RailsGirls Matsue 5thのタスクをRedmineで管理した話

いしりば〜

この記事はRails Girls Japan Advent Calendar 2024の15日目の記事です。

RailsGirls Matsue 5thでオーガナイザーをやっていた石川です。先日松江Ruby会議でRailsGirlsの振り返り発表をしたのですが、その際に

という嬉しいポストをいただけたので、この記事では当時やっていたタスク管理について書きます！

RailsGirls Matsue 5thの振り返りレポートはこちら： https://railsgirls.jp/2023/11/30/railsgirls-matsue-5th/

Redmine（レッドマイン）とは

オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアです。Ruby on Railsで開発されています。

なぜRedmineを使ったのか

RailsGirls Matsueは4thまではタスク管理にGitHub issuesを使っていたのですが、当初5thの準備をし始めた段階では誰にお願いすればRailsGirls Matsueリポジトリへのアクセス権限がもらえるかわからない状態で、とりあえず私が使い慣れていたRedmineを使うことにしました。
（そのあとGitHub issuesにもアクセスできるようになりました）

タスク管理

RailsGirls Matsue 5thはオーガナイザーが5人いて、ほとんどの事前準備はこの5人で行いました。
最初は「RailsGirlsをやるといっても何から始めれば？」状態だったので、Rails Girls Japanの皆さんに何から始めれば良いか相談したり、過去のRails Girls Matsueでオーガナイザーやコーチをしていた方々に相談したりと、色々な人に助けてもらいながら準備を進めていきました。みなさんありがとうございました！

とにかくやることすべてをRedmineに登録

「募集ページを作る」「前オーガナイザーさんに聞きたいことをリストアップする」のようなわかりやすいタスクだけでなく、
「コーチの募集人数を決める」「アイスブレイクの内容を決める」みたいな意思決定部分やアイデアもチケット(=Redmine内に登録されたタスクのこと)にしました。

たとえば「アイスブレイクの準備」というチケットの作り方だと、そのタスクの担当者が「アイスブレイクの内容をどうしよう」「アイスブレイクの賞品はどうしよう」「そもそもアイスブレイクって必要？」といった感じで一つの作業に対するたくさんの隠れ意思決定をする必要があってなかなか一つのタスクを終わらせられない状態になっていたと思います。
それらを分割してチケット化したことで、今後どんな意思決定が必要かを他のメンバーからも明確にしつつ、どんどん準備が進んでいる様子が目に見えてわかるようになりました。

また、定例ミーティングの中で出た思いつきもアイデアとしてチケット登録することで、それをそのまま忘れてしまわず実現するかを判断することにつなげられました。このアイデアチケットから「実際にやろう」となったものもいくつかありました。

定例ミーティング

短い準備期間で着実に準備を進めるためにオーガナイザー5人で定例のミーティングを週に1回（開催が近くなった頃には週2回）行い、Google Meetを使ってRedmineの画面を共有しながらオンラインでタスクの進捗状況などを話しました。コミュニケーション用にSlackも使っていましたが、やっぱり意思決定は直接何人かで話した方がやりやすかったです。
定例ミーティングでは主に私がファシリテーターをやりました。

こういうコミュニティ活動は仕事ではないので忙しかったり忘れたりで作業が止まりがちだと思うのですが、毎週話すことでお互いの忙しい度合いなどを確認してタスクを調整したり、作業を進めるやる気がわいてきて結果的に準備活動の活性化につながりました。あと、人に作業を催促するのって結構言いづらい感があるのですが、タスク管理ツールに登録されているタスクを機械的にみていって「状況どうですか？」と聞くのはやりやすいのでその点もよかったです。

また、Redmineを使ったことがないメンバーもいたのですが、画面共有をしてRedmineの画面を見ながら「このタスクは終わったので終了にしよう」など操作をすることでRedmineの使い方を伝えることにも役立ちました。

ガントチャートの代わりにバージョン機能をつかって進捗状況を管理

タスク管理をする上でオーガナイザーの一人から「ガントチャートを作りたい」と言われたのですが、Redmineのガントチャート機能は初心者がつかうのはちょっと操作が直感的でない部分もあったため、バージョン機能で代替することにしました(今やるべきことの視覚化という部分を)。

バージョンは「9/21〜9/27」「9/28〜10/4」「10/5〜10/11」のように定例ミーティングを実施した次の日〜次の定例ミーティングの日までの1週間を名前にしていました。

そのため、例えば9/27の定例ミーティングでは

  • 「9/21〜9/27」のバージョンのチケットを一つ一つ確認していく

    • メンバーと進捗状況や悩んでいる点などを話す

    • 話したことはチケットにコメントで記録する

    • 進捗状況を話して、タスクが完了したり「この作業やめよう」となったらチケットのステータスを終了に変更する

    • まだ完了していないチケットがあったら（次の週も引き続き着手するということで）次のバージョンに移動する

  • バージョンに割り当てられていない新規チケットがあったら、どのバージョンでいつ実施するかを決める

  • 次の週「9/28〜10/4」のバージョン内のチケットを確認して次の定例ミーティングまでにやることを明確にする

    • 担当者が決まっていないチケットがあれば決める

といったことをやっていました。

これは定例ミーティングをやっていたからこそうまく運用できたタスク管理方法だったと思います。
全体の進捗状況は、終わっていないチケットを次のバージョンに移動していくためバージョンのチケット数が増えてきていると「想定より遅れているかも、、、」ということがわかる程度の簡単な管理しかしていませんでしたが、期間が短いこともあってそれくらいで大丈夫でした。

SlackにRedmineのチケットの更新をBotで流す

Redmineのメール通知だと見づらいためSlackにアクティビティを流して、定例ミーティング以外でチケットが更新されたときにも素早く気づけるようにしました。

このやり方でタスク管理をやった感想

  • 毎回次のミーティングまでにやることを明確化しておくことで今自分が何をすべきかがわかって作業をやりやすくなった

  • 毎回次に進めるチケットの担当者決めをすることでひとりに多くの作業負荷が偏ることないよう分散できた

  • とにかく定例ミーティングが良かった

    • 定例ミーティングのおかげで自分が直接担当したタスク以外の状況も把握できて、もし当日オーガナイザーが体調不良で休みになってもなんとかなりそうな状態を作れた

他のオーガナイザーからも、

  • 週一の進捗会議のおかげで、タスクや頭の整理が出来て良かったです。

  • Redmineでタスク管理出来て進捗が分かりやすかった

などの感想をきけました。よかったです！

まとめ

RailsGirlsのワークショップでは本当にさまざまな準備が必要なので、タスク管理ツールを活用して計画的に準備を進められてとてもよかったです！


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