仕事の優先順位の正しいつけ方
新社会人として、心がけるべきことが１冊でまるっとわかる『仕事１年生「これ」だけできれば１００点です！』（山形琢也著）。本書から仕事の優先順位の正しいつけ方をご紹介します。
優先順位を決めれば、仕事は段取りよく進む
仕事には段取りが必要です。段取り一つで同じ仕事が1の労力でできることもあれば、10の労力がかかる場合もあります。プロは仕事に余計な労力を使わない。それは手を抜くこととは違うのです。ムダなところに力を使わず、その分しかるべき ところに力を入れる。
段取りの一つが先ほどの準備です。準備をして仕事の手順を明確にしておく。不測の事態が起きたときどう対処すればいいかシミュレーションをしておく。準備は段取りの基本でもあるのです。
段取りのもう一つの基本は優先順位をつけること。仕事を緊急度の高さと必要度の高さの二つの軸でマトリックスを作り仕分けをする。すると、
A=「緊急度も必要度も高い仕事」
B=「緊急度は高いが必要度は低い仕事」
C=「緊急度は低いが必要度は高い仕事」
D=「緊急度も必要度も低い仕事」
の四つに分けられます。
最も優先しなければならないのは、明らかにA。次にこなすべき仕事はB。三番目はCで、最後にDだと優先順位がつけられます。
実は意外に大事なのがCの「緊急度は低いが必要度は高い仕事」。長期的な戦略や目標の中で、将来自分が達成したいという大きな仕事がこの部類に入ります。ですからAとBの仕事をこなしながら、確実にCの仕事をする時間を確保することが必要です。
ただし、新入社員、社会人1年生のあなたの場合はCの仕事に関してはまだ考えなくてもいい。とにかくAとBの仕事を優先的に精力的にこなすべきでしょう。
クライアントへの対応にも、優先順位をつける
優先順位と言えば、営業の場合はクライアントにも優先順位をどうしてもつけざるを得ません。もちろん対応はいずれにも丁寧に真剣に当たるのは当然ですが、クライアント数が増えてくると、どうしてもすべてに同じ時間と労力をかけるわけにはいきません。
そうなると、取引量が多いとか売り上げが高いものを優先せざるを得ません。時は限られているので、対応する時間を優先順位の高い順から取るようにする。
2・8の法則というのがあります。 2割の顧客やクライアントが全体の8割の利益を生むというもの。実際、そんな配分に近いのが現実です。当然2割の顧客に労力や時間をかけなければならない。ただし、だからと言ってあとの8割をないがしろにしてはいけない。そのバランス感覚が大事になるのです。
ちなみに2割と8割を分ける基準は数字です。感覚や感情的なもの、好き嫌いではもちろんありません。
私の場合は売り上げと利益の額、それに過去から現在までのそれらの数値の推移を見る。その年の売り上げや利益という「点」で見るのと、前々年、前年の数字と現在の推移という「線」の二つで判断します。
売り上げが高くても数年前から右肩下がりであれば対応を考えなければならない。より営業に力を入れれば復活するものなのか? それともクライアント自体が右肩下がりで、これ以上は難しいのか? それによって営業の優先順位も自ずと変わるでしょう。
逆に今は低くても、将来性が見込めると考えられる数字の推移であれば、力を入れていくべきです。
いずれにしても、プロとして仕事の優先順位をしっかりつけるというのは、とても大切なポイントです。
仕事1年生、仕事がうまくいくコツ↓↓
実務面でも、戦略面でも、 優先順位をつける癖をつけよう
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