【大学生レベル】イベントの作り方と項目ごとの注意事項
どうも、あべこうです。先日、所属している団体で「2人1組でイベントプロジェクトマネージャーをやろうね」という話になりました。
▼所属している団体
今回は、もしかするとイベントを主催したことない？かもしれないメンバーがいることと、これから入ってくるメンバーに向けて、あべこうなりのイベント企画の流れを書いていきます。
予防線：私自身は大学生なので、おそらく大学生レベルのイベント企画になると思います。抜けているところや、改善点があればコメントください。
自分がやってきたイベント(抜粋)
イベント企画おいて大切になる3つの要素
まず、イベント企画において重要な要素が3つあります。「これを抑えれば、ひとまずは大丈夫」という重要な要素です。言い換えれば、イベント企画で難しいところは3つだけということです。
1つ目は、目的。「なぜやるのか？」を考えていないと、イベントの方向性がブレブレになります。1番考えないといけないところはここです。
2つ目は、イベントのタイムスケジュールです。タイムスケジュールがうまくいっていないと、イベント当日に「やべぇ、時間が押してる、、、巻きで行かなきゃ」と焦ってしまいます。オフラインイベントだと、多少の伸びは許されますが、オンラインイベントだと時間はシビアです。
おすすめは、当初プログラムごとに考えていた時間＋1.2～1.5倍分入れるとよいです。プレゼンが5分予定だったら、タイムスケジュール上では7分くらい時間を取る。イベント告知が10分だったら、タイムスケジュール上では15分くらいとる。これくらいがちょうどいいです。
短く終わる分には、足せばいい話なのでちょうどに合わせなくてもいいと思っています。
3つ目は、集客です。正直イベントで苦労するのは、集客です。集客が簡単にいくイベントは、本当に少ないです。コロナ渦でオンラインイベントが主流になったことで、面白くて無料のオンラインイベントが乱立しています。しかも、オフラインイベントと違って、オフラインイベントはオンラインイ上という特性上、Youtubeやスマホゲームなどが競合になることもあります。
「オンラインでライブがあるから、イベント参加できないごめん」みたいな感じです。
なので、「なんとなく集客」は結構厳しくなっています。重要なのは、「数式」を作ることです。「数式＝戦略」と捉えたほうがわかりやすいかもしれないですね（笑）
簡単に言えば、100人集めます！どういう風に集めるかというと、運営5人×4人+Instagram50人＋登壇者声掛け20人＋元々のコミュニティ10人＝100人という感じです。もし可能であれば、目標参加人数×1.5倍の数で、数式ができると余裕があってもいいかもしれません。
数式を作ると、「ここにこれくらい声掛けをすればいい」となるので、集客をするときに悩むことが少なくなります。
では、次にどういう流れでイベントを作るか、サクッとみていきます。
ーまず初めにやること：目的を作る
まずは、目的を決めることです。目的を決めるというのの具体例は、イベントをやる前とやった後でどういう変化が欲しいかを考えるのがおすすめです。
例「学生団体○○の認知度が上がる。」
上記のような目的でもよいですが、数値化するとより良いと思います。数値化するところが目標という設定という立ち位置になります。
例：目的→学生団体○○の認知度が上がる。目標：SNSのフォロワーが10人増える、オープンチャットに30人が入る、運営が1人増える。
みたいな感じですね。
目的だけではなく、目標を数値化できると、集客するときや参加者をどう動かすか。などの細かいやり方も変わってきます。
例：(オープンチャットの人数を増やしたいから、応募してくれた人に、オープンチャットに入ってもらい当日のZoomリンクはオープンチャットに流す)のような感じです。
また、コラボイベントだった場合は、コラボ相手のWinと自分たちのWinをここで明確にする必要があります。相手が得して自分たちが損するイベント、その逆のイベントはお互いにとってもよくありません。
しっかりとWin-Winを作るのが大切です。
ー目的を作り終えたら：ターゲットを設定する
目的が決まったら、次はターゲット設定です。
恐らく目的が決まっている時点で、ターゲットはなんとなく浮かんでいると思います。なので、基本的には大丈夫です。
ちなみにいえば、ターゲットの分け方として「年齢、性別、所属、地域、学年」などがあります。もしくは、「こういう悩みがある人、こういうことが好きな人」などでもOKです。
もっとちなみにいえば、ターゲットの上位概念として、「ペルソナ」があります。マーケティングの考え方らしいです。もしご興味があれば見てみてください。
ーターゲットを設定終えたら：コンテンツのコンセプトを決める
ターゲットが決め終えたら、次はイベントのコンセプトを設定します。
コンセプトというとわかりにくいですね。具体的に言えば「どういう人にたいして、何を届けて、どうなってほしいか」を考えるということです。
7/31日のイベントでいえば「夏休みに行動したいけど、どういう行動をすればいいかわからない琉大生に対して、コロナ渦でも動いている琉大生の話を届けることで、夏休みやこれからの行動のヒントやきっかけをつかんでほしい」です。
これが決まれば、イベントのタイムスケジュールも簡単に決まります。
ーコンセプトを決めたら：登壇者、タイムスケジュール(プログラム)、場所、目標参加人数を決める
コンセプトが決まれば、登壇者、タイムスケジュール(プログラム)、場所、目標参加人数などのこまごましたところを決めていきます。
コンセプト→登壇者→タイムスケジュール(プログラム)→オンラインか、オフラインか。オフラインだったら場所はどうするか？→目標参加人数の順で決めていきます。
登壇者の選び方は、コンセプトに合う人かどうかで決めていいと思います。「何を届けたいか」の届けたいことを届けてくれる人にお願いするのがよいです。
タイムスケジュール(プログラム)で大切なところは、上記に書いているのでカットします。
あとは、場所と目標参加人数を決めれば、大体の大枠はOKです。
ーコンテンツ内容が決まったら：集客方法を考える
コンテンツ内容が決まったら、あとは集客方法です。
集客方法も上記に書いているので、カットしますが、目標参加人数を数式で分解すること自体が、集客方法を考えることにつながります。
「目標参加人数を数式で分解する」ということをやれば大丈夫だと思います。あとは、場所に対して適切な人数かどうかですね。小さい会場で1000人とか集めることは物理的に無理なので！
これでおおよそのことは大丈夫だと思います。
ー最後に
本番まであと、4ヶ月くらい！ともに頑張っていきましょう！
サポート頂きありがとうございます。サポート頂いたことについては、本購入などの自己投資として使います。