多忙な東大院生のタスク管理術
マロありがとうございます
こんにちは、帆立です。こんなマシュマロをいただきました。
1日のスケジュールは忙しさにもよりますがこんな感じでした
8:00 起床 お弁当作る
9:00～10:00 この時間にはデスクに着く
10:00～19:00 授業・研究・雑務などをこなす
19:00～21:00 帰宅・ごはん・ゆっくり
21:00～24:00 研究・雑務続き(就活とか手続き系はこの時間に）
24:00～01:00 お風呂とか 寝る準備
01:00～ 自由時間(だいたいYouTubeかマンガ）
これにバイトがあるときは17:00～22:00でバイト、爆速で帰宅・作業ちょっとして寝るという生活でした、それにしてもハードな生活だったな
友人作りのためにサークルでも入ろうかと思っていたのですが、就活の予定などが突発的に入ってくるため、断念しました
週に3回はバイトかインターンをしていました
卒論を書いていたころは、「卒論を提出する」ことがゴールだったので一日研究してなくてよかったし、もう少し趣味にも時間を使えていたと思いますが、それでも卒論が忙し過ぎて練習の時間がとれず、周りに迷惑をかけた経験から、周りと取り組むような趣味はほとんどやめています
そのかわりに読書だったりジムに行ったりなどの1人で楽しむ趣味は増えましたし、結果として趣味の時間は大事だったなと思います メンタルがアレだったときは何回もありますが、そのときは泣きながら小説とかマンガとか読んで、次の日の朝また登校していたような記憶があります
そして、本題のタスク管理について
私は今、Notionと紙でタスク管理をしています
また、リマインダーとしてGoogleカレンダーを使っています
使うツールはなんでもいいと思いますが、タスクが明確に見えるツールを使うべきかなと思いますデジタルでもアナログでもいいですが、年間のタスク管理(後述します)をしやすいのはデジタルかなと
追記: 私は文系学部を卒業して工学研究科に入り、勉強すべきことが多すぎて困っていたところ、このタスク管理により研究・就活・留学・授業の4足のわらじを両手両足で履いています
具体的には、M1前期での修論関連以外の必要単位全取得(24単位)留学手続き・就活内定・共同研究×2に取り組んでます
直感的なのはMiro、タスク完了が分かりやすいのはTrello、タスクの詳細まで管理できるのはNotionでしょうか まあ好きなの使ってください
タスクの立て方(年間編)
私が意識していることとして、「目標から決める」ことです
例えるなら英語の勉強がコツコツできたから英検を受けるのではなくて、英検を受ける日を決めてその日から逆算して勉強する、といったところでしょうか
当たり前のことを言っていますが、これが日々の忙しさにかまけているとつい目先のタスクに気を取られがち
1年の中にある大きいイベントをGoogleカレンダーに書き出して、そこから逆算して日々を過ごすところから始めます
そしてイベントは常に確認すること
10ヶ月先のイベントはすぐ忘れてしまいますが、意外と早く訪れます
毎週、いつ大きいイベントがあるか確認しましょう
これは前の指導教員が毎週のゼミで月のイベントや最終目標である卒論提出日を確認させていて、結果としてメンバー全員が全ての締切に間に合ったことにより有用だと信じています
タスクの立て方(月間)
私は月一で10分間の進捗プレゼンを全メンバーの前で発表することを目標にしていました(これは完全に自主的)月末に進捗発表するとなると、1週間前には何を話すか決めたいので、締切を自分で作ります(Googleカレンダーに書き込む)
また、月1で指導教員と2人きりで1時間みっちり指導してもらう時間を貰っていました(こちらも自主) 進捗発表とmtgが重なると辛いので2週間に1回はどちらかがあるように調整していました
これが毎月ある大きいイベントで、輪講、テスト、研究会、就活の面接や締切をこのあと書き足していました
私は月の中で体調が優れない時期を予測しながら予定を立てることもしばしばありました
Googleカレンダーは主に締切を意識するために使っていました 視認性を高めて忘れないようにしましょう
タスクの立て方(週間)
Googleカレンダーに月間タスクが書き込み終わったら、Notionに週間のタスクを書き込みます
まず、思いつく限りの週間タスクを書き出し、今週取り組む必要があるものだけ残します タスク処理時間の総数は40時間として、それ以上はなるべく入れないようにします
そうしたらタスクに「研究」「就活」「授業」などタグを付与します(複数テーマ持つ人はテーマごとでも〇)
そのとき、タスクの見積もり時間も書き込みます
ざっとで構いません(このときの見積もり時間合計は40になるようにしてください)
1日の中で何か1つにタスクが偏らないように、タスクが偏ることもないように締切を考慮しながら曜日を割り振ります
テーブルをNotionで作成し、同時に日報も作成します 日報からは週のタスクに飛ぶようにリンクを貼ります
タスクの管理方法
朝、デスクについてメールを確認したらNotionを開きタスクを確認します
タスクを紙に書き出し、どれから片付けるかを決めます ついでに今日考えていることや気分もノートに書き出します ジャーナリングというものです
ここでわざわざ紙に書くことでタスクを自覚し、またジャーナリングも行って自分の気持ちを落ち着かせます
タスクは順にこなし、終わったら紙に斜線を引きます
見積もりの甘さセルは所要時間を見積もり時間で割ったもの(Notionの計算機能を使ってください） 1を超えると見通しが楽観的だったということ
0に近いほど無駄な時間を考慮している可能性があるので次から見積もり時間を短縮など
その時の進捗はNotionにチマチマ書き込んでいました
今日のタスクが全て終わったら帰宅(終わらなくても帰宅)
日報はリンクでテーブルに飛ぶように設定
週報にまとめて日曜日までに指導教員に投げたら完成です
おわりに
私は予定をすっぽかすのが怖いので、リマインダーとしてGoogleカレンダー、タスク管理としてNotionを使用していますが(連携も出来る)、かなりごちゃごちゃしていて分かりにくいかもしれません
あとジャーナリングは趣味に近い
私は研究に使う数値計算の実行時間などは考慮していないので、結局は複数タスクを同時進行している気がします(とか、寝てるときに実行してたりとか)
私のはあくまで1例にすぎませんが、準備を入念に行うことで防げるミスや無駄な作業は無くせると思いますのでぜひ実践してみてください