経費精算撲滅運動をしてたら6年が経った①
はじめに
こんにちは。藤本と申します。とあるベンチャーで何でも屋として仕事しております。
今回は「2000字未満縛り！ゆる会計アドベント Advent Calendar 2024」の12/21分の記事を書かせていただきます。
猛者ぞろいなので、まともな会計ど真ん中の記事は表や別の方にお任せするとして、私は趣味ど真ん中の経費精算について書いていきます。
経費精算って？
経費精算といえば従業員の皆さんが立て替えた経費の精算を行う業務なんですが、業務自体は大変シンプルです。
【申請側】
立替経費を領収書やレシートとともに明細を作成する
経理担当者に提出する
【経理側】
明細の確認（金額、費用負担部署、レシート等の有無、稟議の確認、規程との確認）
仕訳計上
支払処理
簡単ですよね。
しかし、意外と落とし穴もあるんです。
仕訳自体は単純
量がとにかく多い
簡単がゆえに仕訳を間違えると上司に怒られる
情報が足りないので自分で補完しないといけない
何の費用かわからない
稟議が出ているかわからない
日当計算が間違えている
申請内容は大体間違えている。
申請が経理まで届かない（昔は紙でした）
承認印がない（昔は紙でした）
申請者も月初で忙しいのに経費精算をしなければならないので、いら立っている
言った言わない、出した出してない、ありなしで申請者と経理がバトルになりがち
上記のような特徴から経理のエントリー業務とみなされ、ジュニアの担当業務であることが多い。
単純な割にめんどくさい、そしてなんも面白くない業務、これが経費精算です。経理＝単純作業で面白くないってイメージは経費精算を処理している経理の印象が強すぎるからじゃないか、と思うくらいです。
経費精算が嫌いすぎる経理担当と経費精算格闘の歴史
経費精算が嫌いなジュニア時代
私もジュニア時代はご多分に漏れず、経費精算担当でした。ジュニアと言いつつ、結局シニアの30歳くらいまで経費精算やってましたが、とにかくこの業務がめちゃくちゃ嫌いでした。
一番いやだったのが申請者が出してきた紙データを会計システムに2度打ちする作業がたまらなく嫌でした。
なんでこんな無駄な作業をしなきゃいけないんだくそが…といつもぼやいていてはミスをして上司や申請者にぶちぎれられていたり、お前らそもそも申請めちゃくちゃじゃねーかと喧嘩したりする毎日でした。
経費精算システムとの出会い
申請もアナログだから入力ミスに気付かないし、間違いを直しつつ加工して会計システムに入れるというフローでミスをなくすのが無理ゲー過ぎるだろってずっと思っていたので、経費精算システムなるものを知った時は心が躍りました。
とにかく機会をうかがって、自分の業務に組み込みたい…そう思いつつ夢がかなったのは2015年です。
経費精算がとにかく低付加価値業務なので、こいつをなくしてもっと予算作成とかレポートに時間使わせろやと、上司と社長に猛烈にプレゼンしてようやく楽楽精算の導入に成功しました。これで申請者もミスが減り、経理も楽になる…と本当に夢心地だったのを覚えております。
経費精算の申請明細がデジタル化し、エビデンスも添付できるので経理チェックは格段に楽になりました。
経費精算システムでは満足できなくなり撲滅活動へ
経費精算システム導入から一気に経費精算は楽になりましたが、経費精算システム導入だけでは間に合わなくなる事態が起きました。
当時いた会社は全く経理業務が確立されておらず、経費精算やってる場合ではないのですが、出張が多い業界だったのでチェックに時間がかかる…。
これを何とかするために、経費精算の撲滅に着手しようと決意しました。
立替経費の洗い出し
経費精算の撲滅は単純に言えば、従業員立替がなくなればいいのです。
そこで何が立替されているのかをリスト化しました。やっぱり大きく占めるのは出張領域でしたね。
代替手段の検討
立替をなくす方法はいくつかあります。
ここで最優先すべき代替手段は「法人サービス利用による後払い化」です。
ほかの手段として、仮払（前渡し）やコーポレートカード導入がありますが、仮払は管理が大変であり、コーポレートカードは明細情報が弱いので領収書などのエビデンスが結局必要になり、結局経費精算と労力が大して変わらないので、どこで使うかを考えながら運用する必要があります。インボイス制度が始まってからは特に注意が必要な領域ですね。
そして今
ああ文字数縛りが憎い…。
そして今自分の経費精算撲滅活動を成功させ、そこで出会ったAI Travelのサービスを起点にした経費精算撲滅を各企業に布教させるべく現職にいます。
現状の経費精算のトレンドまで書きたかったのですが、今回はここまで。
私が実現したい未来などは年末にnoteをもう一本書こうと思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました！