予定は逆算して建てるべし!
はじめに
え?当たり前?
いや、まあ、わかってる人にとってはその通りで、貴方の達成できる予定の範疇で建てることが、貴方にとっての正解です。
そのまま、今後も頑張ってください。
ただ、目標を達成できない人は存在します。
そんな貴方に一言、
・「予定を建てる」ことが目的になっている
・建てたけどその通りに進めないことがある
こんなことって多くないですか?
それは、予定の建て方が悪いからです。
どのような建て方が良いのか、どうするのか、見ていきましょう。
目標を達成するための、予定の建て方について、参考になれば幸いです。
予定とは目標を達成するためにある
予定の建て方についての記事ですが、これを間違えては元も子もありません。
すべては「目標を達成する」ためにあるのです。
最終的に目標が達成できていれば、予定なんていりません。
「スケジュールを提出しなさい」とか「日程表を出しなさい」とか言われる場面はあるかと思いますが、予定がなくても確実に出来る方は、予定を作る必要はありません。
適当に必要そうな手順を書き出して、1週間毎に配置した物でも渡してしまいましょう。
手順例
必要そうな手順が思いつかない場合、以下から適当に抜粋してください。
・準備 ・○○作成(企画書、仕様書、プロット等)
・書類作成 ・試作
・テスト(試験)・○○着手(試験機作成、実機作成、サンプル作成等)
・○○完成 ・確認
・予備日 ・納品
※○○の内容は適宜編集して使用してください。
分からない予定を無理やり建てるなら、その時間を作業に回した方が効率が良くなってしまいます。
まあ「案ずるより産むが易し」とも言いますから「予定を建てるくらいなら作業しましょう」という考え方も、一つの正しい方法です。
タスクを書き出そう
タスクを書き出す前に、目の前にはカレンダーや日付を書く用紙が置いてあるのではないでしょうか?
ひとまずそれは横に置き、メモが出来るものを用意してください。
さて、予定を建てるにあたって何が必要でしょうか?
「項目」ですね。
つまりは、タスクです。
とりあえず、書き出して、何が必要なのか、どんなことをするのか、明確にしておきましょう。
手順をイメージ出来る方も、予定を書くなら書き出しておきましょう。
手順の抜けがないか確認出来る上に、逆算するために必要になります。
できましたか?
書き出す項目が分からない場合は、「手順例」を参考にしてください。
必須な期間を考えよう
この工程で大切なのは必要な期間ではなく、必須な期間です。
なにか作るときに「〇時間放置」や「○○が来ないと進まない」という場面があります。
前者は「必ず一定の時間が必要な工程」になるため、タスクの隣にでも書いておきましょう。逆算するにあたって、重要な目安になります。
後者は他の人が関わるため、事前に確認し、それ以外の作業を進めましょう。雑談も交えて相手へ連絡することで、日程からズレる場合が減ります。適度に連絡してあげましょう。
必須な期間はわかりましたか?
わからない場合は、簡略化した動作で時間を計ってみましょう。
逆算して考えよう
さて、ようやくカレンダーを使用します。
1.締め切り日を記入しましょう。
よくあるやつですね。
2.バッファ、つまり予備の日程を組み込みましょう。
これが仮の締め切り日となります。仮〆としておきましょう。
締め切り日から1週間程度前が目安です。
1週間では長い、短いという場合は、全体日数の1割程度を目安に設定してください。
ミスや予想以上に時間がかかった場合には、その日程へずれ込みます。
3.必須な期間を記入しましょう。
大まかな場所に必須な期間を配置しましょう。
大まかな場所が曖昧でわからない場合は、
「仮〆までの残り日数」-「必須な期間」=「タスクで使える期間」
「タスクで使える期間」÷「タスク数+2」=「1タスク辺りの目安期間」
と考え、タスクの順番から数えてください。
4.最後のタスクから順に記入しましょう。
仮〆を基準に、終わり側のタスクから記入していきましょう。
時間の目安は「1タスク辺りの目安期間」ですが、いらない場合は減らしてください。
最後になればなるほど時間がかかる上に、重要度が高くなることが多いため、最後から順にやっていきましょう。
順当に割り振ることができた場合は、これで終わる場合があります。
これ以上は補足として場合ごとに解説します。
補足1.必須な期間との間に空白ができてしまった場合
「1タスク辺りの目安期間」まで、必須な期間のタスクとして組み込みましょう。
それでも余る場合は、必須な期間を設定したタスクをずらしましょう。
補足2.割り振ったら余った。空白が出来た。
おめでとうございます。理想的な余裕を持ったスケジュールです。
タスクの間に休みを入れたり、1タスク辺りの目安期間を増やしたり、
簡単にずらせるカレンダーなら全て前倒しにして、予備日程を増やしましょう。
残った期間は自由に使えます。
補足3.タスクが入りきらない。
タスクでもっと短くても大丈夫な場所はありませんか?
ない場合は予備日程消して組みなおしてみましょう。
それでも足りない場合は、仕事を外へ割り振る、締め切りを伸ばす、といった対応を行いましょう。
早めに連絡を行えば、対応してくれる場合が多いです。
結論
タスクを書き出そう
必須な期間を考えよう
逆算して考えよう
この3項目で、君もタスクマスターだ!
最後に一言
「中途半端な予定を建てるくらいなら、建てずに手を動かせ!」
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