかつ、わかりやすい作りになっています。
作ったアプリの紹介
Shoot Sunday公式ちゃんねる
勝手に公式ちゃんねると非公式に作りました。
各メンバーが入金のスクリーンショット（以下SS）をアップロードをする。管理者が、収支のレポートを受け取るためだけの窓口です。
LINEの無料API枠という制約があるので、基本リプライメッセージのみ利用し、月２００件までのプッシュメッセージ枠を最小に抑えています。
支払いは、振込完了後、振込のスクショをこのチャンネルに張り付けるだけ！
管理者は頃合いを見て集計するとレポートがまとまって出てくるので、振込を確認した後、文言をコピーしてグループLINEで全体報告します。
Activity Report
１回の活動につき１レポートが作成されます。毎週の活動として、誰が参加して、部費はいくらになったのか？支払い終わったのか？が簡単にわかります。
各メンバーの支払い状況はSSがアップロードされるとリンクが表示されるので、誰が支払っていないか？明確です。また、伝助の名前とLINEの名前が違ってて誰が誰だかわからない問題も両方の名前を出したので解決しました。
伝助
いつも使っている伝助です。この運用は変わらず。
注意点として、伝助の名前が重複していると重複しているユーザーは入金できません。
重複した名前で登録した場合、伝助を新しい名前で更新し、再度@@register@@【新しい名前】と名前を登録しなおす必要があります。
また、基本的に集計するデータはここの１行目のデータを集計します。
日々の運用で毎週集計したいデータが一番上にくるように準備しておく必要があります。
イメージ図
ユーザーの作業
初回登録
伝助とLINEの名前の紐づけを行います。これを行わないと誰がダレなのかわからないので必須の作業です。
①とりあえずチャンネルに入る
②伝助に自分の名前を記入する。この際、伝助上ですでに使われている名前を使わないで下さい！(もう登録してある人はスキップして次に行ってね☆)
③ちゃんねる上で「登録」と入力する
④伝助上の自分の名前を@@register@@という文字に続いて入力
注意点
伝助の登録名称は重複ないように登録して下さい。
また、このLINE上での登録をミスった場合は再度同じ登録を行うことで、何回でも上書き可能です。
サッカーの予約方法
伝助の出席に記入します。出席（〇）にし忘れると、スクリーンショットアップロード時にエラーとなります。（修正方法は後述）
支払い方法
サッカー参加後、PayNowで支払い（現金は不可です）、SSを公式チャンネルにアップロードします。
伝助更新し忘れてた時の処理
サッカーにドタ参して伝助の事とかすっかり忘れてお金払っていざスクショをアップしようとして、伝助更新し忘れてた事に気が付く日があなたにもいつか訪れます。
でもご安心。リカバリー可能です。
まず、当日の伝助のデータを参加（〇）に更新します
その後、「伝助更新」と打ち込みます
すると、最新の伝助のデータを元に参加人数、余剰金、参加者などが再計算され、レポートに反映します。
あとは、スクリーンショットをアップロードし、レポート上でステータスが支払い済みになっていることを確認して完了です。
携帯を変えたとき
なんもしなくて良いです。
友達に公式チャンネルを紹介したい時
紹介と入力するとリンクとQRが表示されます。リンクを送ってあげたり、QRを友達の端末で読み込ませて「友達追加」し、初回登録を行ってください。
管理側の作業
伝助の整備
毎週、集計を終えた後、伝助の一番上の行に次回の予定が来るように今回の予定を削除します。
これは、アプリが伝助のテーブルの一番上の行を集計するためです。
集計が終わる前に削除してしまうと、〇をつけ忘れてた人が後でスクショのアップロードができなくなります。
PayNowスクリーンショットの確認
GoogleDrive上に一覧が出るのを確認するのも良し。
Activity Report上から確認するのも良し。
個人的にはサムネイルが見れるDrive上が良いと思います。
また、Drive上のファイルは伝助が新しくなったタイミングでArchiveへ移動します。
リマインダー機能
リマインドのお知らせのひな型を受信できます。
今まで何人？ってだけだったのが、これからは誰が参加するのも見れるのでより興奮度が上がります。
ちなみにリマインド時点で１０人を切っている場合はメッセージが変わります。
部費の出納帳
部費の残高の変遷が確認できます。飲み会等で持ち出しが発生した場合は手動でここを修正することで次回の整合性をもって計算が行われます。
手動計算時には、次回予定のデータが入っている場合があるので、その場合はそのデータは消してしまって問題ないです。（次回集計時に再追加されます）
「伝助更新」がメンバーによって行われた時
参加者が増えた/減ったので、参加メンバーと部費の収支が変わっています。
この通知のみ、PayNow口座管理者へ通知が飛びます。
（幹事全員には飛ばず、PayNow口座の人にのみ、飛びます）
何入れたら何の情報が取れるか忘れた時
「管理」と入力すると幹事メンバーに関しては情報を得る事ができます。
幹事メンバーの登録
設定＞DensukeMappingタブ上の「幹事フラグ」という列に「幹事」と入力すると、幹事になれます。スプレッドシートの編集はシュートアカウント（shoot.sunday.sg@gmail.com）からのみ可能で、PayNow管理者が基本管理しています。（私も開発用にログインできる状態）
幹事の特権は「管理」コマンドでURLを取得できるだけです。
各メンバーとの通信履歴
これ結構大事なのですが、各メンバーが「入金したんだけどなぜか更新されない！」などのトラブル対応のため、各メンバーが送ったメッセージが見れるようになっています。
これを見ると、９５％以上の何かが原因で動かない問題を解決することができます。こちらはLINE公式チャンネルの管理者権限を持っている人のみアクセス可能です。（要LINEビジネスID）
あと、ここでメッセージ送ると、もしかすると２００通の枠にカウントされる気がするので、メッセージのやり取りはここでやらないでください。
あとは大体以下の絵を見れば解決します
