タスクの"先延ばしグセ"を治す方法

2024年9月27日 06:42

基本的にタスクは"先延ばし"せず、その日に終わらせるのがいちばんです。

…ただ、予定やタスクが詰まっているときは、実行できるタスク量に限界があります。

そこで今回は、タスクを"先延ばし"するのではなく、"先送りする"という方法について、3ステップで紹介したいと思います。

①"先延ばし"と"先送り"の違い

私は2つの言葉を以下のような定義で使い分けています。

＜先延ばし＞
「取り組むタイミング」が曖昧なまま、翌日以降に延期する

＜先送り＞
・タスクを延期するときは必ず、"実行日を再指定"する
・その日が来るまでそのタスクは忘れる→今日のタスクに集中
・再指定した日になったら、そのタスクを実行する

"先延ばし"で紹介した画像のように「来週」とか「明日」のような曖昧な設定をしていると、ずっと「来週」になったまま、どんどんタスクが増えていきます。

「いつ取り組むか」を具体的に決めないと、永遠にそのタスクは「来週」のタスクになったままです。これでは、たとえ時間に余裕ができたとしても、一生取り組むことはできません。

一方"先送り"は実行日を再指定しているので、その日が来るまではそのタスクを忘れておくことができます。

再指定した実行日になったら「今日のタスク」として再挑戦しましょう。

次のステップを実行すれば、"先送り"を習得することができます。

(1)　「締切」ではなく「実行日」を基準にタスクを管理
タスク管理表を作る場合、必ず日付列のタイトルは「実行日」にします。

(2)「実行日＝今日」のタスクだけが表示される場所を作成
フィルター機能などを使って、「今日のタスク」だけが表示されるスペースを作りましょう。

(3) 「実行日＝今日より先」のタスクは、目立たないところに保管
実行日が今日より先のタスクは別の場所で保管しておきます

(4) タスクを延期したいときは、必ず実行日の再設定を行う
Notionを使ってこの仕組みを作ると、自然と実行日の再設定ができるようになります。

タスクを"先延ばし"ではなく"先送り"する仕組み。

実は"相手待ちタスク"の管理にもぴったりなんです。

たとえば「日程調整」というタスク。候補日を出して、相手を待っている状態になった場合、皆さんはどのように管理していますか？

ここまで紹介した「実行日基準」のタスク管理表であれば、「〇〇月〇〇日までに返信お願いします」と約束した日を実行日として、そのタスクを"先送り"してしまいましょう。

そうすれば、「〇〇月〇〇日」になったタイミングで、「今日のタスク」に表示されます。

それまでは、そのタスクのことを忘れ、目の前のタスクに没頭してOKです。

「相手待ちタスクの管理」は、私自身多くの方にご相談いただくテーマなのですが、このように管理すると随分ラクになるかと思います。

Notionのタスク管理ページを自分で作れるようになりたい方へ👇

この記事に書かれてある内容を100%実行するには、Notionがぴったりです。初心者の方も、すでに使っている方も、この動画さえ見ればNotionを使い始められる！という動画を作ったので、よければご覧ください。

（かなり長尺なのでじっくりご覧ください🙇‍♂️）