進捗の確認、プロジェクト間の調整、各種ツールでのやり取りなど、「仕事のための仕事」をなくす『ワークマネジメント』

「ワークマネジメント」という考え方についてまとめる

work managementと検索してDeepLで翻訳しながらまとめてみた。なんかこれからいろんな人に説明することが増えそうだから。自分なりの理解なので間違えていたらtwitterで指摘ください。

「仕事のための仕事」が増える問題をなんとかするのが、ワークマネジメント

優秀なメンバーを集めても仕事やプロジェクトが大きくなるに従って、仕事の範囲や責任、進捗の確認、プロジェクト間の調整、各種ツールでのやり取りなど、「仕事のための仕事」が占める割合が膨大になる

従業員の60％は従来費やすべき本来の仕事の倍の時間を日々さまざまなチャネルで発生するメッセージや依頼事項、確認事項、突然の仕事、進捗会議や調整事項に対応をする「仕事のための仕事」の時間に浪費してしまっている、という調査

引用元：「ワークマネジメント」が秘める可能性。マインドフルネスなチームの働き方とは

この辺を解決したい、という点においては「そうだよね」と大抵なるだろう。だからいったんこれで。

ワークマネジメントの何が新しいのか？「コラボレーション」と「プロジェクト管理」業務が統合できること。

自分の現時点での答えは「コラボレーションによって新しいものを産み出すプロセス」と「プロジェクト管理、成果/資源/期日が決まっているプロセス」という相反する業務を統合できる点があたらしい。

work managementを英語で検索したら、ソーシャルコラボレーションという言葉が英語だとたくさん出てきていた。

ソーシャルコラボレーションとは？（wikipediaのDeepL翻訳）
ソーシャル・コラボレーションとは、複数の人々やグループが相互作用し、共通の目標を達成するために情報を共有するのを助けるプロセスを指します。このようなプロセスは、現在の技術革新とウェブの普及により、コラボレーションと情報の社会的普及が容易になったインターネット上の「自然な」環境にあります。

↑を見る限り、インターネットっぽい何かですね。

プロジェクトとは（wikipediaより）
プロジェクトの特徴
プロジェクト活動には以下の特徴がある
明確に定義された目標
必ず開始時点と終了時点がある
永続的でない一時的な組織が担当する
1人のリーダ（プロジェクトマネージャ）と複数のメンバーから構成される
目的達成のための予算が与えられる
いくつかの工程から成り立つ
ライフサイクルの各段階で必要資源が変化する
予期できない事態が発生することがある
後工程ほど変更・修正の困難度が増す

↑これはつまり、期限があって、終了条件もあって、というコラボレーションとは真逆の活動という理解。

「コラボレーション」と「プロジェクト管理」、それ以外のいろんな業務が混ざったときに、進捗の確認、プロジェクト間の調整、各種ツールでのやり取りなど、「仕事のための仕事」が占める割合が増える！

これは私が勝手に結論づけただけ。根拠なし。もっと良い感じの説明があったら書き換える。でもまあそんな感じがする。つまりそれを統合していくことで、仕事のための仕事が減る！

「仕事のための仕事」をなくすためにどーするか。ロードマップを書いた。

ロードマップの書き方を学んだので、「で、どうするの？」というイメージをつかむために、ロードマップを書くぞ。たぶんこれがあるとイメージがわくはずなのだ。ひとつの会社の仕組みをどう変えていくかという観点だ。

ソーシャルコラボレーションとプロジェクト管理を両方推進したいけど、相反する活動だから、右上に行こうとすると、仕事ための仕事が増えてややこしい、みたいなことを表した図。

で、社員の活動を3つに分ける。なんとなく個人の裁量の違いを書いた。現状こうだとする。

・ソーシャルコラボレーション活動･･･各自が勝手にやる
・個人のタスク管理･･･セキュリティガイドラインはあるだろうが、少しは社員に裁量がある
・プロジェクト管理･･･何かしら所属する組織が決めている。自分一人では決められない

次は、「プロジェクト管理とタスク管理」を「社内活動」と強引にくくってしまって、会社内で起きている「仕事のための仕事」が増える構造について、説明をしていく。

不規則な入力プロセス
誰も「正しい」リクエストの方法を知らないので、リクエストは一日のうちでいつでも、どんな形や大きさのものでも、必要な重要な情報がなくても入ってきます。これらすべてに対応しようとするのは非常識なことです。

時間の無駄
あなたのチームは、電話、メール、デスクビジット、ステータスミーティングへの出席、実際に実行するのではなくデータ収集に時間を費やしすぎています。

（The Complete Guide to Enterprise Work Management）

仕事の依頼方法が決まってないから、依頼側は楽だけど、依頼される側に手戻りや作業の中断等マイナスの影響がある。これを「ちょっといい？」と口頭でやられると、相当きつい。「あれどうなってる？」というのが定例会議等、いろんなところで発生するということか。

この観点だけで考えても以下のことが言えそう。

仕事のリクエスト方法を統一してみると･･･？
・依頼する側はやりにくくなる（−）
・依頼される側はやりやすくなる（＋）
・チーム全体としては、進捗の確認、プロジェクト間の調整等が減る（＋）
・上記3つによって、成果が増えるのか、コストが減るのか等の仮説を立てて検証する

以下、「情報のサイロ化」「分断」みたいな観点

切り離された活動
あなたの戦略的な方向性がコミットメントから切り離されている、仕事から切り離されている、業績追跡や管理から切り離されている、など。

四方八方に走る
仕事が混沌とし、可視性が低いということは、あなたやあなたのチームメンバーが、役員や利害関係者をなだめるために必要なデータを手に入れようとして、いつも髪の毛が燃えているように走り回っていることを意味しています。

作業の可視性が低い
すべての人やチームが、文書共有、PPM、スプレッドシート、メール、ホワイトボード、タスク管理ツールなど、仕事のために異なるサイロ化されたツールを使用しているため、収集に何時間もかかる仕事のデータが散在しています。

（The Complete Guide to Enterprise Work Management）

ロードマップのいいところは、わかんないところは「なんかやる」って書けばいいところだ。あとで変えればいいのだ。なんかここまで作ったら個人的には満足したのでいったん以下の図で終了。

ソーシャルコラボレーション系も何か課題があったらみんなでシェアする。社外の面白そうな人と社内の人が定期的にコラボレーションしたいとか、ありそうだな。

最終的にはツールの統一なのだが、その前に、ガイドラインレベルで統一すると良さそう。以下例。ツールの統一前に、各社員の行動レベルである程度統一してないと意味ないというのは大事だな。ここに時間をかけることを忘れそう。

ソーシャルコラボレーションツールを使ったコミュニケーションのガイドライン例
・緊急でない場合はEメール。
・Slackは、一人または複数の人への簡単な質問や、何かについての注意喚起のために使用します。
・個人対個人の会話は、Slackでのやりとりでは対応できないような複雑な内容の場合や、ミスコミュニケーションの可能性が高い場合に使用します。
・2人以上の人が何かを議論する必要がある場合のミーティング。

（ヤバい引用元忘れた･･･、あとで書きます。）

ツールの統一は、ソーシャルコラボレーションと個人のタスク管理とプロジェクト管理を一つのものでやる、もしくは連携しているみたいなことらしい。ガイドラインまでいったら、ツール選定とかはなんとかなりそうだな。

最後は曖昧になりましたが、この記事をいろんな人に見せて、随時修正していきます。