【職場改善note有料マガジン】No.0018･･･Googleフォームが職場にもたらす有益性は必ずある！
「これは！！」って感じで、さっそく関連電子書籍を購入して読んでみたら、どの職種のどの業種の企業組織でも有効なツール、Googleフォーム。 実を言うと、ボクが所属する（派遣）会社では、全国の正社員は会社に対して毎月「月報」を提出するようにと決められているのだけれど、月報提出に使用しているのがGoogleフォーム。 このツールの存在自体は３か月ほど前から知っていたのだけれど、個人のネットユーザーが使えるものなのかどうかがわかっておらずにいたのだ。 しかししかし、皆さんお使いの「note」で（先月だったか先々月だったか）、note運営から発信された「noteカイゼン」で「noteテキスト内Googleフォーム埋め込みができるようになりました！」的な情報を見て、「なに？！個人でも使えるのか！！」と気付いたのである。
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それからだいぶ時間は経っているのだけれど、今回提出した月報に文章を書き込んでいる時に、突然閃いたのだ。 「そうだ！今働いている職場で採用されれば何かが変わるかも！」と。 そう思ったのは一昨日の日曜日のこと。 昨日は溜まっていた仕事を片付けなければならなかったので、発信するには至らなかったのだけれど、本日、職場の管理部署の係長にA４紙５ページ分ほどの文章にして「ポチッとな！」してきた(笑) あまりに奥が深すぎて、全てを説明するには至らなかったのだけれど、とりあえず【１】ということで、次回に繋がるようにナンバリングしておいた(笑)
これを受け取った係長が、この提案をどのように料理するかは時の運で、今回はGoogleフォームに関する初の発信なので、すぐに採用には至らないと思っておくことにしている。 でもね、これよりも前に発信した内容として、「全従業員向けポータルスペース」に関して説明した文章には、まさに「全従業員の声という声を時期を選ばず、個人が発言したいときに発言できる空間が必要だ」的な話をしたんだ。 これね、まさにGoogleフォームそのものと言っても過言ではないくらいにマッチした考え方だったんだよね。 これに気付いてテンション爆上がりしたボクは、居ても立っても居られない状態になり、急いで文章を作成して発信したんだ。
会社全体としてはeラーンニングという学習媒体を使っていて、コンプライアンスや会社法などといった、会社員として知っておくべきことについて学ぶことができるような体制がある。 これはこれで意義のある取り組みだなと思いながらボクも受講してきてるんだけど、Googleフォームの凄さに気付いてふと思ったんだ。 「eラーンニングは職場単位や部署単位で従業員の声を吸い上げるようなツールではないな」と。 一方、Googleフォームは、「職場の実態や問題に直接的に迫ることのできる情報収集ツール」であると言える。
質問そのものを自分たちの職場関連の内容にすれば、それに対して回答するのも同職場の従業員たち。 正社員も派遣社員も期間社員も全員回答することができる。 なぜなら、「端末を持っていない人が一人もいないから」だ。 業務時間中の回答を強制するのは難しいため、個人が時間のある時に「任意で」回答できるスタンスでGoogleフォームを発動すると、答えてくれる人は答えてくれる。 おまけに、Googleフォーム利用の際に指定されているドメインのメールアドレスは「Gmail」のみではあるものの、アカウントを持っていない人のほうが圧倒的に少ないし、持ってない人は数分でメールアカウントを作成できる。
職場にGoogleフォームを浸透させるためにはどうしても時間はかかるかもしれないが、自分が回答したことで職場改善に活かされることを体感するに至れば、それ以降、自分のGmailアカウントを介してケータイやパソコンにGoogleフォームが届けば毎回のように回答するようになるだろうと予測している。 ４択５択の質問形式であれば１タップで選択できるし、質問に対して個人が思うことや感じていることを文面にして入力することもできる。 そして、全ての回答が自動かつリアルタイムで集計されグラフ化されると、Googleフォーム管理者は都度数値の変化を確認することができる。
どんな会社の職場でも「数値」や「グラフ」は、情報を分析するには非常に便利であるため、対策や改善のための如何なる活動や取り組みを進めていく上でも、方針転換や計画修正やルール改定などの機会を容易に探ることができるようになる。 特に、モノづくりの現場においては、例えば製品の性能データ集積や不具合原因への対策に関して情報を集積するには、これまでずっとMicrosoftのエクセルに入力して、計算式を使い、グラフを作成して・・・という手間をかけるのが当たり前だったが、Googleフォームはその手間を圧倒的に削減することが可能になる。
起きた問題に対して、関係者全員の意見を集めようと思えば、いちいち会議を開かなければならないし、それには時間もコストもかけなければならないが、Googleフォームは、オンライン上で問題提起のためのフォームを作成してURLを関係者に送信すれば、それを受け取ったメンバーは自分が回答したい時にゆっくり答えることができる。 Googleフォームは企業組織にとって向き合わなければならない問題に対しては、役職者が集まって会議をするのが一般的だろうと思われるが、Googleフォームはそれを一掃できる。
世界でも無駄な会議の多い日本企業と言われたままでは腹立たしいとも言える。 ここはもうGoogleフォームを使って可能な限り無駄な会議を排除し、本来の業務に人員を投入できるようにし、各職場から職長不在の時間を無くすことができれば、職長不在時のトラブル発生を未然に防ぐこともできるようになるだろう。 部下が職長不在の際に勝手に判断して行動しミスをした、なんていうことも低減することができるかもしれない。 最終判断と指示・命令をすべき職長が現場を離れて会議に出席する、というのは各職場にとってリスキーな状況であることを考えれば、Googleフォームを活かさない手はないと言える。
また、Googleフォームは、役職という肩書のない一般社員や非正規社員たち総動員で１つの問題に対して意思表示できるツールでもある。 肩書がないメンバーでも、普段の業務の中で個人的に気になっていることや不満に思っていることなど、実に多くの「アイデア」が組織の中には潜在している。 しかし、それを年がら年中吸い上げるとなると、あまりに労力がかかり、「忙しくてそれどころではない！」などと発狂する人も出てくるだろう。 Googleフォームならそんなこともない。 自発的に個人が回答するかどうか、ただそこに重点を置けばいい。 上長は「回答にご協力ください」と一言だけ言えば済む。
今ボクが働いている職場でGoogleフォームが採用されることになれば、おそらくは同じ会社の他県・他地域にある職場ではモデルとして採用されることになるかもしれない。 上司部下が面談をして部下たちの声を吸い上げるといった取り組みもなされてきたが、本音をぶちまける人たちがどれほどいるかは定かではない。 それは誰がどんなことを発言したかが特定されるからという理由だけで、噂が広まることを懼れたり、立場が危うくなったりすることを懼れたりして、面談ではなかなか本音は言えない。 現実としてそういう人は少なくない。
ところが、Googleフォームなら匿名性を保つことができるため、堂々と回答することができる。 弊害となるのは、先ほど述べた「回答は任意である」ということ。 答えない人は答えない。 これを弊害と言うべきか否かは、フォーム作成の戦略にかかっているとも言える。 職場が、各部署が、どんなことについて従業員の声を吸い上げたいのか、そこを突き詰めていかなければならない。 では、誰がGoogleフォームを作成・管理するのか、これが先決になってくるが、これは一つの業務として立派に成立するため、専用部署を増設する価値は大いにあるように思う。 ボクの願望だけどね(笑)
これが仕事になったら全力でGoogleフォーム勉強しまくるんだけどなーなんて(笑) それにね、Googleフォームを管理して定期的に作成して配信し、集計結果を公表するというのであれば、「在宅勤務」が可能になる。 おー、完全に願望だ(笑) 今やってる業務より何倍もやり甲斐があるｗｗｗ やりたいなー♬ やらせてもらえんかなー♬ 隙あらば志願する(笑) 任意での回答というスタンスでGoogleフォームを作成・配信・集計結果公表となると、回答者数が重要視されるし、集計結果をどのように職場内で活動に活かすかまで観察・記録していかないと意味がないため、やることはたくさんある。
職場を良くしていくためにGoogleフォームを活用する、こういう認識を職場全体に浸透させていくことができれば、きっと活気を生むことにもなるし、問題解決への熱量も上昇するだろうと期待できる。 もしあなたが自分の職場のためにGoogleフォームでアンケートを作成するとしたら、どんな質問をいくつ考え、どれくらいの回答率を目指すだろうか。 これは絶対に面白い。 やってみたいなー（願望ｗ）
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