変わりゆく会議のかたち
仕事を進める上で欠かせないものって色々ありますよね。
パソコン、ペン、社用携帯、職業によってはノコギリやクレーン車などなど…
多くの職業で共通している欠かせないもののひとつに、「会議」があると思います。
今日はその「会議」について考えてみたいと思います。
かつては100%オフライン会議
私は今年で社会人6年目を迎えます。2019年に社会人になったため、コロナウイルスが流行する直前に新たなキャリアをスタートさせました。当時は地元の群馬県で別の会社に勤めており、オフィスワークに加えて現場対応も行い、忙しなくばたばたな日々を送っていました。お客様やチームメンバーとの会議も頻繁にありましたが、2019年はすべての会議がオフラインで行われていました。会議は対面で行うのが基本（というよりかはそれが当たり前）で、1時間の会議のために遠方まで移動し、会議が終わって帰るだけで1日が終わってしまうこともありました。
コロナウイルスきっかけで会議の形に変化が訪れる
2020年にコロナウイルスが流行し、「同じ空間を共有する」ことが難しくなったことで、会議の形態に大きな変化が訪れました。私が勤めていた会社では、すぐにリモートワークへ完全に移行に対応することはできず、まずは一部のメンバーが交代で在宅勤務を行う、時差出勤をするなど、密集を避ける取り組みに必死でした。未曾有の事態で、この先世の中どうなってしまうの…？と心がザワザワしてとても不安でしたが、会社の皆で工夫して色々取り組んだことが懐かしいです。この過程で、必ずしもリアルで顔を合わせなくても十分にコミュニケーションが取れると気づき、リモート会議を導入する機会が徐々に増えていきました。便利な会議ツールが出てきたり、コミュニケーションの形が少しずつ変わっていくのを実感しました。技術の進化は本当にすごいですね。
現在の会議スタイル
現在、私はコパイロツトに所属しており、主にリモートワークを行っています。会議は基本的にリモート形式で行い、必要に応じてオフラインの会議にも出席するハイブリットスタイルです。
リモート会議では、移動の必要がなく、多人数でも広い会議室を確保する手間も不要です。新潟県や愛知県のメンバーとも手軽に会議ができ、オフライン会議と比べてコストが少なく、リモート会議って便利じゃん！と日々実感しています。一方で、オフライン会議は移動や会場の確保に手間がかかるものの、同じ空間を共有し、直接目を見て話すことで信頼関係を築く重要な手段でもあることも、リモートワークを始めてから強く感じるようになりました。
リモート会議の難しいところは？
日々のリモート会議を通じて感じる難しいポイントは様々ありますが、最近よく感じるのは「空気感がわからない」「反応が掴めない」時があることです。オフライン会議では反応が薄かったとしても、場を共有していて聞いている人の姿が見えているため課題に感じていなかった点です。
特に大人数の会議では、問いかけに対して反応をもらえない場面があります。反応が難しい気持ちもわかりますし（自分もタイミングを逃して反応できない時があります…。）、全員の反応を待ってから話を進めているようではちっとも前に進まなくなってしまうと思うので、ある程度仕方ないことだと理解はしています。それでも自分がファシリテーターを担う会議だと、ちゃんと伝わったのかな？と少し不安に思いながら進行をすることもありました。
会議をよりよくするためには
会議をよりよくするのに大切な要素として、
話しやすい環境であること
真摯に聞く姿勢が見えること
があるのだな、とリモート会議を頻繁に行うようになって実感しました。
話し手は一方通行だと切ないものです。聞いてもらえている、みんなで会議に向き合っていると思える環境があると、安心して会議進行ができるのです。
リモート会議だと反応が分かりにくいところもあるため、まずはチャットやスタンプ機能で反応してみたり、カメラをオンにして表情や仕草で意思表示をすることが簡単に取り組めることとしてあると思います。
そしてクイックに行うべき会議、みんなで顔を合わせて話すべき会議など、種類に応じて会議の種類をうまく使い分けることもより良い会議の重要なポイントになりそうですね。
会議の形が増えた今、うまく使い分けることで会議がより良いものになっていくと嬉しいなと思います。
最後に、今回のテーマである「会議」についてもっともっと深く考えてまとめてあるおすすめ資料をご紹介いたします。内容もりもりとなっておりますので、ぜひパラパラとのぞいて参考にしていただけると嬉しいです。
☝️おすすめ①
新潟県柏崎市、株式会社カシックス、株式会社コパイロツトが策定した「会議改善に関するガイドライン」
このガイドラインは行政サービスの向上と業務効率化のために、市役所の業務で多くのボリュームを占める「会議」「打ち合わせ」の質の向上を目的に策定したもの。従来の会議を少しずつ良くするためのきっかけやヒントがまとまっています。
✌️おすすめ②
リモートワークにおけるファシリテーションの方法論
コパイロツトがこれまでにご支援をしてきたプロジェクトマネジメントの実務で培った経験をもとに、「ミーティング」「プロジェクト」「組織」の3つ観点でリモートワークについて深くみっちりまとめた資料になります。リモートワークに切り替えたけどなんだかうまくいかないな、転職してリモートワークになったけどどうやって取り組んだらいいのかしら…と思っている方がいたら、お役に立てる資料になっていると思います。
それでは、また👋