ミスは仕組みで正すもの
どんなに自信に満ちた人でも、完璧スマートに仕事をこなす人でも、一度は「ミスった…」と感じた経験があるのではないでしょうか。ミスの種類は大小様々ですが、「時間を勘違いしていた」「タスクをうっかり忘れてしまった」といった、些細なものが多いかもしれません。
私自身、小さなミスが頭の中を巡り、何日も引きずってしまうことがあります。嬉しかった出来事よりも、失敗の方が強く印象に残りがちだったり…。そんな時、「人を責めるのではなく、仕組みを見直すべきだよ」と声をかけてくれたメンバーがいました。今日は、その言葉について考えてみたいと思います。
日々の業務の中で、ミスを減らすための「仕組み化」とは？
私たちは週に1〜2回、全員への情報共有と認識合わせのために社内定例ミーティングを実施しています。
複数メンバーで業務を進めるため、全員がすべての動きを把握するのは難しく、かえって非効率的です。そこで、定例ミーティングを通してメンバーが知っておくべき情報を共有したり、認識に不安がある部分のすり合わせを行うことで、ミスを未然に防ぐ仕組みを構築しています。
具体的には、クライアントとのミーティング直後に複数のタスクについて役割分担や認識合わせを行います。「あの人がやってくれるだろう…」と放置されがちなタスクや、手直しが発生してタスクが滞る状況を防ぐための仕組みです。
また、ミーティングだけでなく、社内のチャットでも必要な情報が頻繁に共有されています。共有情報は、特定のメンバーのみ出席している会議で得たプロジェクトに大きく関わるスケジュールなどはもちろんですが、時折、メンバー個人の気づきがつぶやかれている場面も見られます。
みんなが「これはメンバーが知っておくべき情報だ」と意識して行動しているからこそ、情報共有が日常的に行われているのだと感じました。
もちろん、ミスの原因には、本人の不注意や確認不足も関係します。しかし、それも含めてチーム全体でミスを減らす「仕組み」を作り、再発防止に取り組んでいます。この仕組みづくりは特別なものではなく、少しの時間と意識でできるものです。まずは、始めやすい小さな仕組みから取り組んでみるのもいいかもしれませんね。
それでは、また。
▽本エッセイ内容の関連記事、お時間あればこちらもぜひご覧ください。
▽筆者の在籍するコパイロツトに少し興味が湧いたかも…という方がいましたら、よくある質問をまとめた記事もよろしければぜひ。