ZOOM ブレークアウトルーム運営のアレ・コレ

ちょっと前に、約300人規模のセミナーの配信業務の依頼が来ました。

依頼内容はこんな感じです。

◎参加者　約300人

◎セミナーの後に、この300人を50のブレークアウトルームで分けて、意見交換会を行いたい

ZOOMのサポートで有名な日商エレクトロニクスさんのサポートページに細かい設定方法の記載があり、こちらで流れを確認しました。

しかし、ここで気になる内容が・・・

この表を見ると、300人の参加者を50ルームに振り分けができないという事でしょうか？何度読んでも理解ができません。さらに、300人という数のテストもできません。

一応、クライアントには上記の記事を共有し、状況を説明しました。

知人にも相談してみると、最近、300名規模で50のブレークアウトルームができた事を確認できたので、とりあえず、本番を迎えることになりました。

用意していた対策としては、まずは上記の表を無視し、50で振り分けを行ってみる。ダメな場合、表の内容だと、300人規模で、30しか部屋が作れないはずなので、その場合は、30の部屋で対応する。という単純な対策です。

実際にやって行ってみると、300人以上の参加者がいるタイミングで、ブレイアウトルームの設定を進めましたが、問題なく50の部屋を設定できました。上記の表が意味する部分は何なんでしょうか？誰か知っていたら教えてください・・・。

ブレークアウトルームを運営する際のポイントをmemoしておきます。

◎ブレークアウトルームの設定は会議中、いつでも可能

会議中いつでも準備は可能です。部屋の割り振りまでも可能で、【すべてのセッションを開始】ボタンを押さない限り、実行されません。しかし！ここで、誤ってこのボタンを押すと大変な事になりますので、細心の注意が必要です。＊実際に私のお客さんが誤って実行してしまい、大変な事になった事がありました。。。(°▽°)

ちなみに、ルームを振り分け後に、遅れてきた参加者が来ても、後から割り当てる事も可能です。

◎振り分けは自動がおすすめ

【割り当て済みの全参加者を自動でブレークアウトルームに移動】のチェックを有効にすると、参加者の許可を必要とせずに、強制的にブレークアウトルームに移動が始まります。過去にこの項目にチェックをつけずに、参加者に【参加】ボタンを押してもらう運営をしたところ、かなりの方が、メインルームに取り残されるというエラー？が起きました。参加者の状態としては２パターンでした、そもそも【参加】ボタンがでない、【参加】ボタンを押しても切り替わらない。こうなってしまうと、どうしようもできず、取り残された参加者にはメインルームを使って意見交換をしていただきました。

◎ブレークアウトルームを自分で退出した人はホストが管理できない

こないだのセミナーでは、関係者がいくつかのブレークアウトルームを回って、意見交換を盛り上げるようなやり方をしました。ブレークアウトルーム中の参加者の移動はホスト側で管理する事ができますが、ブレークアウトルームから出てしまった参加者はホストが管理する事ができなかったので、自ら部屋を選んで入ってもらう対応をしました。これは発見でした。

◎ブレークアウトルームに参加できない人がいる

上記のサポートページにも記載がありますが、使っている環境で参加できない場合もあるようですが、この環境はレアなものだと思いますので、他の理由でブレークアウトルームに参加できない方が毎回発生します。理由はわかりません。今回も7名ほどの参加者が振り分けできなかったので、メインルームにて意見交換をしていただきました。これはサポートに問い合わせても、参加者側の環境がわからないので、明確な答えがもらえない状況です。なので、これは必ず起こる事象として準備しておく事をお勧めします。

◎ブレークアウトルームの収録はあきらめる

これは共同ホスト、または収録を許可された参加者が各部屋の管理者となり、最初から最後まで同じ部屋にて収録をする事ができれば可能です。ただ50ルームの部屋を用意すると、50人の関係者が必要となります。参加者にあらかじめお願いしておく事もできるかもしれませんが、ほとんどの場合、忘れてしまうでしょう。。。

◎参加者がいなくなる・・・

よくある事として、退出自由のセミナーだと、登壇者のプレゼンだけが目的の人も多いので、ブレークアウトルームが始まるタイミングで参加者が急激に減ることがおこります。しかも、ブレークアウトルームをスタートした後に、参加者が減ると部屋割りのバランスが崩れ、交流会が成立しません。こうなってしまったら、とにかく落ち着き、各部屋にメッセージを送り、最初からやり直す事をおすすめいたします。

まとめ

ZOOMの運営では、トラブルはつきものです。さらに大規模のブレークアウトルームでは事前のテストをする事も難しいので、スムーズな運営には当日の対応が鍵を握ります。私のおすすめとしては、プレゼンの後にブレークアウトルームを行う場合、15分くらいの少し長い休憩を挟む事がポイントです。15分あれば、ある程度の事は対応できると思いますし、急に参加者が減る事にも対応可能です。まずは落ち着いて、余裕をもった運用ができれば、スムーズな進行ができると思います。

とりあえず、今日はここまで。