プライバシーマーク (Pマーク)従業員へのPマーク教育

2022年7月5日 13:56

1年に1度定期的に、”全従業員”社長を含むパートやアルバイトの方へ個人情報に関する教育を実施する必要があります。

1. 物語

Pマーク運営チーム：『プライバシーマーク（Pマーク）を取得するうえでP　
　　　　　　　　　　マーク教育を実施してほしい。』
チームメンバー　：『かしこまりました！、、、とはいえPマークの教育は
従業員全員がやる必要があるのでしょうか？また、社
長も教育をする必要はあるのでしょうか？』
『教育を実施するうえで内容は何をやればいいのでしょうか。教育資料は何を使用すればいいのでしょう　　　
　　　　　　　　　か？』
Pマーク運営チーム：『教育のやり方や内容を1度調べてみようか！そして全　　
　　　　　　　　　体の教育を3月31日までに実施できるよう動いていって　　
　　　　　　　　　してほしい！』

2. 教育の計画

1）教育対象者はどこまで？

教育を実施するうえで対象者はどこまでなのか？
それは雇用関係にある従業員(正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員など)だけでなく、雇用関係にない従業者(取締役、執行役、理事、監査役、監事、派遣社員など)も含まれます。
なぜなら、直接個人情報を取り扱う業務がない部署でも、個人情報に触れる可能性があるからです。

2）役員、産休、未実施者等はどうすればよいの？

役員、産休、未実施者の教育はどうすればいいのか？
役員については上記でお伝えした通り実施が必要になります。
産休等でお休みをもらいどうしても実施できない可能性ももちろんあります。その場合は、産休後に教育を実施する必要があります。

3）人材派遣会社のよくある教育のやり方

人材派遣会社のよくある教育のやり方はEラーニング形式です。
近年では、コロナウイルスの影響で全従業員が集まり教育を行うことは少なくなってきています。
そこで誰がどこでも実施ができるEラーニング形式での教育の実施が多くなってきています。
教育の対象時期は、実稼働して1年以上が定期教育の対象になり、人材派遣会社では教育対象期間内に実稼働が何名いるか確認する必要があります。
また、人材派遣会社に登録した1年未満の従業員は登録時や就業時に新人教育で実施しています。

3．教育の実施

続いて教育を実施について個人情報保護教育の内容で重要なポイントが4つあります。

①個人情報保護方針(内部向け個人情報保護方針及び外部向け個人情報保護方針)
②個人情報保護マネジメントシステムに適合することの重要性
③利点個人情報保護マネジメントシステムに適合するための役割
④責任個人情報保護マネジメントシステムに違反した際に予想される結果

上記4つ内容を踏まえていれば、やり方は教育実施者の好きなようにできます。

教育内容のポイントを抑えたところで、次に教育の実施方法について話していきます。
教育の実施方法はさまざまですが、ここでは5つ方法について紹介します。

1.講義型教育
・従業員を集めて講義形式で実施する教育方法です。
2.テキスト配布の自習
・従業員にテキストとテストを配布して、各自の空いた時間で実施してもらう方法です。
3.Eラーニング形式
・インターネットを利用する教育方法です。間違えた問題を正解するまで繰り返すなど、自由なカスタマイズが可能です。管理者用のプログラムを使うと、従業員の教育実施状況などを一元管理できます。
4.DVD教育
・個人情報保護教育に関する市販されているDVDを利用して教育する方法です。
5.ディスカッション形式
・講師を呼んで、班ごとのディスカッションによる教育方法です。

教育を実施した後は「個人情報保護教育実施報告書」等の記録を使用し、報告書作成します。
実施者が理解できているか評価基準を計画の段階で設けることが必要です。
（例：確認テストを実施し、その正答率8割を評価基準とするなど。）
その決めた評価基準を満たないものは決められた評価基準に合格するまでテストを実施することが必要です。

4.まとめ

プライバシーマーク（Pマーク）を取得する企業は、個人情報保護の教育を全従業員に実施します。
教育を行う上ではまず、教育の計画書をたて、4つのポイントが盛り込まれた教育テキストなどを使用します。
教育の実施方法はさまざまありますが全従業員への個人情報保護の教育を実施します。
教育を行った後は教育の報告書を作成し、実施した記録を作成することが必要です。
またその実施記録を保管しておく必要があります。

最後まで読んでいただきありがとうございました。