#012 中小企業が実践するペーパーレス化のステップと成功の秘訣
こんにちは。クシビキです。今週から2024年度がスタートしました。今年度もどうぞよろしくお願いします。
では早速ですが本題に。エージェンテックのメイン製品である【ABookシリーズ】は多くの中小企業のお客様にご利用いただいております。日ごろからお客様から話を聞く機会があるのですが、みなさん「コスト削減」と「業務効率化」に苦労されているようです。
ということで今回は、その二つに大きく関わる「ペーパーレス化」というキーワードで記事を書いてみようと思います。
ペーパーレス化を成功させる秘訣とは？
お伝えしている通り、中小企業が直面する経営課題の一つに、コスト削減と効率化が挙げられます。中でもペーパーレス化は、この課題解決に有効な手段だと言えるでしょう。
ペーパーレス化により、業務の効率化、コスト削減、さらには環境保護にも貢献できるのです。では一体どうすればペーパーレス化を実現できるのでしょうか？
実践するためのステップと、成功の秘訣について解説していきます。
ペーパーレス化の重要性と中小企業への影響
テレワークと環境保全を促進するペーパーレス化
ペーパーレス化は、テレワークの実施を容易にし、企業の環境保護への貢献を可能にしてくれます。デジタル化されたドキュメントは、場所を選ばずアクセス可能で、物理的な紙の使用量を減らすことで、環境への負荷を軽減します。
SDGsが叫ばれる昨今ですが、ペーパーレスの実現はSDGsで掲げられた17つの目標のうち、
8番：環境を守り、持続可能な経済成長を進める
すべての人が働きがいと十分な収入のある仕事につく
12番：持続可能な方法で生産し、責任をもって消費する
これら2つの目標に大きく寄与します。
企業価値の向上に寄与するペーパーレスの実践
さらにペーパーレス化は、業務の透明性を高め、効率化を促進するという側面もありますね。これにより、企業価値の向上に寄与し、ステークホルダーからの信頼を得ることができると言えます。これらの背景から考えても、ペーパーレス化の重要性は今後もますます高まっていくことでしょう。
中小企業がペーパーレスを導入するメリット
業務効率化とコスト削減
文書のデジタル化により、情報の検索と共有が容易になり、業務の効率化が実現します。また、印刷や紙の購入にかかるコストを削減できます。
資料保管と管理の簡易化
デジタル化された資料は、物理的なスペースを取らずに保管可能です。これにより、資料の整理と保管が容易になり、管理コストの削減にもつながります。
セキュリティと内部統制の強化
デジタルドキュメントは、アクセス権限を設定することで情報漏洩のリスクを軽減できます。また、編集履歴の管理により、内部統制の強化が可能です。
ペーパーレス化の具体的進め方と成功事例
全社的な取り組みと経営層の役割
ペーパーレス化を成功させるには、経営層をはじめとした全社的な取り組みが必要です。経営層は、ビジョンの共有とリソースの確保を行い、社内での理解と協力を促します。
段階的なデジタルツールとデバイスの導入
成功事例では、段階的にデジタルツールとデバイスを導入しています。初期段階では、小規模なプロジェクトを実施し、徐々に規模を拡大していくことが重要です。
ABookでペーパーレスを実現した例①「株式会社たけびし」
株式会社たけびし様は営業支援ツールとしてABookを利用されています。以前は営業担当者が紙のカタログをもって商談に出向いていましたが、カタログを電子化しタブレットに集約することで、効率化と共にペーパーレス化にも成功しました。
ABookでペーパーレスを実現した例②「株式会社インターテクノロジー」
LED照明工事・開発・製造・販売など行なう株式会社インターテクノロジー様は、照明設備の工事の報告アプリとして「ABook」を利用されています。現場作業員と管理者がリアルタイムで進捗状況の確認や共有を行なえるようになったことで、それぞれの業務効率はアップし、紙の報告書を削減することに成功しました。
まとめ
中小企業がペーパーレス化を進めることで、業務効率の向上、コスト削減、環境への貢献が実現します。まずはスモールスタートを意識しながら進めていくことが成功へのカギですね。本文でもご紹介した2社の事例を参考にしてもらえばイメージしやすいと思います。ABookの詳細に関してはこちらからご覧ください！
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました！