契約管理の仕事紹介
今回は、契約管理の仕事内容について、詳しく紹介したいと思います！
契約管理は、オフィス仲介事業（47株式会社）に属しています。仲介コンサルタント（営業職）から案件を引き継ぎ、契約関係の業務を担当している部署です。
これから面接を受ける方は、ぜひ参考にしてみてください。
案件発生から契約までの流れ
1. オフィス仲介コンサルタントからの案件共有
契約管理は、47株式会社が運営する「officee」で成約したお客さまの不動産契約に関する手続きをサポートしています。契約が決まった案件を営業担当から引き継ぎ、契約までの手続きをサポートするイメージです。
まず、案件を担当するオフィス仲介コンサルタントから、契約が決まった案件の共有を受けます。物件名や契約者名、契約日、重要事項説明（重説）のスケジュールなどをすり合わせて、契約までスムーズに進行できるよう準備を始めます。
契約にあたって必要な書類は、オフィス仲介コンサルタントがビルオーナーさま・管理会社さまに依頼して手配をするため、契約管理が直接ビルオーナーさま・管理会社さまとやりとりすることは基本的にありません。契約管理一人あたり、月20件程度の案件を担当します。
＊契約前までの流れをより深く理解したい方は、オフィス仲介コンサルタントの仕事紹介もあわせてご覧ください
＊契約管理とは別で、ビルオーナーさま・管理会社さま・お客さまとの契約調整業務をオフィス仲介コンサルタントから巻き取っている部署もあります。そちらの業務では、ビルオーナーさま・管理会社さま・お客さまと直接やりとりを行う機会が多くあります。
2. 契約書類の確認・準備
契約書はビルオーナーさま・管理会社さま側で作成されることが多いため、その内容を確認し、修正すべき箇所があればオフィス仲介コンサルタントにフィードバックして調整を行います。貸主に委託を受けて、契約書を47側で作成することもあります。
重要事項説明書は47側で作成することが多いため、契約書の内容確認と同時並行で作成し、製本まで行います。
書類の準備が完了したら、重説日までにお客さまに書類を送ってもらうよう、オフィス仲介コンサルタントに依頼します。
3. 重説
47では、対面での重説とオンラインでの重説（IT重説）どちらも実施しています。最近は、お客さまの負担軽減と業務効率化のため、IT重説を推奨しています。
重説では、契約管理が重要事項説明を読み上げ、お客さまからの質問があれば随時回答します。
借主が内容に納得したら、説明書に署名・捺印を行いますが、この時点ではまだ契約成立には至っていません。その後、貸主・借主が改めて契約書に署名・捺印をし、契約金入金を経て、晴れて契約が成立します。
4. 契約書類の捺印・回収
重説実施後、書類原本をお客さま宛に郵送し、捺印をしていただきます。その書類をビルオーナーさま・管理会社さまに郵送し、捺印をしていただき、お客さまに一部返送します。47でも一部保管し、ファイリングしておきます。
5. 顧客管理システムの情報更新
契約書類の捺印・回収と同時進行で、契約情報を顧客管理システムに反映し、情報更新を行います。契約書類の原本を保管するだけでなく、必ず全契約情報をデータ化しておき、いつでも確認できるようにしています。また、お客さまから更新や解約等のお問い合わせをいただいた際も、契約管理で対応しています。
その他の定例業務
1. 上長との打ち合わせ
入社直後は特に、頻繁に上長と打ち合わせを行い、案件の進捗状況を確認します。分からないことや困っていることがあれば、すぐに上長に相談して指示を仰ぐことが大切です。
また、契約管理だけでなく全社共通ではありますが、毎月上長との目標面談を実施しています。OJTでの実践の場だけでなく、面談の場でも改めて業務で困っていることを解消したり、将来のなりたい姿・目標に関するすり合わせを行っています。
2. 定例ミーティング
契約管理部内のミーティングを週1で行っています。部署全体のインシデント管理や工数管理、業務フロー改善などを行っています。
よくある質問
1. 必要な資格は？
重説を行っていただくため、宅地建物取引士資格が必須となります。
2. 土日祝日に出勤することはある？
ありません。なぜなら、お客さまが法人のため土日祝日はお休みだからです。ビルオーナーさまや管理会社さまも、住宅用の不動産と違って土日祝日はお休みのため、基本的に業務が発生することはありません。
3. 月内で忙しい時期は？
不動産契約は月末に集中することが多いため、重説が複数件入るなど、月末は忙しくなります。一方、月初になると業務が落ち着くため、データ入力などの作業が中心になります。
4. 外勤は多い？
47では現在、IT重説が全体の7割以上を占めており、オフィスから遠隔で重説を行うため、あまり外出する頻度は高くありません。対面で重説を行う場合は、お客さまのオフィスに訪問することもあります。また、稀に書類の受け取りなどで外出することもあります。
5. 契約管理に求められるスキルは？
契約書類のチェックが多いため、特に集中力と正確性が求められます。また、月あたり約20件の契約手続きを同時進行で担当するため、タスク管理スキルも求められます。
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以上、契約管理の仕事紹介でした！
気になることや不明点があれば、ぜひ面接時に聞いていただければと思います。
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