#14 相手の立場で考え行動することと、自分を守ることのバランスの最適解とは。
今日は職場の上司との会話の中で思ったことを書こうと思います。
あっという間に11月、今年もあと2ヶ月ですね。
さあ始まりますよ、何かって？…年末調整です。
私が勤めている会社は小さな会社で、所属する経理課が
年末調整をとりまとめています。
これまで年末調整といえば、社員として申告書を作成して
提出する側だったのが、今年からは取りまとめをする立場に…
といっても、サポート程度だと思うのですが、今のところは。
そして、今年からは国税庁の年末調整アプリを使用して
年末調整を行うという事で、先日社員の皆様にご案内の
メールを一斉送信。
社員に送ったメール、上司が作成したものなのですが
誤字脱字等がないか確認してほしいと見せられまして。
内容拝見すると、「ふ、不親切すぎませんかね…？」と
不安になる内容。(そしてその後私がメールを発信する)
国税庁が出しているアプリの操作マニュアルを見ながら
作業を進めていけば確かに申告書は作成できるのですが
今までメールに添付のPDFに指定された内容を入力して
控除証明書と一緒に提出するだけで済んでいた社員たち。
マニュアルもそんなに細かく見ないであろう社員たち。
(なんならメールもちゃんと読んでいないと思う。)
すんなりできるかと言われると、そんなことはないよね～という状態で
誰かしらに質問される毎日。うん、予想はしていた。
しかも何の前連絡もなく、いきなり「今年から国税庁のアプリでやるよ！」とメールを放り投げられた状態であることを思うと、申し訳なさしかない。
営業部の社員から、「そもそも何の書類を選択して作成すれば良いのか分からない。」といった質問をいただき、基本的には昨年作成したものと同じの
はずだよな、と思いつつ初心者の私はその社員を引き連れて上司のもとへ。
結論、私と同じ回答だしなんなら作成前にアプリ上で質問に答えてどの申告書を作成するか確認することも出来るので各自確認してくれ、あとできれば
控除証明書は電子データでインポートしてくれな、ということで対応完了したのですが、問題はというか気になったのが、そのあとの上司の発言。
「マニュアルに沿って操作していけばできるはずだし、去年の提出書類見れば分かるのにどうして分からないのかな～」
いや、言いたいことは分かる。
でもさ、ちょーっと考えればこうなることは想像できるじゃん？
今回作成されたメールも、基本的にはマニュアルを見て作業を進める
ことが前提になっていて、補足情報は必要最低限。
「〇〇の項目の△△はXXで入力してください」の指示でさえ、
「〇〇の項目の」がないので、ぱっと見どこのなんのこっちゃとなる。
たしかに、全部を事細かに書かない方が良いことだってあるのかもしれないし、マニュアルに書いてあることをわざわざメールにも書く必要はないとも
思う。だけど、だけどね。PCも事務処理も苦手な若手社員が多くいる中で、
そんなそっけない案内はどうなんだろう。もうちょっと歩み寄ってもいいんじゃないだろうか。毎年じゃなくても良い、せめて導入初年度の今年くらいは親切すぎるくらいでも良かったのではないかと思っている。
メールの本文については若干抵抗した、「分かりづらくないすか」と。
でも、だめでした。「マニュアル見ればいいんだから」で終了～('ω')ノ
別に上司が親切さのかけらもない冷徹な人というわけではないのだ。
「できない」「苦手」「分からない」と思っている人たちの思考や
行動を想像することができていないのか、そこに目を向ける余裕が
ないのか。両方だろうな。
システム化して取りまとめ側の負担を軽くする、案内も極力シンプルに何をどう記載するか検討する時間をできるだけ減らすという「自分を守る」こと
社員にとって分かりやすく質問が少なくなるよう親切丁寧な説明をする、「相手の立場で考え行動する」こと。
そのバランスの最適解はなんなのだろう、と分からなくなってしまった。
これからも、こんな申し訳ない気持ちを抱えたまま仕事をしていかなければ
ならないのだろうか。でも、寄り添う気持ちは忘れたくない。
上司に抵抗するには、まだまだ力が弱すぎるのかもしれない、
経験が足りなさすぎるのかもしれない。
ちなみに、この後雑談していて今話題の「闇バイト」の話に。
通勤電車の電子広告に注意喚起の広告が流れていたようで、
「なんで明らかに怪しい募集なのに応募してしまうのかがわからない」
とのことでした。いや、分からない人は分からないだろうし、募集だって
巧妙に作成されているのかもしれない。こう言い返しても納得しないのだ。
モヤモヤとした気持ちをどこに向ければよいのか分からず
こうして、noteに投稿することで少しでも発散できればと
思って手を動かしたのでした。
決して明るくはないないのにも関わらず、ここまで読んでいただき
ありがとうございました！楽しい内容も投稿できるといいなー！！