【デジタル化】世の中の便利なデジタル技術を利用して社内業務を効率化する

現在、わが社でもデジタル化による業務効率化が求められてはいるが実際にはなかなか進んでいないのが現状です。

食品加工会社で「システム開発・運用」の業務をしており、今ある技術に加え今後新たに導入する技術で社内の業務改善を進めていくため、取り組むべき課題と対応方法はこちらとなります。

＜その１＞デジタル技術の今を知る

【課題】ＡＩ・ＲＰＡ・デジタルサイネージなど聞いたことはあるが実際どのようなことができるのか、またそれを実現するためにどのような技術が使用されているのか全くの勉強不足であった。

【改善・実装案】メーカーから製品の説明を聞いたり、ネットで調べたり、グループ会社に出向き現場や担当の方にご教示頂き、現在導入準備に入っている

＜その２＞紙の印刷物を減らす

【課題】とにかく会社中紙だらけで管理が大変、紙代がもったいない、保管場所が必要となるなど良いことは思い浮かばない。特に勤怠管理・申請関連はほとんどが紙である。年末調整がある12月は本当に大変。

【改善・実装案】勤怠管理・申請関連のシステムは世の中にあるものを導入する。これだけでほとんどの紙はなくなる。業務でパソコンを使用していない方にはLINEbotで勤怠予定や実績などを通知する。

＜その３＞入力作業を減らす

【課題】基幹システムへの登録はCSVアップロードで減らすことはできてきているが現場作業の面では改善の余地はまだまだ存在する。在庫の棚卸は実物の在庫を目で確認し紙に一旦メモし、それをEXCELに入力している。

【改善・実装案】スマートフォンでは画面が少し小さいのでタブレットで登録あるいはバーコードを読み込み登録する。重量で管理する在庫は保管時に重量を計測しておき、バーコードの付いたラベルを貼り付けておく。

＜その４＞定例業務を自動化する

【課題】月や週に１度メールで送信している社内の売上や出荷実績は実績を基幹システムからダウンロード→ピポットテーブルで実績を編集→所定のEXCELに貼り付け→メールで送信といったように一連の作業を人の手で実施しており非常に手間となっている。

【改善・実装案】Pythonでシステム化し全行程を自動化する。RPAソフトで無人運用する。

＜その５＞情報共有をスムーズにする

【課題】特に業務でパソコンを使用していない従業人に対し注意事項、イベントなどの重要情報が貼り紙や口頭だけとなっており、情報共有ができていない。

【改善・実装案】デジタルサイネージを使用し大きなモニタから様々な情報を発信して情報を共有する。誰もが目に付く場所に設置する。急を要する重要な情報についてはLINEbotで通知する

＜その６＞在宅勤務環境構築

【課題】会社のツールで使用できるのはメールやTEAMSぐらいで、ドキュメントの共有ができていない。

【改善・実装案】Google Workspaceといったオンラインアプリケーションを導入する。ただし仕事と休日の境目がなくなるため、休日に業務を行っていないかなど、従業員の勤務状況に問題がないかモニタリングする必要がある。

以上となります。ありがとうございました。