ヒマなので会議について考えてみた

外国人からすると「日本人の会議は『会して議せず』『議して決せず』だ」と言っているというのを聞いたことがあります。

これを言った外国人の方に、どの会議を見てそう思ったのか聞いてみたいです。

ひとえに会議と言っても様々なやり方があるのではないかと思います。

組織によっても違うし、仮に同じ社内であったとしても集まる人によって会議の信仰は異なると思います。

でも一つ言えるのは、会議を進行する人、すなわち議長によって会議の質が変わるということです。

上手く意見を出せるようにしたり、意見を集約したり、やるべきことを決めたり、、、

こういったことを議長がしっかり取りまとめできるか否かで
「会して議せず・・・」の会議になるか
「素晴らしい！」と言われる会議になるのかが変わります。

しかし、この議長という役割、簡単にはいかない。
上手くなるにはある程度場数を踏まないといけない。

議長がうまい人は、小学校の時の学級会・ホームルームなどで
多くの経験を積んでいることが多い。

だからといって社会人になってからでも
議長としての腕を磨くことはできる。

議長というとちょっと固くて融通が利かない印象になってしまうので
ファシリテーターということにしましょう。

上手なファシリテーターになるため、
すなわちファシリテーションがうまくなるためにはどうすればよいか。

それは、参加者の時から自分がファシリテーターだったら
この会議をどういう風に進めるかを考えながら参加するということです。

もっというと、会議に参加しながら出た意見を
要約してまとめていくというのが良いです。

発言のすべてを書くのではなく、要点のみを書き出す。

場合によっては、図やイラストを使いながら
後から見直した時に出た意見と結論がわかるように
自分なりの議事録を取るということです。

最近は、「グラフィックファシリテーション」という
絵を描きながら会議を進行するという手法もあります。

文字だけだと一次元の議事録ですが
グラフィカルにすることで二次元の議事録となり
会議が膨らんでいきます。

これをまずは会議に参加しながら
自分のノートなどで練習していくのです。

そうすることによってファシリテーションの技術は
おのずと向上します。

そうすれば、自分がファシリテーターになったときに
自分で絵を描きながら話を整理し、
得体結果を得ることもできるようになります。

・自分がファシリテータになった気持ちで会議に参加する

・議論をノートに要約する

・要約は記号やイラストを使ってグラフィカルにする

・自分がファシリテーターになって絵を描きながら会議を進める

これをやればあなたは、一目おかれ
「できる人」と思われること間違いありません。

この方法で議論がまとまらないはずがないからです。

明日から試してみてください。