J-MOTTOからGoogleカレンダーにスケジュールを移行した話

まずはJ-mottoについてお話したいと思います。
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているグループウェアです。
特徴としては圧倒的に費用が安い。
20ユーザーまでは月額3300円(税込み)という安さです。
一人あたり月額165円
しかも、中身はネオジャパン社「desknet's neoクラウド」です。
desknet's neoは１ユーザーあたり月額440円なのでJ-mottoの方がお得じゃないか！と思いますが、仕様面で違いがあります。
簡単に説明するとJ-mottoはdesknet'sの第３世代前のバージョンを利用しており、その他にも操作ログ機能が無かったりログイン方法が独自だったりします。
このグループウェアを古の時代より利用しており、スケジュール機能以外にもワークフローや文書管理、利用者名簿、人事通達などに利用しています。

クラウド型グループウェアならJ-MOTTO

何故、スケジュール移行を実施したのか

導入したSaaSが増え、Googleカレンダーとの連携機能があるものが増えましたが、J-mottoスケジュールでは連携が出来ないのが最大の理由です。

特に利用頻度が高いZoomMTGをセットする場合は下記のような手順が必要でした。

J-mottoスケジュールで空き状況を確認する→予定を押さえる→ZoomのURLを発行する→J-mottoスケジュールにZoomURLを貼る

この運用はスマートでは無いです。
Googleカレンダーであればスケジュールをセットする際にZoomURLも発行出来ますし、逆にZoomからGoogleカレンダーのスケジュールを押さえる事も可能です。また、採用担当が外部との日程調整作業に負荷がかかっているので日程調整ツールの導入も検討したい思いもありました。

既存の予定をどうするか？

スケジュール移行する上でのハードルは既存の予定をどうするか？だと思います。以前、他社情シス担当者の方とお話した際に「desknet's neoからGoogleカレンダーにスケジュール移行したが大変だった。やるものじゃない」と聞いていたので私の中では「絶対に予定は移行しない」と心に誓っていました。既存スケジュールをCSVでエクスポートしインポート用にデータ加工をすると思うと震えました。とは言え何もしないのも可哀想だなと思い、そこである１つのアイディアを思いつきました。

desknet's Sync（Googleカレンダー双方向連携）

有料オプションですが、J-MOTTOスケジュールとGoogleカレンダーの双方向連携（同期）が出来る機能がありました。
１ユーザーあたり月額200円ですが、利用開始日から翌月末までの２ヶ月間が無料で利用出来ます。
早速、検証を兼ねて2ユーザー程オプションを申し込み同期を実施してみました。
検証した結果、全ての期間が同期出来る訳では無く

• 同期される期間は、同期日時の前月分と未来半年後まで

• 例えば同期した日が 2021年10月１日だった場合は、2021年9月1日～2022年4月1日

また、1on1や複数人が参加しているJ-mottoスケジュールは個人単位で同期します。例えばAさんの予定にBさんもスケジュールが入ってる場合、それぞれのGoogleカレンダーに連携されます。ただし、あくまでAさん個人の予定としてAさんへ、Bさん個人の予定としてBさんへ、という流れになります。

個々で同じスケジュールが入っているので予定の時間に来ない等は発生はしませんが、Googleカレンダー上では自分だけの予定になるので、参加者情報に他の参加を把握する必要がある場合は手動で追加が必要になります。

とは言え既存の予定が移行出来たので利用する事にしました。

【有償オプション】desknet's Sync for smartphones｜クラウド型グループウェア J-MOTTO

エラーとの戦い

全員ではありませんでしたが、エラーがいくつか発生しました。

Googleカレンダーで定期の予定を作成するとj-motto側の終了時間がずれる（＋9時間される）

Googleカレンダー側で終了日を設定しないとJ-mottoスケジュール側の予定がずれます。J-motto上では無期限の定期的な予定の登録は仕様上出来ない為、双方の仕様の違いにより生まれる不具合でした。対処方法としてはGoogleカレンダー側で定期的な予定を登録される際は、カスタムの繰り返し設定にて終了日を設定する必要があります。

スケジュール同期が出来ない

１番厄介だったのが、スケジュール同期が出来ないエラーでした。
「CalDAV Server Error 'Exception: Forbidden'」と表示され同期を実行すると途中で動きが止まりました。
Googleカレンダー側のアクセス権を確認したり色々と思いつく限りの事は実施しましたが改善されず。最後までサポート側でも原因・解決方法が分かりませんでした。
ただ、試行錯誤の結果、対処方法を見つける事が出来ました。
エラーが発生しているアカウント以外に別アカウントを用意し、desknet's Syncと別アカウントで一度、スケジュールを同期を確認した上で再度、desknet's Syncとエラーが出ていたアカウントを同期するとエラーが解消されました。未だに原因が不明です。

全社展開

展開自体はそこまで大変な作業ではありませんでした。
desknet's Syncの設定方法とGoogleカレンダーの利用方法マニュアルをアシスタントの方に丸投げしました。
（本業で情シスやられている方で大変心強人です。）
desknet's Syncについては無償期間の2ヶ月でスケジュール移行出来ましたが、１円も払わないのは流石に気が引けるので１ヶ月間だけ有償契約しました。

Googleカレンダーその後

移行期間は１ヶ月半として、その間はJ-mottoスケジュールとGoogleカレンダーとの並行運用期間にしました。
今、思えばもっと短くても良かったと思いましたが、エラー問題対応などがあったので少しゆとりがあるスケジューリングで丁度良かったかもしれません。
スケジュールをGoogleカレンダーに移行した後は概ね好評。
従業員の１人が「21世紀に入った気がする」と言っていました。
結論、移行して良かったと言うお話でした。