言葉の伝え方と、声のトーン
テレワーク、オンライン会議などの普及
コロナをきっかけにして、テレワークが普及し、昨今では、会議や、面接、商談先とのミーティング、全国に拠点を置く企業などでの社内MTGなど、様々な場面で、zoomやmeetが使われるようになりました。
遠方の地まで行く必要が無く、時間をかけず、遠隔地の人と表情を見ながら話をすることができるようになり、面接なども、本社の東京の人と、地方拠点の求人に応募した求職者などが、オンラインで対談することも、違和感なくなってきています。
確かに、移動の時間もかからず、公共交通機関の利用もいらないので、出張費もカットでき、コロナの感染リスクも下げられます。
ただ、やはり、顔を見てといっても画面越しなので、実際に対面しているよりは、細かな表情が読めなかったり、ネットの回線トラブルや、端末トラブルで、快適に対談することが難しい時もあります。
なので、一次面接だったり、社内のMTGや、すでに長い付き合いの取引先などの方との話などであれば、全然問題ないと思うのですが、具体的な話を進める場面だったり、細かくすり合わせが必要だったり、温度感などを感じ取らなければいけないような状況だったりした場合、やはり、実際に対面するほうが優位だと感じます。
ただし、オンラインで対談するのも、悪いばかりではありません。
例えば、ネットが普及する前には難しかったテレワーク。
妊娠している女性や、体調面で、満員電車が難しかったり、入院して検査を受けたりしなければいけないけど、ずっと入院しっぱなしではない。でも、安静にはしなくては行けず、毎日朝早くに満員電車で出勤するのは難しい。など
事務作業自体はできるんだけど、出勤するのは難しい。とか
通勤ラッシュの時間さえ外せればいいけど、お客様はすでに営業時間でお問い合わせは来るんだよね。
なんてシーンでは、かなり有用的だと思います。
ただし、業種によっては、自宅に情報を持ち出せる環境ではないので、自宅にPCを持って帰れない。とか
個人情報や企業秘密の情報を取り扱うので、画面を他人に見られてはいけないが、実家暮らしで環境的にそれは難しいとか。
あとは、自宅にネット環境が無くて、会社でポケットWi-Fiの準備がない。とか
コールの仕事で、実家暮らしで、背後で生活音が結構激しくなっているなどの状況では、したくてもできないので…。
そもそもできる環境なのか？条件なのか？というところもありますが…
言葉のニュアンスとトーンの伝達レベル
文字だけよりも、通話。
通話だけより、テレビ通話。
テレビ通話よりも対面。
怒っている？
納得していない？
不満が募っている？
なんか嫌なことあった？
落ち込んでる？
なんかいいことあった？
そういった気持ちの面の、トーンが、文字だけだったり、音声だけだと伝わりにくい、理解しにくいところが大きいなと思っています。
最近、業務で、通話で教えていただくことがあるのですが、「ではこの資料を開いてください」
「…カチッ…ポチ…カタカタ」
「開きました？？」
「あ、開きました」
開いたなら早くいってよ…（はぁ…）
指示待ってたんだけどな？（なんでため息つかれてるの？）
みたいな、円滑に進まなかったり、
無言だけど、何してる？？
みたいな場面があったり。
「〇〇のExcel開いてください」
「はい。開きました」
「では〇列の隣に列を挿入して、VLOOKUP関数で、値を持ってきてください」
「〇列の隣って、どっちのですか？」
「右です」
「VLOOKUPはいいんですけど、どこから持ってくるんです？
〇〇のシートの〇列目から〇列目で合ってますか？」
「いや、そこじゃなくて…〇列目から〇列目ですね…」
「え？？なんで？？」
「いや…だって、ここから引っ張ってこないと〇〇の値表示できないじゃないですか…」
「いや、検索値、こっちでもできますよね？」
（そっちで検索すると、たまに、マスタのコードが違うことがあるから、〇列から引っ張ってきてほしいんだけど、〇列でも出来はするんだよね。でも、マスタとして使用しているシートの関数の大本が……）
隣に座ってみていてくれれば、こういった細かいことも、すぐ、あのね、このシートって実は別のブックの〇〇のExcelのこのシートから引っ張ってきているから、マスタとして使用しているシートのこの列に、イレギュラーでこんな数値が入っている際に、エラーになってしまうから、こっちから参照してほしいんだよね。
って話せば終わる事なんですけど、通話だけでやろうとすると、どうしても、画面がお互いに見えてないので、え？？ってお互いに、何言ってんの？？みたいになることもしばしばありましたし、
何なら、何回いわせりゃ気が済むんだよ…
前回こう言ったじゃん。
（いや…前回と若干状況が違うし、何なら、うとうとした内容がうまく入らないんじゃ…なんでかわからんのだが、これはどう説明したらいい？相手がどこ見てるのかもよくわからないし…）
もう、意思疎通がうまくいかん「はぁ…」
お互いイライラすること多し。
なんですよね…(笑)
画面投影あればまだ少しマシですけど、結局、動きが遅かったり、通信速度とかで、モザイク状になったり、細かい文字とか読めん！みたいな、パワポ文字小さすぎやん！とかExcelの関数小さすぎて見えない！とか
あるんですよね…
結局、研修だの、Excelの細かい操作の説明だのは、対面でやらないと時間が倍くらいかかってもおかしくない。
これだと、移動時間無くなっても、教えるのにも、理解するのにも、倍以上時間かかるので、結局、丁寧に、目の前のPC共有して、指さしたり、関数直接入力させたりして、教えたほうが、やりやすいし、理解も早いと思うんですよね…
なんなら、お互いにイライラしますし…
関数入力しながら通話して、状況説明するとか、普段は無しながら作業する、慣れまくった人ならまだしも…
通話よりメールのほうが冷静に対応できることも
ため息つきあって、「何言ってんの？」と状況だったり、感情だったりが上手く疎通できない状況下で、もんもんと作業するのって、双方ストレスだと思うんですよね…
手順や、大枠、この関数を使って、どこからどこに転記したいかとか、大まかなことを説明したら、Excelなどの操作は、通話しながらとかでなく、静かに一人で集中してやったほうが絶対早い。
あと、順序が、いろんな場面、場合があって、一つじゃない場合、口頭ベースだと絶対忘れるし、ぶっちゃけてしまうと、復讐する際に、文字ベースで履歴があったほうがやりやすい。
結果、最初の土台と大枠以外の細かいところは、対面でできないなら、文字でメールでやり取りするのがベストな気がしている。
メールであれば、最重要な作業をしてから返信するとかできるし、通話だと、メモしきれなかったところとか、思い出しようがなくなってしまうけど、メールなら、振り返ることができるので、順を追って、振り返って、あれここ分からないな？ってところが出た時なども、その際のメールを添付したり、転送して、これってこうでしたっけ？と
相談できるので、やりすい。
口頭だと、記憶があいまいだったりして「あのあれ…ほら、何日か前に合ったじゃん…あれだよ…その…言葉が出てこん…うわー。」
ってなってしまうので(笑)
温度感、対面、非対面の使い分け
オンラインのメリット、それは、その場に出向かなくていいこと。
非対面なので、仮に多少体調や、出勤が難しい場面でも参加できること。
また、直接その場にいないので、熱量が爆発的に上がるのを避けることができる。
こういったメリットはありつつも、逆に温度感が伝わらないだとか、冷たくされた感じがするだとか、感情の度合いが伝わりにくい一面があるのも事実。
淡々と、事実報告などを行うなどの会議にはあっているが、相談事だったり、感情面での熱量感が伝わってほしい場面ではデメリットが目立ってしまうので、利用場面は、「感情、温度感、暖かさとか、言葉のニュアンスが大事な場面」では、できるだけ、対面ですることを心掛けるようにして、それ以外の場面や、対面参加が難しい人には、オンラインで参加可能など、対面＆非対面の両方を活用するなど、臨機応変な活用が、理想ではないでしょうか。
今後、バーチャル空間なども広まり、より一層、リアルよりバーチャルが加速していく気もしますので、その前段階として、まずは、オンラインでの対談も取り入れることは大事だと思います。
場面に応じた、適切な手法を、選択して活用していけたら、より、便利に、ことを進められる気がします。