町内会のデジタル化に取り組む②

こんにちは。あーちゃんです。
先日に引き続き、町内会のデジタル化について。毎年書いてもらう承諾書のデジタル化に取り組んでいます。
実際にどのような方法で電子化したのか、お話します。

役員間でデジタル化の合意を取る

会員にも影響がある変更なので、5名いる役員の合意を得る必要があると思いました。幸いにも（？）違う役とはなりますが、昨年も引き続き活動に参加することが決まっていましたので、来年度役員の顔合わせ前に「次年度活動についてちょっと相談させてほしい」と会合の前に委員長に伝えておきました。

パワーポイントで現状の紙方式とデジタル方式、それぞれの流れが比較できる図を作り、それぞれのメリットデメリットを記載しました。

またGoogleフォームで承諾書のサンプルを作り、会合の中で実際にスマホで読み取り、入力する体験をしてもらいました。

出てきた意見

説明とサンプル入力をして出てきた意見は以下のようなものでした。

・QRコードから開いて入力できるので、皆できそう
・入力も楽だし、住所欄も印鑑欄も不要でよいですね
・GoogleフォームもQRコードも作成したことがない
・翌年以降、引き継げる人がいるか心配

おおむね好評でしたが、私がいなくなったらできるのか？という意見がでました。それについては、来年は自分が役員で残るので問題ないこと、また１年間でパソコンを使わず、スマホだけでできる方法を考えるということで了承してもらえました。

承諾書のサンプル

当日にむけて準備

混乱を避けるため、対面で説明をしながらやった方がいいということになり、例年4月に行っていた入会受付をイベントを開催している3月に前倒しすることになりました。
会員とのグループラインに以下のような案内文を送信しました。

【来年度入会のご案内】
来年度の入会を3/＊のイベント開始前と開始後に会場内で受付けます。
スマホと会費○○円をお持ちください。
※スマホについて
承諾書は紙ではなくデジタルフォームになります。スマホで読み取って回答いただく形式ですので、スマホをお持ちください。紙に記入する手間や各家庭を訪問する手間を省くため、方法を変更させていただきました。何卒ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

受付にはこんな感じの紙をおいて、来た人から読み取って記入してもらいました。

当日大きな混乱もなく、入会手続きが完了しました。会員・役員から「紙より楽だった」「あっさり終わっていい方法だと思った」との感想がでました。

よかった！

次回は連絡方法を公式LINEを使った一斉連絡への変更に取り組んでいることをお話します。
それではまた！