マイクロソフトTo Doがタスク管理に最適な理由
タスク管理上手にできていますか？
筆者は、今年9月ごろから生活スタイルが少し変わって、タスク管理の必要性を迫られた。もともと暇さえあればなんとなく音楽を聴いたり、SNSを見たり、好きな本ばかり読みふけっていたのだが、タスクの完遂や勉強のために効率的に時間を使う必要が出てきた。
そこで、どのように予定管理を行うかを考えた結果、マイクロソフトのTo Doアプリ（以下、MS To Do）を使うことにした。
本記事では、MS To Doを使ったタスク管理方法と利点を紹介する。良い方法だと思われた方は、ぜひ参考にしていただけると嬉しい。
マイクロソフトのTo Doアプリを使う理由
数あるカレンダーアプリやTo Doアプリがある中、なぜMS To Doアプリなのか。筆者は、もともとGoogleカレンダーを使っていたのだが、相性が悪かった。
そもそもタスクを確認する癖ができていなかった筆者にとって、ブラウザを開いて、アプリをクリックするなんて手間がかかりすぎていて、忘れないようにと書き込んでも見ないことの方が多かった。
そこで、筆者が求めた条件はブラウザアプリではなく、デスクトップアプリケーションとして独立していること。PCの起動時に自動的に立ち上がり、常にデスクトップにタスクが表示されるようにしようと考えた。また、筆者の作業環境は家ではWindowsデスクトップ、出先ではMacbookを使っているため、これにiPhoneを含めたOSの異なる3台の端末でタスクを同期させられることも条件だった。
この二つの条件を満たしたものが、MS To Doだった。
筆者おすすめの使い方
ここからは筆者おすすめの使い方を紹介する。
MS To Doには、「今日の予定」や「重要」、「今後の予定」、「タスク」などのリストが用意されており、タスクや予定の性質や種類ごとに使い分けたり、適宜新しいリストを作成できる。だが、筆者はタスクリストしか使わない。タスクだけでなく、旅行や外出などの予定や挑戦したいこと全てをこのタスクリストに書き込んでいる。確かに細分化した方が良いかもしれないが、こうすることでリストの切り替えなどの操作をしなくて済む。
また、先に述べたがデスクトップに常に表示させる設定も必要だ。PCはもちろんだが、スマホのホーム画面にもウィジェットとして指定のリストを表示できるため、タスクリストをウィジェットにしてiPhoneでも常に確認することができるようにしている。
また、これは完全に好みだが、常にタスクを目につくようにしているため、筆者は通知設定などはしていない。また、タスクにサブタスクを設定することもできるのだが、これもクリックして確認しないといけないため、すべて同列のタスクとして書き込んでいる。
このようにデスクトップに常に表示させている。Macbookも同様。
デスクトップに常に表示させることの利点（筆者の主観）
PCのデスクトップやスマホのホーム画面に常にタスクや予定を表示させることのメリットを完全に筆者の主観で述べていく。
まず、気持ち悪さを生む、これに尽きると思う。やらなきゃいけないことが頻繁に目について、頭の中のメモリの一部を常に占領していることによる気持ち悪さ。これを解消するにはタスクに取り組んで完了ボタンを押すしかない。これはタスク完遂において、非常に大きな原動力になる。
次に、目につくたびに思い出すことで、記憶に定着される。Googleカレンダーを使っていたころは自動で前日や数時間前にリマインダーされるようになっていたが、そもそも予定が記憶に定着していないため、ホテルの予約など事前にしておいた方が良いことをできずに、当日慌てることが多かった。
実際、事前予約を忘れていて、当日にホテルを取ろうと思ったらどこも満室で取れないということがあった。
リマインダーも大事だが、まず何より予定を記憶に定着させること。これにより事前準備含め、滞りなく予定の日を迎えることができるようになる。
最後に
この方法を採用してから2か月経つが、滞りなくタスクに取り組むことができている。数週間後、急遽大阪に行くことになったのだが、いつもなら直前にホテルの予約やチケットの購入を慌ててしていたのだが、MS To Doのおかげで既に済ませてある。快適な旅行になりそうだ。
本記事で紹介した方法は、タスク管理の習慣が身についておらず、これまでうまくいかなかった人に最適だ。最初の設定さえ行ってしまえば、あとはもう予定やタスクを書き込んでいくだけ。ぜひ、最小限の努力で最大限の効果を実感してみてほしい。