【第一章】基幹システムとACCESSの連携－その①社員マスタをもっと便利に
基幹システム・Access・Excel・kintone・Power BI ぜんぶつないでDX化！までの道のり
とあるちっちゃい会社の総務部に入社してから
会社の業務改善に取り組み
お得なツールを便利につなげてDX化
七転八倒 四苦八苦の珍道中の記録です
会社のIT環境を総ざらえ
総務の仕事をしながら
ちっちゃい会社の総務の仕事
「おーい 玄関の電球がきれてるぞぉ～」
「給湯器が壊れてるんだけどぉ」
から
「お～い なんだこれ～」みたいな
わけのわからないものも すべて総務部に集中してきます
そのうち
「こいつが書いた 始末書 いい感じに書き直してくれないか」
「お客さんからの会社状況調査書 作って提出しといて」
「今期の営業の成績は前期と比べてどうなんだ？」
だんだんとレベルアップしてきます
お客さんからの会社状況報告書や今期の営業の成績って
こんなのどうやって調べればいいの
どこかに誰かがこっそりと持ってるのかな
販売実績っていったいどうすればとれるの
会社の情報管理 じっくりながめてみました
基幹システムとACCESS の連携
会社には販売管理の基幹システムが導入されていました
な～んや あるやないの
そのシステムを利用すればいいんやない (^_-)-☆
この資格を持っている人は何人いる？ー社員マスタから
社員がどんな資格をもっているかという情報がいります
そして該当する資格をもっている人を抽出し
カウントすれば答えがでそうです 楽勝！
基幹システムの機能にマスタ類がいくつかあります
当然 社員マスタも
ところが 販売管理を主としているため
社員マスタの情報は最小限でした
社員コード 名前 部署 生年月日 など基本情報のみ
社員の資格を登録する場所など 余計な情報はありません
みんなの持っている資格の情報って
どこにあるんだ～ぁ
そこで 基幹システムと ACCESS の連携です
なら いっそのこと ACCESS でつくってしまおう
この場合 注意することは
いちから ACCESS で社員マスタをつくると
すでに基幹システムで登録した基本的な情報まで
もう一回入力するのか ということです
二重登録は効率が悪く
利用者の手間を増やすことになります
せっかくの ACCESS システム
お～ぉ 便利になったわ～
と言ってもらわないと 意味がありません
基幹システムのなかの社員マスタを利用し
補足分をACCESS でつくるのです
最小の手間で 最大の効果を引き出します
まず
基幹システムの社員マスタをCSVでエクスポートし
ACCESS のマスタテーブルにインポートします
そして 資格テーブルを ACCESS でつくりました
資格テーブルには 基幹システムの社員コードとつなぐ『 社員ID』 と
資格の項目（資格コード、取得日付、資格番号、有効期限、メモ）をつくります
これだけあれば十分
資格コードから参照される『資格マスタ』を別につくります
その資格の名前や資格の種類を分類するための項目などを登録し
資格テーブルからは資格コードを登録するだけにします
資格テーブルをレコードソースにして
資格サブフォームをつくります
基幹システムから取得した社員の基本情報を表示する
メインフォーム（単票フォーム）を作成し
そこに 資格サブフォームを配置しました
このように社員の資格情報をテーブルで蓄積することによって
資格で抽出・集計し
会社でこの資格を持っている人は何人いる？
という問題に答えることができるようになります
入力を担当する部署は総務です
新入社員が入ったら まず基幹システムに社員の基本情報を登録します
そして ACCESS では その人の資格を全部登録します
社員が新しく資格をとったり 期限を更新したりしたら
総務部まで報告させ 随時 ACCESS を更新します
総務の業務は少し増えますが
これがこの先 最大の力を発揮してくれること間違いありません
この資格を持っている人は何人いる？
この人が持っている資格は？
この資格 そろそろ期限切れの人は？
うちの会社に必要な資格を持っている人 いるのかな？
などなど いい感じです
応用すれば
資格だけではなく 健康診断の結果を登録することもできそうです
毎年 会社では健康診断をおこなっています
その結果を ACCESS で蓄積していくのです
会社にとって ヘルスチェックは重要です
うっすらと 感じていましたが
この会社 妙に血圧が高いひとの割合が異常に多い
産業医からの注意が毎年あります
労働基準監督署へ健診の結果を提出しますが
「あ～ やっぱり 血圧高い方多いですね ははは」
お 労基にまで こんなことで認知されているわ
従業員の健康状態を把握しておく必要がありそうです
このシステムを使うことで
個人ひとりひとりの健康状態の推移や
血圧が高い人は何人ぐらいいるのか
要治療の社員には 健康への意識をもってもらうため注意を促す
といったことにも役に立ちますね
ACCESS で従業員の健診結果の見える化 価値がありますね
他にも 通勤車両の情報を足して
『おい 僕の営業車の前に停まっている車 誰のん？
お客さんのところに行けないよ～』といった場合
車番がわかれば 検索して誰の車か特定するのも簡単です
『1234番 赤い車～ もうっ！」
『山田さん すぐに車 どけてねぇ』と とても便利です
ACCESSシステムを各部署で活用
これを総務だけで利用するのはもったいない
他部署から 資格や通勤車両に関する問い合わせが
総務に集中しました
それで
基幹システムからとった社員マスタテーブルと
ACCESS でつくった 資格サブテーブルや健診サブテールを
バックエンドデータベースにまとめ共有サーバーにおき
フロントエンドは各部署で活用できるように
フォームをカスタマイズして配布しました
総務では全データがみえ 更新ができるようにしました
各部署に配布した ACCESS は
その部署が必要な項目だけが見えるように そして
修正など更新ができないようにセキュリティをかけ
閲覧のみのフォームを提供しました
きっとこれまで
各部署で必要な情報は 各担当が工夫して
EXCEL で自分だけの業務のために 作って持っていたでしょう
ただ その情報が常に最新かどうかです
常にひとりひとりがその EXCEL を更新しないといけません
新入社員の追加や 退職者の削除
情報の変更修正などが煩雑になり
非効率的であいまいな情報管理といえます
基幹システムと ACCESS を連携することで
社員に関するあらゆる情報がまとめられ
情報の共有化・一元管理ができるようになりました
次は会社の販売実績はどうやって？ です