スタートアップバックオフィス（SBO）1年目の教科書②-月次作業の手順-

-月次作業の手順-

私が現在いるhokanは、2019年8月より3期目に突入します。
今後の事業計画をより現実的に立てるためには、日々の経理作業を正確に処理する必要があります。それには、このフェーズのうちに月次作業のマニュアルをどれだけ整えられるかが重要だと思います。
今回は月次作業の手順についてまとめました。

役員：3人
従業員：10人
インターン：2人

<使っているツール>

　●MFクラウド会計
　●人事労務freee
　●Googleドライブ
　●Googleスプレッドシート

<請求書、領収書の格納場所>

　●Googleドライブ
　●紙データはPDFし、ファイリングして鍵付きのキャビネットで保管

月次作業の流れ

１.納税
●前月分の士業の請求書／領収書に基づいて、士業報酬の源泉所得税をスプレッドシートでシートに入力し源泉税を管理する
●税理士の先生にスプレッドシートを共有し、源泉税の納税準備をしてもらう
●税理士の先生から納税準備完了の連絡がきたら電子納税をする
●住民税・源泉所得税を10日までに納付する

２.請求書・領収書仕訳
●請求書／領収書／従業員の立替レシートを収集し、MFクラウド会計に仕訳入力する。
●データで収集した請求書／領収書をGoogleドライブに格納する。
●従業員の立替レシートはA4用紙に従業員別にのり貼りする。
●レシートに立替えた人の名前・使途をメモする。
（飲食代の場合は参加者名・人数をメモする）
●紙ベースで送付された請求書／領収書／A4用紙にのり貼りした従業員立替レシートはスキャンし、Googleドライブに格納する。
●仕訳した請求書／領収書のファイル名に仕訳IDを追加する。
　　　　　　（ex.1489_請求書_name_YYYYMM)
　　　　　　（ex.1890_領収書_name_YYYYMM)
※仕訳IDと紐づけ作業と仕訳完了のダブルチェックを兼ねる
●MFクラウド会計のAPI連携によって自動仕訳された仕訳を、請求書／領収書と照らし合わせながら登録していく

３.経費精算・給与仕訳
●人事労務freeeの給与明細に従業員立替経費を入力する
●従業員給与を人事労務freeeを元に仕訳する

４.銀行口座
●銀行の入出金明細をPDFにし、Googleドライブに格納する

５.税理士の先生に提出
●全仕訳後に税理士の先生に提出する【7営業日までに提出】
●請求書/領収書等(Googleドライブに格納している経理関係のフォルダごと）小口現金残高/銀行取引明細

６.支払い
●請求書と人事労務freeeに基づき、ネットバンクで支払いデータを作成する
【20日までに作成、25日支払予定設定をする】
●顧問報酬、業務委託料、他支払は請求書をもとにする
●従業員給与はfreee労務をもとにする

７.仕上げ
税理士の先生からフィードバックをもらい、修正する

８.支払確認
●25日以降月末営業日の前日までに支払い完了を確認し、請求書のファイル名に支払日を追記する。
（ex.20190725_1987_請求書_〇〇法律事務所_201906)
以上

Googleドライブは検索機能が優れています。その機能を上手く活用したいので、請求書／領収書のファイル名は検索目的で絞れるファイル名にすることがポイントです。
目的は過去の収支を瞬時に把握することや、実績から予算確度を高めること。会社が大きくなる前の早い段階から整えていくことで、カオス状態で整理する時間なんてない・・・なんてことが起こらずに済むのではないかと思います。

今回は月次作業の大まかな流れについてまとめましたが、仕訳作業で漏れやミスが起こりやすい箇所のtodoリストも作成中です！